Как да планирате седмицата си в Google Calendar

Ако не сте потребител на Apple, има голяма вероятност да използвате Google Календар, за да проследявате важни неща в живота си. И дори ако използвате iPhone, iPad или Mac, пак може да предпочетете да използвате версията на Google, за да сте в крак с това, което се случва.

Планирането на седмицата ви предварително е отличен начин да се уверите, че няма да се разсейвате от задачи, които не са важни, което ви позволява да продължите да работите към целите си. Освен това ще откриете, че е много по-лесно да избегнете прекомерното планиране на графика си и претоварването.

В това ръководство ще получите инструкции за по-ефективно планиране на седмицата в Google Календар.

1. Време за блокиране във вашия график

Когато за първи път се интересувате от продуктивността, вероятно ще експериментирате с блокиране на времето. Някои хора използват тази тактика, за да планират всеки час от деня си, но това може да ви се стори малко прекалено. И ако се случи нещо неочаквано, може да се затрудните да изпълните оставащите си задачи.

Но макар да планирате целия си ден не винаги е най-добрата идея, трябва да отделите малко време за важни задачи, които изискват повече когнитивна енергия. Например, ако трябва да напишете дипломна работа за университета, отделете си няколко часа всеки ден, за съсредоточете се интензивно върху това едно нещо, което може да ви помогне да произведете по-висококачествена работа и да завършите задачата си по-бързо.

Планирането на време за периоди на фокус е лесно в Google Календар. Първо щракнете върху грубия времеви интервал, който искате да започне тази задача. Когато се появи следващият прозорец, въведете името на вашата задача. Можете да промените часа и датата, ако е необходимо, заедно с добавяне на описания и прикачени файлове.

Когато сте доволни от всичко, натиснете Запазване бутон. Повторете тази стъпка за всяка дейност, за която искате да блокирате конкретно време през седмицата си.

2. Цветово кодиране на вашите задачи

Когато планирате седмицата си в Google Calendar, може бързо да разберете, че имате много ангажименти. След като добавите всичко това, може да откриете, че всичко изглежда поразително. За щастие можете да коригирате този проблем, като оцветите задачите си.

Можете да избирате от над 10 различни цвята в Google Календар, което ви дава прилично ниво на персонализиране. Определянето какво ще използвате за всяка категория зависи от вас; както можете да видите от календара по-долу, запазихме синьото по подразбиране за тренировки и избрахме оранжево за бизнес задачи, които не са свързани с работата на клиента.

За курсове цветът е светло кафяв. Междувременно социалните събития са кодирани в мъдрец. За да оцветите вашите задачи, щракнете върху събитието, което искате да промените. В долната част ще видите a цветна икона; изберете това.

Изберете цвета, в който искате да промените вашето събитие. След това щракнете върху Запазване бутон.

Освен ако не сте получили специален достъп, не можете да персонализирате цветовете за събития, на които други са ви поканили. Цветът на вашето събитие ще се промени веднага, както можете да видите на екранната снимка по-горе.

3. Правене на всички ваши календари видими

Когато за първи път използвате Google Календар, ще получите календар по подразбиране, който ви позволява да добавяте всичките си важни задачи за всяка седмица. Приложението обаче е чудесно и за сътрудничество с други хора—особено ако работите дистанционно или като част от хибридно споразумение. Можете да накарате други хора да ви поканят в своите календари и те ще станат видими във вашия интерфейс, когато го направят.

Ако искате да получите пълен преглед на седмицата си в Google Календар, добра идея е да направите всичките си календари видими. Това също може да помогне да се гарантира, че вашите събития няма да се сблъскат с други, към които вече сте се ангажирали да се присъедините.

Лесно е да направите всичките си календари видими в Google Календар. От лявата страна ще видите два раздела, които са подходящи в момента; едно се нарича Моите календари, а другият е наз Други календари.

За да направите вашите календари видими, всичко, което трябва да направите, е да поставите отметка в квадратчето до тях.

4. Добавяне на събития, които изискват вашето присъствие

Освен че блокирате време през седмицата си за важни проекти, може също да сте задали събития, които изискват вашето присъствие. Ако учите в университет, например, ще имате лекции и семинари. И ако сте нает или самостоятелно зает, може да се наложи да се присъедините към срещи с другите членове на вашия екип.

За събития, които се повтарят всяка седмица, вашият шеф или образователна институция вероятно ще ви покани да ги интегрирате в календара си - намалявайки ръчната си работа. Но ако това не се случи или се наложи да настроите отделни събития, можете лесно да ги включите в календара си.

Както направихте, когато блокирахте време в графика си, щракнете върху часовия интервал, който трябва да резервирате. След това въведете името на вашето събитие.

Можете да добавите хора към вашето събитие, като отидете на Добавете гости. В раздела под това вие можете да настроите конферентен разговор в Google Meet. Google Календар също ви позволява да добавяте местоположения и можете да избирате от предложените часове, ако не знаете за кога трябва да планирате срещата. Освен това можете да промените разрешенията, които гостите имат, за да се приспособят към събитието.

Можеш да избираш Запазване след като сте готови да настроите събитието.

5. Добавяне на работни и неспецифични за работа събития

Добавянето на основните задачи, които трябва да изпълните за вашата работа или обучение, е от решаващо значение, когато планирате седмицата си в Google Календар. Но когато организират графиците си, много хора забравят да отделят време за своите хобита.

Да правите нещо забавно в свободното си време може значително да подобри благосъстоянието ви. Ако в момента нямате хоби, опитайте тези вълнуващи хобита за любителите на технологиите. Друга полза от включването на хобита в седмичния ви график е, че може да...поради закона на Паркинсон— намерете, че изпълнявате задачите по-рано.

Трябва също да планирате време в календара си за прекарване на време с вашите приятели и семейство. Това не само ще гарантира, че няма да забравите неща, които вече сте планирали, но и ще ви даде неща, които да очаквате с нетърпение през седмицата.

Когато добавяте задачи, които не са специфични за работа в графика ви, можете да следвате същата процедура, която бихте направили, когато блокирате време за други неща. Изберете кога искате да създадете тези задачи и ги настройте да се повтарят, ако е необходимо. Можете да кодирате с цвят и дори да поканите други.

Подобрете управлението на времето си с Google Календар

Планирането на седмицата ви предварително ще ви даде повече яснота относно това, което трябва да направите, а Google Календар е страхотно място да обедините всичко. Можете да добавяте задачи, свързани с работата, заедно с планиране на вашите хобита и други ангажименти.

Google Календар ви дава няколко опции за персонализиране, за да ви помогне да управлявате времето си по-добре. Например можете да кодирате с цвят всяка категория задачи, което прави всичко по-лесно за следване. Освен това можете да добавите няколко календара, за да сте сигурни, че няма да пропуснете нищо.