Хибридната работа стана по-популярна през 21 век и има няколко предимства. Екипите могат да продължат лично сътрудничество, докато служителите могат да спестят пари за пътуване и да издържат по-малко време за пътуване до работното място. Поставянето на правилните системи обаче е от решаващо значение за успеха в дългосрочен план.
Много хора по света използват Google Calendar, за да управляват работния си ден, и вие имате много опции, когато го настройвате за хибридна работа. Тази статия ще ви покаже как да работите по-ефективно на различни места.
1. Споделяне на работно място и часове
Един от най-лесните начини за сътрудничество за хибридна работа чрез Google Календар е като споделяте работното си местоположение и часове. Когато вие и вашият екип сте направили това, ще откриете, че е по-лесно да организирате срещи, да разберете защо хората не са отговорили и много повече.
Ако искате да споделите работното време, за което сте онлайн, можете просто да добавите бележка към вашата Google карта. Тук можете също да добавите вашата часова зона. Можете също да споделите работното си време, като отидете на вашия Настройки и споделяне > Работно време. Поставете отметка в квадратчето Активиране на работното време и персонализирайте работното си време за всеки ден.
Друг начин да споделите вашата часова зона в Google Календар е като изберете календара, по който вие и вашият екип работите. Отидете в Настройки и споделяне, преди да изберете къде се намирате под Часова зона раздел.
2. Използване на Focus Time в Google Calendar
Ако използвате iPhone, вероятно сте запознати с режимите на фокусиране. Накратко, можете да ги използвате, за да ограничите известията и други неща, които могат да ви накарат да се подхлъзнете в работата си. Хибридната работа може да доведе до това, че много хора се опитват да се свържат с вас, когато трябва да се съсредоточите интензивно върху дадена задача, а Google Календар има инструмент, който да ви помогне да се справите с този проблем.
Функцията за време за фокусиране в Google Календар ви позволява да отделите време за работата си и можете също да изберете дали искате автоматично да казвате „не“ на срещи, на които други хора ви канят. Обърнете внимание, че само някои планове ще позволят достъп до функцията за време за фокусиране. Можете да проверите, като създадете ново събитие и видите дали забелязвате опция, която ви позволява да го направите.
3. Проследявайте календарите на всички
Случвало ли ви се е някой да ви покани на важно събитие, само за да имате нещо друго в календара си? Ако е така, ще знаете колко досадно може да бъде това. Добрата новина е, че с Google Calendar можете да ограничите този проблем, когато работите върху хибриден модел.
Един от начините да спрете сблъсъци във времето е като знаете кога всички са на разположение. Когато създавате ново събитие, отидете на Среща с... опция от лявата страна и въведете имената на хората, които искате да поканите.
Трябва да можете да виждате календарите на хората, които сте поканили. Някои потребители обаче може да не са споделили своите – и ако случаят е такъв, трябва да се опитате да се уверите, че те променят това (може също да се наложи да надстроите техните абонаментни планове за Google Workspace).
4. Използвайте интеграции на трети страни
Когато вашият екип приеме хибриден модел на работа, трябва да премахнете възможно най-много бариери пред сътрудничеството. Добрата новина е, че Google Календар има множество интеграции на трети страни и те могат да ви помогнат да използвате повече от любимите си приложения заедно. С Google можете да интегрирате комуникационни инструменти като Zoom и други удобни приложения - като напомняне за срещи.
За да интегрирате приложения на трети страни с Google Календар, отидете на + икона от дясната страна на вашия екран. След това потърсете или изберете приложенията, които искате да използвате. След това можете да изберете Инсталиране на администратор или Индивидуално инсталиране, което отговаря на вашите нужди.
5. Имайте предвид официалните празници на други държави
Като част от вашия хибриден модел може да имате членове на екипа, работещи в различни страни. И ако работите през различни граници, важно е да запомните, че целият свят не работи по един и същи график.
Ако се опитвате да организирате срещи, уверете се, че тези събития не са в конфликт с други празници. Например, докато Обединеното кралство не почива на 4 юли, САЩ го правят. Можете да попитате членовете на вашия екип, но също така ще намерите много места онлайн; Тип „[държава] официални празници [година]“и трябва да можете да намерите списък.
6. Ограничете броя на срещите, които имате
Ако някога сте имали работа 9-5 за продължителен период от време, вероятно ще знаете колко безсмислени са много срещи. И ако не влезете с подходящ план, можете бързо да попаднете в капан, в който вашият екип обсъжда последната среща.
Преди да планирате среща, попитайте дали е необходимо да я проведете. През повечето време, можете да изпратите съобщение чрез Slack или вместо това пуснете имейл на членовете на вашия екип. Ако трябва да проведете среща, имайте ясен списък с теми за разговор и го оставете възможно най-кратък.
7. Използвайте функцията за задачи в Google Календар за крайни срокове
Да не сте постоянно в една стая с колегите си може да бъде благословия. Например, често можете да се съсредоточите върху изпълнението на задачи, които изискват значителни когнитивни усилия - без да се притеснявате, че другите ще ви разсейват. Въпреки това може да създаде и проблеми.
Един проблем е, че може да забравите важни крайни срокове. Можете обаче да използвате Google Calendar, за да смекчите този проблем. Проследяването на сроковете е лесно; може да отидеш до Създаване > Задача и въведете всичко, което трябва да завършите. След като направите това, изберете датата, до която трябва да се плати.
В допълнение към Google Calendar можете използвайте инструменти като Todoist и Microsoft To Do за подобни цели.
8. Блокирайте времето, в което ще работите по важни задачи
Едно от предимствата на хибридната работа е, че имате повече гъвкавост по отношение на графика си. Концепцията за „задълбочена работа“ е от книгата на Кал Нюпорт по темата и един от основните компоненти включва работа върху трудни задачи за периоди всеки ден – без разсейване.
Дълбоката работа не е нещо, което можете да очаквате да правите за осемчасов работен ден, но планирането на джобове за интензивни задачи е добра идея. Може да отидеш до Създаване > Задача за да отделите време за завършване на вашите проекти и можете също да решите дали искате да настроите повтарящи се задачи.
Блокирането на времето е трудно в началото и препоръчваме да разгледате нашите най-добри съвети за блокиране на времето да ти помогна.
Google Calendar: Удобен спътник за вашите хибридни работни начинания
Хибридната работа може да бъде от полза както за работодателите, така и за служителите. Когато се направи правилно, можете да насърчите среда от членове на екипа, които могат да си сътрудничат и да въвеждат иновации – като същевременно давате на хората повече свобода. Като имате повече контрол върху техния график, може да забележите, че членовете на екипа са по-продуктивни.
Google Календар може да реши много проблеми, произтичащи от хибридни работни модели, като например ограничена прозрачност и комуникация. Опитайте тези съвети и вижте дали работят за вас.
