Google има нещо за вас, ако търсите приложение за управление на задачи...но не е това, което си мислите!

Пакетът от приложения на Google улеснява извършването на работа и сътрудничеството с други хора. Но ако търсите място, където да следите вашите задачи, нещата може да са малко неясни.

Може да се чудите дали Google изобщо има инструмент за управление на задачи. Ако е така, не сте сами. Ето опциите, които технологичният гигант предлага на своите потребители за управление на задачите.

Изненадващо, Google не предлага еднократно решение за управление на задачи. Няма Notion, ClickUp или подобен софтуер в пакета от приложения. Но това не означава, че не можете да го направите.

Използвайки неговата гама от приложения и инструменти, вие създавате своята система. И така, това са пет начина, по които можете да използвате приложенията на Google, за да проследявате какво трябва да правите.

1. Създавайте прости бележки и списъци с Google Keep

Google уместно нарече Keep, тъй като е идеалното място за съхраняване на информация и организиране. Тук можете бързо да записвате бележки и да създавате списъци със задачи. Това е много като личен бюлетин за всичките ви цифрови лепкави бележки - цялото забавление без разходи, физически безпорядък и отпадъци от хартия.

instagram viewer

Други функции, които Google Keep предлага, са напомняния, етикети, фиксиране, сътрудници, архивиране и неговата наличност в Google Workspace. Ето малко повече за всеки.

Напомняния

  • Можете да добавяте напомняния към вашите бележки, за да ви помогне да сте в крак с крайните срокове. След това Google ги събира за вас в Напомняния разположен в страничната лента, за да можете да ги видите в ред.

Етикети

  • Етикетите ви помагат да маркирате и намирате елементи. Когато добавите такъв, ще видите името му да се показва в страничната лента. Там можете да щракнете и да видите всички елементи със същия етикет. По този начин, ако напишете няколко бележки по една и съща тема, можете бързо да ги закръглите всички.

Фиксиране

  • Фиксирането е удобно, ако сте човек, който си води много бележки. Помага ви да държите най-важните си бележки в горната част на екрана, за да можете лесно да ги намерите отново по-късно.

Търсене

  • Ако сте написали бележка, но не можете да я намерите сред стотиците (или хиляди), които сте съхранили в Google Keep, можете лесно да я намерите с вградената функция за търсене. И за да направите търсенето си по-конкретно, можете да използвате това Google Search cheat sheet за да ви помогне да намерите това, от което се нуждаете.

Сътрудници

  • Искате ли да се сприятелите с някой друг, за да свършите задачи или да споделите незабавно бележките си? Можете да добавяте други към вашите бележки, като щракнете върху иконата на сътрудник вътре. По този начин вие и вашият приятел няма да се налага да преглеждате текстови съобщения, за да намерите споделени елементи по-късно.

Архивиране

  • След като приключите с бележка или списък, можете да ги архивирате, вместо да ги изтриете, ако смятате, че ще ги използвате отново по-късно. По този начин можете да разчистите дъската си, без да се притеснявате, че ще изхвърлите нещо важно. Можете да намерите бутона в долната част на вашите бележки и архива в страничната лента.

Наличност

  • Keep е достъпен в лентата с инструменти вдясно във всяко приложение на Google. Това означава, че имате достъп до бележките си в Google Workspace, което ви позволява да отмятате елементи, докато работите върху тях, и да осъществявате достъп до бележки.

Няма нужда да прескачате между приложения. Всъщност, ако предпочитате да се придържате към едно основно приложение за всичките си задачи, Keep може да е вашият отговор, благодарение на своите функции и лесен достъп.

2. Напишете своя списък със задачи в Google Таблици

Ако сте по-списъчен човек, Google Sheets може да е приложението, от което се нуждаете. Тук можете да се възползвате от огромното персонализиране, което идва с работата в електронни таблици - или да запазите нещата прости. Зависи изцяло от вас и това е красотата на всичко.

Тъй като можете да създадете системи за управление на задачи, които са по-стабилни, може да помислите за добавяне проследяване на неизпълнените задачи към вашия списък със задачи в Google Таблици. С място за съхраняване на всяка задача е по-малко вероятно вашите задачи да се изплъзнат между пукнатините.

За да добавите квадратчета за отметка в Google Таблици, потърсете ги в менюто за вмъкване в горната част на екрана.

3. Създайте прост инструмент за проследяване на проекти в Google Таблици

Електронна таблица също може да бъде вашият отговор, ако търсите място за проследяване на цели проекти. Можеш създайте функционален съвет за управление на проекти в Таблици за да помогне на вас и вашите съотборници да останете на път и да предотвратите припокриване.

Можете дори да създадете дъска, която предоставя незабавни визуални актуализации на работещите заедно с вас падащи списъци в Google Таблици. Докато добавяте актуализации, всеки знае кой върху какво работи и преглежда статуса на проектите в реално време вместо да се регистрират един с друг.

Закъсали ли сте откъде да започнете? Почерпете вдъхновение от текущите си процеси и софтуер или потърсете уроци или препратки от други, които са направили същото. Първи стъпки с всеки софтуер за управление на проекти ще върви много по-гладко, ако първо планирате как да работите със софтуера, вместо да го заобикаляте по-късно.

4. Сдвоете Google Tasks с Gmail и Google Calendar

Google Tasks е отличен за тези, които прекарват много време в своя календар и входяща кутия. Това е така, защото можете да го намерите направо в лентата с инструменти на всяко приложение на Google, като щракнете върху логото със синя отметка. Там ще намерите и Google Keep, но ползата от използването на Tasks е, че Google добавя всички напомняния, които сте задали, директно в календара ви. Това е чист, прост контролен списък за тези, които предпочитат формата.

5. Използвайте Google Календар, за да сте в крак с дати и задачи

За някои помага виждането на задачите във формат на календара. Несъмнено помага да спазвате крайните си срокове. Освен това е чудесно за планиране напред. Всеки има различна система, така че може да се наложи да проучите какво работи за вас.

Някои примери за начини за използване на календара на Google след краен срок и напомняния са:

  • Времето блокира работните ви сесии – добавяне на името на задачата или списъка със задачи към вашите бележки, за да ви помогне да останете фокусирани.
  • Времето блокира вашите имейли и съобщения за да ви помогне да запазите ума си върху задачата.
  • Създайте нов календар и добавете бележки и списъци със задачи като събития.
  • Споделете календар с някой друг, за да спазвате крайните срокове и да се справяте със задачи заедно.

Управлявайте задачите си с Google

Въпреки че Google няма ясен мениджър на задачи, той предлага много инструменти, които да ви помогнат да останете начело в списъка си със задачи. Всичко зависи от това какъв стил на диспечера на задачите работи за вас, но благодарение на обширната гама вероятно има по нещо за всеки.

Google Keep и Tasks са далеч най-простите и най-достъпни - освен това те се съчетават добре с вашия календар и входяща кутия. Но ако търсите нещо задълбочено, върху което можете да надграждате, Google Sheets вероятно е най-добрият ви вариант.