Толкова е просто, но толкова силно.
Когато обработвате големи пакети от данни, малко функции на Excel са толкова гъвкави, колкото функцията SUBSTITUTE. За съжаление, трагично често се пренебрегва в полза на много по-сложни решения на това, което често са прости проблеми.
Функцията SUBSTITUTE е бърз и чист начин за дезинфекция на данни, добавяне на подробности към отчетите и създаване на прости комуникационни форми. Овладяването на тази функция и разбирането на нейното използване я прави незаменим и лесен за използване инструмент за анализиране на големи набори от данни.
1. Създаване на комуникация на формуляр с функцията SUBSTITUTE на Excel
Функцията SUBSTITUTE на Excel улеснява бързото и лесно разменяне на предварително зададени маркери върху част от предварително форматиран текст. Това позволява на потребителите лесно да създават комуникации с формуляри, като разменят информацията, която се променя с всяка итерация.
Можете да поставите шаблон в клетка на електронна таблица, след което да въведете списък с получатели в друга електронна таблица. След това свържете функциите SUBSTITUTE в друга клетка, за да добавите подробностите за всеки получател.
Обърнете внимание, че можете да вложите повече от един SUBSTITUTE един в друг:
=ЗАМЕСТВАНЕ(ЗАМЕСТВАНЕ(ЗАМЕСТВАНЕ(ЗАМЕСТВАНЕ(ЗАМЕСТВАНЕ(Шаблон!)$A$1, „{cardlastfour}“, F2), „{billingtotal}“, E2), "{ вид на карта }", D2), "{ крайна дата }", ТЕКСТ(C2, "ммм дд, гггг")), „{ lname }“, B2), „{fname}“, A2)Ако променяте твърде много полета, можете да разделите цялата буква на параграфи и да ги промените един по един. В последната клетка на реда свържете всички тези абзаци в една буква.
Автоматично генерираните имейли са фантастичен начин за бързо и лесно достигане до списък с клиенти, създаване на персонализирана маркетингова кореспонденция или генериране на персонализирани мотивационни писма.
Можете да разделяте по-дълги съобщения на абзаци или отделни изречения, за да избегнете прекалено сложни формули ЗА ЗАМЕНЯНЕ. Можете дори да използвате условни изрази за допълнително персонализиране, като размяна на различни списъци с умения в мотивационно писмо въз основа на типа работа, за която кандидатствате.
2. Използване на функцията SUBSTITUTE на Excel за генериране на отчети
Функцията SUBSTITUTE е удобна не само за вмъкване на основна информация в предварително форматирани полета, но също така може да инжектира сложни изчисления в предварително направени отчети. Инжектирането на изчисления ви позволява да използвайте Excel, за да създадете табло за управление който предоставя визуална информация и предоставя персонализирани наблюдения въз основа на данни.
Комбинирането на SUBSTITUTE за предварително генериране на блокове от текст и условия като функцията IF ви позволява да създавате по-подробни отчети.
В горния пример можете да видите, че се създават два отделни параграфа с помощта на информация от отчет. След това условна функция може да определи кой от двата параграфа е подходящ за показване на читателите на отчета.
Първият параграф е създаден с помощта на тази формула:
=АКО(A2>B2, SUBSTITUTE(Шаблони!$A$3, „{процент на растеж}“, (КРЪГЛ(B2 / A2, 2) * 100) - 100 & "%"), SUBSTITUTE(Шаблони!$A$4, „{ намалява процент }“, 100 - (КРЪГЛО (A2 / B2, 2)) * 100 & "%"))Сдвояването на множество верижни функции SUBSTITUTE с условни изрази може да ви помогне да проектирате по-проницателни табла за управление и отчети. Изчисленията могат дори да се извършват директно във функциите SUBSTITUTE, за да сте сигурни, че представяте само най-подходящата информация на вашите читатели.
