Ако често изпращате един и същи имейл и сте уморени да пишете едно и също съобщение многократно, ще се радвате да научите, че има инструмент на Outlook, който да ви помогне с това: имейл шаблони. Можете да използвате повторно тези съобщения с едно кликване, за да спестите време и усилия.
Те също така се правят бързо и лесно в уеб или настолното приложение на Outlook. И така, нека разгледаме как да създадете шаблон за имейл и да го използвате за ежедневната си кореспонденция.
Как да създадете имейл шаблон в Outlook
Освен ако не искате да използвате основните шаблони на Microsoft, трябва да създадете персонализиран шаблон, който отговаря на вашите нужди. Ето как можете да го направите.
Създаване на имейл шаблон в Outlook Web App
Шаблоните за имейл може да са един от разширени съвети за Microsoft Outlook, но правейки такъв в Уеб приложение Outlook всъщност е сравнително лесно.
o създадете имейл шаблон в уеб приложението, първо трябва да влезете в сайта, ако още не сте го направили. След това изберете Нова поща бутон в горния ляв ъгъл на екрана.
Кликнете върху трите хоризонтални точки до Изпратете и Изхвърлете бутони в долната част на новото поле за редактор на имейли. Избирам Моите шаблони от падащото меню.
От дясната страна на екрана ще се появи списък с предварително направените шаблони. Тук, щракнете върху + Шаблон. Въведете заглавие за вашия шаблон, след което въведете вашето съобщение. След като сте готови, изберете Запазване.
Създаване на имейл шаблон в настолното приложение Outlook
Създаването на имейл шаблон в настолното приложение на Outlook не е толкова лесно, отколкото в уеб приложението. Ето какво трябва да направите, за да направите такъв:
- Стартирайте приложението Outlook на вашия компютър.
- Изберете нов имейл бутон в горния ляв ъгъл.
- В новия прозорец създайте своя имейл както обикновено, но без получателите (без имейл адреси в полетата До, Як и Ск). Можете също да добавите темата, но това не е задължително.
- След като вашият имейл е готов, изберете Файл раздел в горната част на лентата.
- Кликнете върху Запази като.
- Въведете заглавие за вашия шаблон в Име на файл поле.
- в Запиши като тип, изберете Шаблон на Outlook от падащото меню.
- Хит Запазване.
- Затворете и изхвърлете оригиналния имейл.
Как да използвате имейл шаблон на Outlook
След като направите нужните шаблони, можете лесно да ги добавите към имейлите си. Ето как:
Вмъкване на имейл шаблони в Outlook Web App
Можете лесно да намерите своите имейл шаблони в уеб приложението. Отидете на сайта и създайте нов имейл или отговорете на такъв. Ако услугата за електронна поща на Microsoft не се зарежда във вашия уеб браузър, вижте някои лесни поправки, ако Outlook не се зарежда в Google Chrome.
След като влезете, щракнете върху трите хоризонтални точки в долната част и изберете Моите шаблони. От списъка с шаблони щракнете върху този, който искате да използвате, и той автоматично ще се появи като отговор. Все още можете да редактирате съобщението, както желаете, и ако съставяте нов имейл, добавете също темата и получателите.
Когато сте готови, натиснете Изпратете за да получите вашия имейл до получателя.
Използване на имейл шаблони в настолното приложение Outlook
За разлика от уеб приложението на Outlook, няма очевиден начин за достъп до вашите персонализирани имейл шаблони в настолното приложение. Това са стъпките, които трябва да следвате, за да използвате имейл шаблоните:
- Отворете настолното си приложение.
- В горния ляв ъгъл изберете Нови елементи > Още елементи > Изберете формуляр.
- В Погледни вътре падащо меню, изберете Потребителски шаблони във файловата система.
- Изберете шаблона по ваш избор.
- Кликнете върху Отворете бутон.
- Редактирайте съобщението според нуждите.
- Добавете своите получатели.
- След като сте готови, щракнете върху Изпратете бутон.
Има ограничение, което трябва да имате предвид, когато използвате имейл шаблоните в настолното приложение Outlook. Можете да ги използвате само когато създавате нов имейл, не и когато отговаряте на такъв.
Прегърнете силата на шаблоните на Outlook
С имейл шаблони в Outlook можете да се сбогувате с досадния процес на писане и пренаписване на имейли и да поздравите повишената продуктивност и повече свършена работа. Въпреки че може да отнеме известно време, за да създадете имейл шаблон за всички повтарящи се съобщения, които изпращате, все пак ще спестите много време в дългосрочен план.