За много хора проверката на имейлите е неизбежна част от работния или академичния им живот. Въпреки това, пристрастяването към имейл (или умората от имейли) може да пропълзи почти всеки и е лесно да изпаднете в навика да проверявате входящата си поща през целия ден и нощ.
Ето как да създадете по-здравословна връзка с имейла, за да намалите стреса, както и да се насладите на престоя си с по-малко разсейвания. В по-голямата част от случаите новите съобщения така или иначе не изискват незабавно внимание.
Относно пристрастяването към имейл
Колко често проверявате имейла през деня? Като цяло проверяването на имейли по-рядко - да кажем около три пъти на ден - е свързано с по-малко стрес и чувство на претоварване, според Компютрите в човешкото поведение. Вероятно много потребители на имейл са склонни да проверяват акаунтите си много по-внимателно.
На пръв поглед това не е лошо: опитвате се да бъдете отговорни и да отговаряте на съобщенията навреме. Това обаче може да доведе до усещането, че трябва постоянно да следите входящата си кутия.
Въпреки че някои хора трябва да следят имейлите толкова внимателно за професионалния си успех, много други могат да се възползват от отварянето на входящите си кутии малко по-рядко. В повечето случаи тези съобщения, включващи реклами, които не ви интересуват, или напомняния за срещи, могат да изчакат няколко часа.
Ето как да намалите времето, което отделяте за проверка (и безпокойство за) на имейл всеки ден.
1. Дръжте имейла извън телефона си
Намалете умората от имейл в ежедневието чрез изтриване на всички имейли от телефона ви. Това ще премахне изкушението да сканирате входящата кутия в странни моменти през целия ден, особено когато не работите. Може да се превърне в дейност само за компютър.
2. Проверявайте входящата си поща в определени часове
Стремете се да проверявате имейлите си в определени часове през деня, да речем в 9:00 сутринта, на обяд и в 16:00 часа. (или каквото и да е споразумение, което работи за вашия график). Стремете се към три определени пъти на ден или дори по-малко, в зависимост от вашите нужди.
Тази стратегия, понякога известна като групиране на имейли, има тенденция да включва по-малко емоционално изтощение от имейл, напр Интернет интервенции. Вместо да се чувствате сякаш трябва да сте на разположение по всяко време, имейлът става по-управляема дейност, която се извършва само няколко пъти на ден.
Ако се притеснявате да не оставяте потенциални имейл кореспонденти да чакат, настройте съобщение за автоматичен отговор. Конфигурирайте a повтарящ се автоматичен отговор при отсъствие в Gmail със съобщение, посочващо часовете, в които обикновено проверявате имейл всеки ден. Като потенциално резервно копие, включете телефонен номер и инструктирайте получателите на съобщението да се обадят или да изпратят съобщение в случай, че нещо изисква спешно внимание.
В по-голямата си част определянето на тези граници с мониторинг на имейл може да доведе до много по-голямо спокойствие, като същевременно гарантира, че виждате и отговаряте на важни съобщения навреме. Това е най-доброто от двата свята.
3. Спрете да проверявате имейлите си сутрин
Около една трета от милениалите проверяват имейлите веднага щом се събудят, според проучване на Съветник за съня, въпреки че тази практика често включва повишена тревожност. Импулсът е разбираем - искате да се насладите на работния ден или обучението си - но това не е най-приятният начин да прекарате една сутрин. Мислите за чакащия списък със задачи започват да се въртят в мозъка ви, преди дори да сте станали от леглото.
Вместо това устояйте на желанието да отворите входящата кутия първото нещо сутрин и създайте по-добра сутрешна рутина което включва някои дейности, които харесвате. Пригответе вкусна закуска, разтягане или дневник за малко. Всички чакащи имейли могат да изчакат.
4. Внимавайте с импулса си за проверка
Кога най-често изпитвате нужда да проверявате имейла си? Дали веднага след събуждане или през целия ден, когато има няколко минути престой? Импулсът за проверка може да е толкова обичаен и автоматичен, че да не го забелязвате.
За да следите по-отблизо този навик, изтеглете приложения, предназначени да ви помогнат да промените навиците си, като Strides. Поставете си за цел да намалите броя пъти, когато проверявате имейлите, или (когато е възможно) времето, което прекарвате в общуване с имейлите. Вземането на решение за ясна цел ще направи намаляването на времето за имейл малко по-осъществимо.
5. Затворете раздела Имейл на вашия компютър
Лесно е да оставите раздела за имейл отворен, докато работите, докосвайки раздела всеки път, когато пристигне ново съобщение. Разсейването на известията от имейла обаче може да провали концентрацията и да прекъсне работния процес. Не е изненадващо, че проверката на имейл е един от общи предизвикателства при управлението на задачи които затрудняват фокусирането върху това, което трябва да направите.
Ако е възможно, насърчете екипа си да комуникира с различен инструмент, като Slack или Microsoft Teams. Функциите за чат могат да заемат мястото на имейл комуникацията в много случаи.
Ако ви е трудно да се откажете от този навик, излезте от имейла си и се накарайте да въвеждате потребителското име и паролата всеки път. Той добавя допълнителна стъпка към целия процес и го прави по-малко автоматичен. След време обаче ще оцените възможността да се фокусирате, без постоянно да поглеждате към раздела за имейли и да чакате да се появи входящо съобщение.
6. Проследявайте времето си по имейл
Следенето на точното колко време прекарвате в имейл може да улесни намаляването. На iPhone функцията Screen Time показва колко време прекарвате в имейл приложението. Междувременно инструментите за цифрово благополучие на Android не само помагат да следите времето си по имейл, но също така ви позволяват да поставите имейла в конкретно работно приложение, което остава скрито, когато сте извън часовника.
Като алтернатива използвайте приложение за проследяване на времето като Toggl Track или RescueTime, за да наблюдавате използването на имейл. Понякога просто да видите къде отива времето ви е достатъчен мотиватор, за да намалите навиците си за имейл.
Укротете навиците си за проверка на имейли, за да намалите стреса
Едва ли сте сами, ако ви е трудно да устоите на желанието да надничате във входящата си поща през целия ден, но това е навик, който можете да отстраните. Като държите имейл приложенията извън телефона си, ограничавате броя пъти, когато го проверявате всеки ден, и просто ставате все по- като сте наясно с тенденцията си да гледате входящата кутия, е възможно да преодолеете претоварването с имейли и да освободите време за други дейности.
Изпробвайте тези съвети, за да видите кои от тях ви помагат да управлявате имейл навиците си най-добре и за нула време ще се почувствате малко по-малко обвързани с тези известия в пощенската кутия.