3. Дезинфекция на данни на Excel за съхранение с помощта на функцията SUBSTITUTE на Excel
Когато става въпрос за дългосрочно съхранение на данни, малко съображения са толкова важни, колкото дезинфекцията. Предпазването на ненужните данни от замърсяване или повреда на набор от данни е от съществено значение за предотвратяване на бъдещи грешки, които не можете да разберете.
Това може да означава всичко - от изтриване на незаконни символи от набор от данни до гарантиране, че запазените ключови думи се третират като текст, а не като команди. Без значение какво трябва да направите, за да защитите своите бази данни заплахи като SQL инжектиране и вашите данни могат да се използват, функцията SUBSTITUTE на Excel може да помогне.
Например, можем да подготвим списък с потребителски отговори на анкета за вмъкване в SQL база данни. Непроверените данни могат да съдържат различни незаконни знаци, които могат да причинят проблеми по-нататък, ако не бъдат премахнати:
=ЗАМЕСТВАНЕ(A2:A4, "'", '\'")Горната функция представлява опростена, но необходима стъпка при подготовката на данните за съхранение. Тази функция проверява всеки отговор в колона B за единичен цитат. Ако присъства, символът има обратна наклонена черта, добавена преди това. Добавянето на обратни наклонени черти помага да се гарантира, че запазените знаци няма да пречат на заявката, използвана за вмъкване на данните в DB.
Ако знакът или низът, който търсите, трябва да бъде напълно премахнат, функцията SUBSTITUTE все още е полезна:
=ЗАМЕСТВАНЕ(B2:B20, "$", "")Използването на празен низ за третия аргумент ще премахне изцяло посочените знаци от клетката. С функцията SUBSTITUTE можете да премахнете конкретен текст, за да изчистите напълно потенциално опасните символи от вашите данни.
4. Осигуряване на правилно форматиране на данни с функцията SUBSTITUTE на Excel
Един потенциален проблем при събирането на данни е възможността за получаване на неправилна информация. Когато потребителите въвеждат информация във формуляр за безплатен отговор, това може да доведе до неправилна информация за докладване. Неточните данни могат да бъдат толкова прости като често срещана правописна грешка или толкова сложни като уравнение в грешен формат.
Функцията SUBSTITUTE на Excel е идеалният начин да предпазите простите грешки от причиняване на неправилно отчитане на данни. Когато анализирате резултатите, получени от конкретен източник, премахването на известни неточности може да помогне за получаването на по-точни резултати:
=ЗАМЕСТВАНЕ(A2, "CompanyName Inc.", "Име на компанията Inc.")Горният пример показва как функция SUBSTITUTE може да премахне обикновена печатна грешка от списък с рецензии на продукти. Замяната на често срещана правописна грешка може да гарантира, че споменаването на марка или компания няма да бъде пренебрегнато при разглеждане на данните на по-късна дата.
Използването на функцията SUBSTITUTE за замяна на известни потенциални грешки с правилната информация може да улови проблеми във вашия набор от данни, преди да станат проблеми, като ви помага да избегнете грешки, ако искате да използвате своя електронна таблица за профилиране на данни в бъдеще.
Функцията SUBSTITUTE на Excel: проста, но функционална
Докато функцията SUBSTITUTE може да е относително проста, тя е изключително полезна формула. Подмяната на текст в предварително форматирани блокове, подпомагането при генериране на отчети, дезинфекция на данни и премахване на информация за потенциален проблем от набор от данни просто драска повърхността.
Използването на изчисления в рамките на SUBSTITUTE и съчетаването им с условни формули помагат за разширяване на неговите възможности. Той може да разшири таблата за управление и отчетите от представяне на визуални данни до предоставяне на сложни автоматично генерирани анализи.
Комбинирането на тази функция с други формули и техники може да създаде табло за управление, съперничещо със специални инструменти за бази данни. Така че познаването и разбирането на функцията SUBSTITUTE на Excel е наложително, ако сте анализатор на данни, инженер или работите с масивни набори от данни.
