Как да използвате TimeTree, за да коригирате работния график на вашия екип

Уреждането на срещи и разговори по време на работа може да бъде стресиращо, ако не разполагате с подходящите инструменти. Без значение от размера на вашия екип, комуникацията е жизненоважна, ако искате да избегнете сблъсъци и други проблеми с графика. Добрата новина е, че има приложение, което да разреши вашите проблеми с графика и да ви държи организирани.

TimeTree е мощно приложение за споделяне на календар с много интегрирани функции за ефективна комуникация с вашия екип и изграждане на безпроблемен работен график. Ето как да използвате TimeTree, за да коригирате работния график на вашия екип.

1. Създайте споделен календар

За да започнете да си сътрудничите с колегите си и да споделяте събития, трябва да създадете споделен календар. Това е изключителната функция на TimeTree и ще ви помогне да разберете графика на вашия екип с един поглед. За да създадете споделен календар:

1. Щракнете върху бутона за меню в горния ляв ъгъл на началния екран.
2. Превъртете надолу до дъното на страничната лента и натиснете Добавяне на календар бутон. След това ще видите списък с опции за различни цели.
3. Изберете работа за да влезете в страницата, за да дадете име и описание на вашия календар и да качите изображение на корицата и фон, ако желаете.

Сега, когато календарът ви е настроен, можете да поканите други членове да се присъединят. От началната страница докоснете | Повече ▼, след което изберете Поканете хора в този календар да покани други. Можете да изберете да поканите хора чрез имейл, Messenger или WhatsApp или можете да генерирате URL адрес.

Изтегли: TimeTree за Android | iOS (Безплатно, наличен абонамент)

2. Добавете събития към споделения календар

Независимо дали отговаряте за вашата компания или сте служител, добавянето на събитие към календара на вашата организация е бързо и лесно. За да добавите събитие, докоснете Създавайте бутон под главния интерфейс на календара.

След това ще имате достъп до основни опции, като задаване на часове на събития и създаване на напомняния за събития. Има и функция за повторение, която може да бъде полезна за седмични срещи. За достъп до тези опции натиснете малката двуглава стрелка под часовете за начало и край на събитието.

3. Организирайте работните си събития с помощта на етикети

Едно нещо, което поставя TimeTree пред другите календарни приложения, са неговите впечатляващи опции за управление на етикети. Има набор от цветни етикети по подразбиране, които могат да бъдат персонализирани в Управление на етикети на събития раздел. Тук можете да зададете персонализирани цветове и да преименувате етикети.

Етикетите са фантастичен организационен инструмент за вашата компания. Можете да ги използвате, за да категоризирате типове събития като интервюта, групови срещи, 1-1 разговори или социални събития. Можете също да зададете цвят за отбелязване на празници или периоди на недостъпност.

4. Добавете допълнителни подробности към вашите срещи и събития

TimeTree предоставя множество инструменти, които да ви помогнат да разпространите всички необходими подробности за събития във вашата организация.

The Местоположение инструмент, поддържан от Google Maps, може да се използва за задаване на местоположение за събития. Всички участници в календара могат да видят местоположението, като има опция за намиране на идеален маршрут. The URL адрес е друг полезен инструмент. Можете да използвате това, за да добавите връзка за среща в Zoom към групово събитие или връзка към която и да е уеб страница.

След като създадете събитие, ще се появят допълнителни опции, за да ви спестят време. Един от тях е Копиране на няколко дати опция, която може да се използва за седмични срещи. Има и бутон за копиране на събитието в друг календар в TimeTree. Това може да се използва за дублиране на важни работни събития в личния ви календар, което може да ви попречи да пропуснете нещо, ако календарът на работното ви място е претрупан.

5. Използвайте функцията Memo, за да планирате и управлявате работни събития

В допълнение към графици за споделяне, TimeTree служи и като чудесен инструмент за организиране на събития. The Бележка функцията ви помага да планирате събития и да записвате всички необходими подробности, свързани със събитията.

Функцията за бележка е отделна от календара, което означава, че нямате всичко разхвърляно на едно място. За да създадете нова бележка, натиснете плюс икона (+) в долния десен ъгъл на страницата с бележки. Тук можете да зададете заглавие, да зададете етикет и да превключите бележката между текстова бележка или списък за проверка.

Етикетите се обозначават с цвета на заглавието на бележката, осигурявайки ясно визуално представяне на типовете бележки на вашата страница с бележки. Можете да пренаредите картите с бележки, като просто ги задържите и плъзнете.

6. Използване на списъци със задачи за управление на задачи

Ако не обичате да използвате множество приложения, за да организирате работния си живот, TimeTree съчетава планиране с управление на задачите, събирайки всичко необходимо, за да организирате компанията си, на едно място.

Интегрираният Списък със задачи функция ви позволява да прикачвате задачи към събития. За да добавите списък със задачи към събитие, създайте събитие и след това изберете Списък със задачи в долната част на допълнителните опции. След това можете да въведете задачи, свързани с това събитие, като например изпращане на имейли на определени хора преди време.

Можете да пренаредите задачите, като плъзнете шестте точки отдясно на задачите, и да изтриете задачи, като ги плъзнете. Това прост списък със задачи подходът може да ви помогне да запомните всичко необходимо, без да разчитате на външно приложение. С тази функция можете да преглеждате и управлявате графика си, докато изпълнявате задачите на администратора.

7. Комуникирайте с други колеги с помощта на календарен чат

Една от по-новите и най-мощни функции на TimeTree е неговата Календар Чат. Тази функция позволява на всички членове на споделен работен календар да комуникират помежду си. Това споделено пространство може да се използва за обсъждане на графици, планиране на събития и задаване на въпроси.

За достъп до тази функция докоснете малката икона на балонче за чат в горния десен ъгъл на интерфейса на календара. Календарният чат функционира много подобно на приложенията за съобщения като WhatsApp. Можете да изпращате реакции, като докоснете малката икона на емоджи, и можете да качвате снимки. Създадените събития и всички актуализации също ще се показват в чата в календара.

Календарният чат може да спести значително време за вашата компания. Като споделяте съобщения в група, няма да се налага да разчитате на изпращане на имейли напред-назад, за да планирате събития.

Изчистете графика на екипа си и направете планирането безпроблемно

Ако искате по-ясен начин за наблюдение на графика на вашата компания, TimeTree е идеалният избор. Притежаването на споделен календар е един от най-добрите начини лесно да разберете наличността на всички ваши служители.

Използването на TimeTree премахва стреса от планирането, двойните резервации и проблемите с комуникацията, което позволява на вашата компания да работи гладко без никакви прекъсвания. Изтеглете TimeTree за ефективно решение за нуждите на вашата компания за управление на времето.