От векове фирми и корпорации по света са използвали Excel като инструмент за управление на инвентара. Но тъй като се въвежда много специализиран софтуер за управление на инвентара, жизнеспособността на Excel за тази задача се поставя под въпрос.
Въпреки че Excel е много полезна програма, достатъчно ли е за управление на инвентара? За да отговорим на този въпрос, нека сравним управлението на инвентара в Excel със софтуера за управление на инвентара.
Защо много фирми използват Excel за управление на инвентара
Excel е основно програма за електронни таблици, която използва клетъчни мрежи, за да помогне за бързото консолидиране, организиране и изчисляване на данни. Въпреки това, той надхвърля основната аритметика -Excel има шаблони и функции за управление на проекти, счетоводство, прогнозиране и други професионални задачи. Ето защо това е и основното приложение за управление на инвентара на много фирми.
Excel има ниска бариера за навлизане, защото е икономичен. Просто трябва да закупите лиценз за Microsoft Office и сте готови. Ето защо ще откриете, че всеки от стартиращи фирми до корпорации го използва.
Освен това Excel е много гъвкав. Можете да го персонализирате според вашите уникални изисквания и да добавите макроси, формули и шаблони. С Excel не сте ограничени само до скучни числа. Можеш създавайте мощни графики и диаграми в Excel за визуално представяне и анализиране на данни с един поглед.
6 недостатъка на управлението на инвентара в Excel
Няма съмнение, че Excel предлага впечатляващи функции, които стартиращи фирми и малки фирми използват, за да управляват своите запаси. С нарастването на бизнеса обаче възникват проблеми поради ограниченията на Excel като инструмент за управление на инвентара. Ето някои от неговите ограничения.
1. Отнемащ време процес и липса на автоматизация
По-големите предприятия се занимават с по-обширни запаси, които трябва да бъдат ръчно документирани в Excel. От въвеждане и актуализиране на данни до организиране и преглед, управлението на инвентара в Excel коства на компанията много ръчен труд и време.
В един идеален свят бихте искали Excel да ви подкани, след като вашите запаси паднат до определено ниво, така че да можете да пренаредите. За съжаление, това не е така поради липса на автоматизация в Excel.
2. Повишена възможност за човешки грешки
Друг проблем при ръчното въвеждане на данни е възможността за човешки грешки. Докато такива грешки често могат да бъдат избегнати в по-малък мащаб, човешките грешки са почти неизбежни, когато се работи с масивен приток на данни от множество източници.
Например неправилна формула може да засегне няколко клетки, ако не и цялата електронна таблица, което води до грешни отчети. Привидно безобидни, такива грешки често могат да генерират грешни резултати, струващи на компанията милиони долари.
Намирането и коригирането на тези грешки е изцяло нова игра. Как намирате липсваща запетая или десетична точка в хиляди клетки с данни? Дори ако откриете проблема, той често трябва да бъде коригиран в множество клетки, което може да отнеме няколко часа.
3. Липса на актуализации в реално време
Ефективното управление на инвентара изисква данни в реално време за бързо и точно вземане на решения. Това обаче е невъзможно с Excel, тъй като трябва ръчно да актуализирате електронната таблица след всяка доставка или продаден продукт. Дори и с най-ангажирания персонал, който държи на наличните запаси и консумативи, вашите данни в Excel често ще бъдат една крачка назад.
Поради липсата на актуализации в реално време, фирмите често трябва да вземат решения въз основа на остарели данни. Това може да доведе до няколко проблема, като свръхналичност или недостиг.
4. Ограничено сътрудничество
Ефективното сътрудничество е от съществено значение за управлението на инвентара, тъй като то работи с данни от множество източници. В Excel има няколко функции за сътрудничество освен споделяне на работни книги, коментиране и добавки на трети страни. Въпреки това, едновременното актуализиране на данните за инвентара е караница в Excel.
5. Липса на сигурност и история на данните
Във всеки бизнес множество заинтересовани страни се нуждаят от достъп до конкретни раздели от данни за инвентара. Това става проблематично при работа с Excel, тъй като той не предлага ролеви достъп. Човек с достъп до електронната таблица с инвентара може или да има достъп до нея изцяло, или изобщо да няма достъп, което затруднява защитата на чувствителната фирмена информация.
Въпреки че можете да проследявате промените в Excel, това не е достатъчно за компании с по-големи и по-сложни набори от данни за инвентара. Трудно е да се проследи кой е направил промени в данните за инвентара, какви промени са направени и кога са направени.
Такава ограничена одитна пътека улеснява всеки да променя данните за инвентара, за да скрие измамни дейности, поставяйки на риск целостта на данните за инвентара.
Защо да преминете към софтуер за управление на инвентара?
Ако се сблъсквате с проблеми, докато управлявате инвентара си с Excel, време е да преминете към софтуер за управление на инвентара. За разлика от Excel, този софтуер е специално проектиран за управление на инвентара и съчетава безпроблемно всички аспекти на управлението на инвентара, като канали за продажба, възстановяване на запаси и складиране.
