Цифровият безпорядък се проявява по различни начини, включително неорганизирани настолни компютри, неотворени имейли, лошо етикетирани файлове и заредени входящи кутии. Те произтичат от объркания виртуален живот.
Ако сте склонни да отлагате организирането на вашите файлове, време е да промените лошия си навик. Пречи на производителността. Ето няколко начина, по които цифровият безпорядък забавя работния ви процес, причинява ненужен стрес и ви отвлича от отговорностите.
1. Сортирането на неорганизирани файлове губи време
Дезорганизираните цифрови системи за архивиране са причинени от лоши навици. Повечето потребители изпращат произволно различни файлове на своите настолни компютри, изтегляния или папки с документи. Докато наличието на няколко разместени документа първоначално изглежда управляемо, те могат бързо да се натрупат, ако пренебрегнете правилното управление.
Запомнете: изборът на краткосрочно удобство създава дългосрочни затруднения. Тъй като бъркотията претрупва вашите папки, намирането на конкретни файлове постепенно ще отнеме повече време. Вземете горната снимка като пример. Нито един от файловете в тази папка не е именуван; ще трябва да претърсите всеки, преди да намерите това, което ви трябва.
За да коригирате този лош навик, тренирайте организацията на файловете. Уверете се, че всяка снимка, видеоклип или документ, който запазвате, отива направо в съответната папка. По подразбиране спрете да ги изпращате във вашите изтегляния или папки на работния плот.
2. Безпорядъкът разсейва вниманието
Оставянето на файлове в техните папки за запис по подразбиране затрупва екрана ви. Освен ако не посочите нова дестинация, те ще продължат да попълват вашите изтегляния, документи или папки на работния плот. Те могат да заемат целия ви екран, ако не сте внимателни.
Този тип безпорядък не само изглежда ужасно, но и причинява визуално претоварване. Вашият ум работи по-усилено, за да обработва различна информация. Следователно, добавеният когнитивен стрес ще се почувства непосилен, ще ви попречи да се представите по най-добрия начин и ще наруши хода на мислите ви.
Най-доброто решение е да разработване на конвенции за именуване на файлове (FNC). Етикетирайте файловете си според предназначението им. В идеалния случай вашият FNC трябва да илюстрира тяхното съдържание, функция, автор и уместност на проекта – групови активи въз основа на общи черти.
3. Натрупването на неизползвани софтуерни програми пречи на скоростта на устройството
Дигиталните местни хора се нуждаят от няколко работни и лични софтуерни програми. The Бизнес с приложения съобщава, че глобалните потребители са изтеглили 143 милиарда приложения през 2021 г. Обичайно е редовно да изпробвате няколко инструмента.
Въпреки големия брой изтегляния, повечето приложения биват изоставени. Statista казва, че 25% се използват само веднъж. Прегледайте папката за изтегляне – ще намерите програми, които вече сте забравили. Може би трябваше да тествате нов инструмент за работа или може би модерна игра събуди любопитството ви.
Поддържането на стари приложения може да изглежда удобно, но те значително забавят устройствата. Инсталирането на програми заема дисково пространство. Те все още ще консумират мощност за обработка, дори ако не ги стартирате често.
Най-добре е да спрете да трупате неизползвани програми. Освен ако не видите, че многократно използвате нещо, което сте изтеглили, изтрийте го. Просто преинсталирайте изтритите приложения, ако е необходимо.
4. Дезорганизираните активи забавят проследяването на задачите
Потребителите са склонни да приемат работни приложения твърде бързо. Доклад от 2021 г Okta, Inc. показва, че 10% от работодателите в САЩ използват 199+ работни инструменти. Да, всяка програма носи специфични ползи. Но включването на твърде много в ежедневието ви забавя работния процес -превключването между платформите губи време.
Използвайте само тези, от които се нуждаете. Изграждането и поддържането на множество системи причинява ненужен когнитивен стрес. Докато превключването на раздели отнема секунди, усвояването на нова информация изисква поне няколко минути. Ще имате проблеми с поддържането на фокуса, ако непрекъснато прескачате между задачите.
За да рационализирате бизнес процесите, инвестирайте в платформа, която съчетава всички ваши работни инструменти. Например, можете да получите инструменти за управление на проекти. Те ви позволяват да възлагате задачи, да проследявате напредъка на проекта, да правите съобщения за цялата компания и да изпращате лични съобщения от една платформа.
5. Наличието на множество акаунти с различни идентификационни данни за вход е объркващо
В днешно време е обичайно да имате няколко акаунта. Имайки предвид различните налични социални медийни платформи, инструменти за работа, системи за управление на проекти, бюлетини и доставчици на пощенски услуги, можете лесно да имате дузина профили.
За съжаление, проследяването на множество идентификационни данни за вход е предизвикателство. Много просто задават кратки думи от речника, които лесно могат да запомнят като пароли. Avast дори съобщава, че 83% от американците рециклират слаби пароли в лични и професионални акаунти. Макар и запомнящи се, те също са несигурни. Един опитен хакер може бързо да заобиколи обичайните комбинации чрез груби хакерски методи.
Моля, изберете дълги буквено-цифрови низове като пароли. Ако имате проблеми със запомнянето им, инвестирайте в a сигурен и надежден мениджър на пароли който автоматично попълва страниците за вход.
6. Пазенето на стари поверителни документи ви излага на риск от кражба на лична карта
Освен че претрупват вашия работен плот, неорганизираните файлове компрометират вашата сигурност. Документите от държавни органи, работодатели, бизнес партньори, здравни институции и търговски банки са поверителни лична информация (PII).
Имайте предвид, че престъпниците могат да извършват различни видове измами с тези лични данни. Ако директни идентификатори като вашето SSN, пълно юридическо име и информация за работодателя попаднат в ръцете им, нищо няма да ги спре да откраднат вашата самоличност. Те дори могат да вземат огромни заеми без ваше знание.
Като общо правило предприемете допълнителни стъпки за защита на поверителни файлове. Шифровайте папките си, избягвайте изпращането на лични данни по имейл и изтрийте за постоянно стари документи с шредери за файлове.
7. Претоварването с информация причинява стрес
Многозадачните хора често отварят десетки раздели наведнъж. Те едновременно поемат различни задачи, за да свършат повече работа, но по ирония на съдбата, превключването на контекст само убива производителността. The Американска асоциация по психология казва, че когнитивният стрес от усвояването на твърде много информация и прескачането между задачите ви прави неефективни. Ще свършите по-малко в края на работния ден.
Спрете да претоварвате мозъка си с данни. Умът ви ще се лута, ако продължавате да виждате произволни задачи. Една минута завършвате статия за работа, а в следващата минута безсмислено прелиствате рецепти за вечеря.
Вместо да оставяте различни документи, файлове и списъци със задачи отворени, минимизирайте ги и ги подредете, докато не ви потрябват. Просто се съсредоточете върху поставената задача. Имате нужда от спокойствие и свобода влезте в творческо, продуктивно състояние на поток.
Дигитален минимализъм и повишени оценки за производителност
Претрупаното цифрово пространство е толкова вредно, колкото и разхвърляното бюро. Въпреки че организирането на виртуални файлове може да звучи досадно, разглеждането на стотици файлове, имейли и папки ще загуби много повече енергия. За да станете ефективни, уверете се, че можете да управлявате вашите цифрови системи безпроблемно.
Също така имайте предвид, че премахването на бъркотията надхвърля организацията на файловете. Вместо просто да подреждате папките си на всеки няколко месеца, включете практиките на дигитален минимализъм в ежедневието си. Създайте си навик да поддържате чисто виртуално пространство.