Ако се притеснявате, че представянето ви по имейл изглежда слабо, не се притеснявайте – не сте сами. Дори опитни писатели прекарват часове в изработване на перфектното интро. Всеки знае, че трябва да грабне вниманието на читателя, но само малцина успяват да го направят.
За да овладеете началните редове на имейл, първо проучете как изглеждат лошите. Ето някои вредни, но често пренебрегвани грешки, които трябва да избягвате, когато пишете професионални имейли.
1. Въвеждане на емотикони и прекомерни препинателни знаци
Емоджитата са станали толкова разпространени, че дори възрастни, които не са запознати с технологиите, ги използват в ежедневните си разговори. В крайна сметка изразяването на емоции чрез текст е трудно. Вместо да описвате точно нюансите на невербалната комуникация, ще ви е по-лесно да щракнете върху цифрови изображения. За по-лично усещане можете дори правете персонализирани емотикони с помощта на приложения.
Въпреки удобството на емотиконите, не трябва да ги използвате в служебни имейли. Изглеждат непрофесионално. Някои читатели може дори да ви свържат с досадни търговци, които започват имейли с масивни емотикони.
Същото правило важи и за прекомерните препинателни знаци. Докато множеството удивителни знаци и точки означават повишени емоции, понякога те изглеждат като спам. Използвайте ги само с близки приятели и връстници. В противен случай рискувате да изглеждате като сенчести търговци, които прекаляват с „!!!“ за създаване на фалшива спешност.
2. Използване на Sales-y език
Агресивните имейл тактики вече рядко работят. Получателите автоматично затварят имейли с представяне на продажбите, независимо от намерението на съобщението. След като го направят, те не ги отварят отново. Някои хора дори ще блокират подателя изцяло, ако не го познават лично.
За да избегнете същото лечение:
- Изхвърлете натрапчивите начални редове на имейла.
- Използвайте първите няколко изречения, за да подчертаете личната си марка, вместо да представяте CTA.
- Спечелете доверието на читателя преди всичко друго. Независимо дали искате повишение на заплатата от работодателя си или среща с топла връзка, първо трябва да се утвърдите като доверен човек.
3. Отнема твърде много време с въведението
По ирония на съдбата, хората са склонни да обясняват твърде много, когато нямат думи. Те компенсират несигурността чрез блуждаене и отклоняване на читателите към свързани, но несъществени елементи. Това е естествена реакция. Ако сте небрежни, може да откриете, че въвеждате няколко абзаца, преди да стигнете до същността на вашето съобщение.
Въпреки че изглежда полезно, прекаленото отблъсква читателите. Дигиталните местни хора обикновено имат кратко време за внимание – те няма да дадат шанс на вашето съобщение, ако започне с дълго, досадно въведение. Дръжте отварянето си праволинейно. Споменете идентификационните си данни, споделете защо се обръщате към тях, след което събудете любопитството им с болезнена точка.
Помня: Уводите трябва да задават тона на вашето съобщение, а не да го обобщават. Опитайте се да напишете информативно, привличащо вниманието въведение, което предоставя контекст и подтиква читателите да се ангажират. Освен това се ограничете до две или три изречения.
4. Представяме ви твърде много жаргон
Жаргонът се отнася до технически думи, използвани в конкретни общности. Те бързо предават сложни концепции, които иначе биха изисквали дълги, излишни обяснения. Тези термини нямат синоними. Ще разчитате на тях най-много, когато обсъждате специфични за индустрията въпроси с колеги професионалисти.
Макар и съществени, жаргоните също се чувстват изключващи. Не трябва небрежно да приемате, че получателите ще разберат сложни технически идеи. В противен случай може да ги сплашите. Винаги започвайте имейли с общи фрази и кратък език. Използвайте жаргон само след като сте се представили и сте установили намерението на съобщението.
Професионален съвет: Избягвайте технически термини и жаргон, когато пишете на хора извън индустрията. Ако трябва да разработите твърде сложни въпроси, качвайте подходящи ресурси като големи прикачени файлове вместо.
5. Действайки над познато
Комуникацията на работното място не винаги изисква приятелско, весело поведение. Лични истории, фрази-пълнежи и глупости ще объркат началната ви реплика, ако бъдат извадени от контекста. Преди да зададете тона на представянето си, помислете за нивото на близост с получателя. Уважавайте техните професионални граници.
Излишните, официални термини звучат безлично, но едно ожесточено, неуместно отношение може да изглежда обидно. Бъдете представителни, без да се държите прекалено фамилиарно. И ако не сте сигурни в подхода си, играйте на сигурно и се наклонете към официалния тон. Избягвайте фрази, които могат да бъдат изтълкувани погрешно. Заемете по-малко формално отношение само след като другата страна се затопли към вас.
6. Подхвърляне на шеги и провокации
Много търговци се кълнат в хумористични въведения по имейл. Те твърдят, че остроумните забележки изграждат разбирателство и привличат вниманието на читателя. Забавните въведения може да направят вашите имейли по-ангажиращи, но рисковете надвишават ползите. Шегите са трудни за предаване по имейл.
Дори една безгрижна игра на думи може да се превърне в обидна обида, ако използвате грешен тон, фраза и контекст. Обмисляйте да използвате шеги само в случайни разговори с колеги, които познавате лично. В противен случай поддържайте служебните си имейли професионални.
7. След необичайни формати
Повечето доставчици на имейл поддържат същите стилове, размери и цветове на шрифтове, които се намират в текстообработващите програми. Можете дори да изтеглите нови от уебсайтове с безплатни шрифтове. Въпреки че шрифтовете изразяват креативност, внимателно избирайте тези, които използвате в професионални съобщения. Не всеки оценява необичайните формати.
За да играете на сигурно, използвайте стила по подразбиране, когато пишете служебни имейли. Скандалните дизайни са не само непрофесионални, но и компрометират четливостта. Например белият фон измива светлите цветове, докато големите размери на шрифта отклоняват читателите от по-малкия текст.
Има по-професионални начини за изразяване на творчеството. Вместо да си играете с шрифтове, покажете таланта си чрез създаване на уебсайт от нулата, качване на подходящи активи, или създаване на портфолио за писане.
8. Правене на агресивни предупреждения
Маркетолози като тези на горното изображение започват своите имейли с измислен краен срок. Въпреки че привлича вниманието, той е и досаден. Дори търговските банки и кредиторите се представят, преди да се заемат с работата. Ако вашето съобщение се отвори с агресивно предупреждение, читателите ще го отхвърлят като спам.
Проучете други начини, по които можете да създадете спешност. Вместо да водите със срокове, които рядко оказват влияние върху покупките, подчертайте стойността на вашата ограничена във времето оферта. Потенциалните клиенти не реагират добре на агресивни подходи.
Но ако можете да избегнете добавянето на крайни срокове към началната си линия, моля, направете го. Осигурете стойност, преди да създадете спешност. Ако сключите сделка, без да обясните предложението си, ще изглеждате настоятелни и отчаяни. Запазете вашите CTA за накрая.
Започнете имейли със силно, професионално начало
„Перфектната“ начална линия не съществува. Вместо да разчитате на шаблони, създайте уникални въведения, които са в съответствие с намерението на вашето съобщение и резонират с получателя. Запомнете: общите, прекомерно използвани въведения никога не дават резултати.
Въпреки че началният ви ред задава тона на вашия имейл, не прекарвайте цялото си време в него. Служебните имейли се състоят от няколко части. Трябва да проверите черновата си за други невнимателни грешки, например празни редове за теми, граматически грешки и липсващи прикачени файлове.