Освен че предлага решение на едно гише, софтуерът за управление на инвентара като Cin7 и Инвентаризация на Zoho автоматизирайте процеса с известия и сигнали. Те предоставят специализирани функции за отчитане, които помагат да се прогнозират тенденциите в продажбите и да се вземат решения, подкрепени от данни за инвентара в реално време.
5 предимства на софтуера за управление на инвентара пред Excel
Най-новият софтуер за управление на инвентара предлага огромни предимства пред Excel. Това прави проблемите с автоматизацията и мащабируемостта, пред които са изправени потребителите на Excel, да станат излишни със софтуера за управление на инвентара.
Нека да разгледаме плюсовете на приложенията за управление на инвентара, за да видим как превъзхожда Excel.
1. Автоматизацията спестява време и ресурси на компанията
Софтуерът за управление на инвентара автоматизира управлението на инвентара с помощта на RFID технология или скенери за баркод. Освен това автоматизира пренареждането. След като нивата на запасите ви достигнат определен праг, поръчките за покупка се генерират автоматично, предотвратявайки излишък или дефицит.
Автоматизирането на процеса прави нещата управляеми, спестявайки време и ресурси на компанията. Това е стъпка напред от Excel, което прави много по-лесно мащабирането на вашия бизнес чрез стратегическо разпределяне на спестеното време и ресурси към начинания за генериране на печалба.
2. По-надеждни данни
Чрез автоматизиране на повечето аспекти на управлението на инвентара, софтуерът за управление на инвентара минимизира шансовете за човешки грешки. Това не само прави получените данни по-надеждни, но също така намалява времето и ресурсите, изразходвани иначе за одит и коригиране на грешки.
Надеждните данни се превръщат в точни прогнози, които са от решаващо значение за растежа на всеки бизнес. Точният анализ на данните може да помогне на компаниите да вземат добре информирани решения относно пренареждането и разпределението на ресурсите, като подобряват рентабилността и позволяват скалируемост.
3. Системната интеграция се превръща в бриз
Софтуерът за управление на инвентара може да се интегрира с други отдели на вашия бизнес, като покупки, продажби, сметки и др. Такава безпроблемна интеграция спестява на компаниите ръчно събиране на данни от различни отдели и консолидирането им в работна книга на Excel.
Мащабирането често включва едновременно правене на бизнес на множество пазари за продажби. С Excel ще трябва да създавате и управлявате множество работни книги за инвентаризация за различни канали за продажба и да се стремите да ги поддържате надеждни и актуални.
Софтуерът за управление на инвентара улеснява процеса чрез интегриране на всички канали. Няма да ви се налага да се налага да управлявате толкова големи данни със софтуер за управление на инвентара, тъй като той автоматично ще събира данни и ще осигурява проследяване на инвентара в реално време.
4. По-лесно прогнозиране и планиране
Управлението на инвентара в Excel изостава от случващото се поради естеството на ръчното въвеждане. Тази празнина между инвентара на вашата електронна таблица и инвентара на склада се превръща в значително препятствие пред ефективното прогнозиране, планиране и вземане на решения. В крайна сметка предприятията се борят да отговорят на непрекъснато нарастващите изисквания на пазара и не успяват да се конкурират с компании, използващи автоматизирани решения.
Използването на софтуер за управление на инвентара премахва тази празнина с данни за инвентара в реално време. Във всеки един момент вие сте наясно с нивата на наличностите си в множество местоположения, поръчки за покупка и др. Прогнозирането и планирането стават по-лесни и по-точни с помощта на достъпни данни в реално време.
5. Повишена сигурност на данните с ролеви достъп
За разлика от Excel, софтуерът за управление на инвентара осигурява достъп, базиран на роли. Администраторите могат да присвояват роли с различни разрешения и нива на достъпност.
Мениджърът на склад, например, може да има пълен достъп до софтуера с разрешение за достъп до наличните данни, генериране на отчети, правене на поръчки и др. В същото време служител по въвеждане на данни има достъп само до екраните за въвеждане на данни.
Достъпът, базиран на роли, помага за създаването и поддържането на фирмена йерархия и подобрява сигурността на чувствителната фирмена информация. Освен това помага да се проследи какви промени са направени в системата, кой ги е направил и кога. Това увеличава отчетността и минимизира шансовете за нарушаване на поверителността и измами.
Приложенията за управление на инвентара Ви помагат да мащабирате бизнеса си
Excel обикновено е достатъчен за малък бизнес, особено ако няма пари, които да похарчи за специализирани приложения и услуги. Това обаче е пречка за скалируемостта, когато вашият бизнес расте. Така че ще дойде време, когато ще възникнат забележими проблеми. Когато дойде такъв момент, част от решението е специализиран софтуер за управление на инвентара.
Със софтуера за управление на инвентара фирмите могат по-добре да управляват своите инвентари чрез автоматизиране на процеса, премахване на човешка грешка и подобряване на сътрудничеството. Автоматизацията обаче не трябва да се ограничава до управление на инвентара. Компаниите винаги трябва да се стремят да подобряват ефективността и рентабилността чрез автоматизиране на различни аспекти на бизнеса.
