Добрата система за производителност е от съществено значение, особено ако работата ви включва прекарване на много време пред компютъра. Без такъв е твърде лесно вниманието ви да бъде привлечено от многобройни области - и да не напредвате в целите, които искате да постигнете.
Ако се интересувате от оптимизиране на производителността си, почти със сигурност сте чували за Apple Calendar преди. Notion е друго приложение, което придоби значителна популярност през последните години, като хора като Али Абдал и Томас Франк са особено силни защитници.
Но кое приложение е по-добро за ежедневно планиране и – в това отношение – какво може да ви предложи всяко? Трябва ли да обмислите използването им заедно, вместо да избирате едното или другото? Нека разберем.
1. Организиране на срещи
Календарът е по-добрият вариант за организиране на срещи и други събития. Можете лесно да изберете дали искате вашите събития да продължат цял ден или за определени часове, а каненето на хора е лесно. Освен това можете да включите прикачени файлове, бележки или връзки към полезни ресурси. Когато използвате приложение за календар, ще откриете, че лесно ще приемате всички събития, на които сте поканени.
Идеята обаче не си струва да се игнорира напълно. Можете да използвате шаблони за създаване на календари, които ви дават пълен преглед на предстоящите ви задължения.
2. Блокиране на вашето време
За много хора блокирането на времето е ефективен начин да се гарантира, че отделяте достатъчно време за значими задачи. Ако не планирате времето си, рискувате денят ви да се разпокъса. Освен това може да не успеете да постигнете толкова голям напредък по големите си проекти и цели, колкото искате.
Освен да организирате събития, можете също да използвате календар, за да блокирате време за важна работа. Можете да използвате същите инструменти, споменати в предишния раздел, за да постигнете това, като например да изберете колко време искате да разпределите. Ако ти си опитвайки техниката Pomodoro, например, вашите нужди може да се различават от тези на някой друг.
Можете да направите шаблон в Notion, който ви позволява да планирате деня си, но е по-лесно да използвате календар. Ако нямате устройство на Apple, можете да опитате вместо това повишете производителността си с Google Calendar.
3. Допълнителни функции за ежедневно планиране
Всяко приложение във вашата система за продуктивност трябва да отговаря на една от вашите нужди, но винаги е хубаво, когато имате допълнителни функции, с които да работите. Докато календарът излезе начело в предишните две категории, Notion взе наградата в тази секция.
Notion има няколко функции, които можете да използвате, за да планирате по-добре деня си. Например, можете да обобщите най-важните си задачи за всеки ден от седмицата и да ги добавите на същата страница. Когато използвате Notion, можете също да изтеглите шаблони, които ви позволяват да начертаете целите си и да проследите напредъка си към тях.
Можете обаче също така да персонализирате няколко неща в календара. Например, можете да решите дали искате да видите графика си въз основа на месеца като цяло или на вашата година, ден или седмица.
4. Устройства, на които можете да използвате тези приложения
Идеята и календарът се различават значително по отношение на възможностите за кръстосване на устройства. Както при други приложения, разработени от Apple, можете да използвате Apple Calendar само в рамките на споменатата екосистема. Ако не използвате устройства на Apple, ще трябва да потърсите алтернатива.
Подобно на календара на Apple, Notion се предлага на устройства на Apple. Можете да изтеглите официалното приложение за iOS и iPad от App Store, а изтегляне за Mac е достъпно на уебсайта на Notion. Ако предпочитате да не изтегляте приложението за вашия Mac, можете също да използвате Notion във вашия браузър.
Освен устройства на Apple, можете да използвате Notion и на Android. Освен това компанията има приложение за Windows.
5. Настройване на повтарящи се задачи
Много от нас трябва да изпълняват подобни задачи няколко пъти седмично; проверка на имейли е един пример. Да, можем да ги добавяме към нашите календари всеки път, но това е монотонно и отнема много време.
Apple Calendar ви позволява лесно да задавате повтарящи се задачи. Можете да изберете дали искате да се повтаря всеки ден, седмица, месец или година. Като алтернатива можете да изберете персонализирана времева скала.
Ако искате да създавате повтарящи се задачи в Notion, можете да опитате да създавате ежедневни списъци със задачи и просто да премахвате отметките от тях всеки път. За функции, които не са чувствителни към времето, може да откриете това настройване на повтарящи се задачи с Todoist е по-добра алтернатива.
6. Създаване на списъци със задачи
Ако искате да създадете основни списъци със задачи, Notion е по-добър избор от Apple Calendar. Всичко, което трябва да направите, е да направите нова страница и да напишете / на клавиатурата, преди да изберете Списък със задачи от Основни блокове раздел. Ще намерите множество шаблони, които ви позволяват да правите списъци със задачи, а също така можете да създадете свои собствени.
7. Опции за персонализиране
Основната функция на приложенията за производителност е да ви помогнат да поемете контрол над работния си процес. Но в същото време е хубаво, ако можете да персонализирате всичко, за да изглежда както искате. Apple Calendar и Notion се различават по опциите си в тази област, но имате избор и за двете.
Apple Calendar ви позволява да променяте цветовете на всеки календар, който добавяте към приложението. Можете да избирате от селекция от предварително направени, но също така имате възможност да изберете свои собствени, ако това е по-лесно за вас. С Apple Calendar можете също да решите кои календари искате да показвате – и тези, които предпочитате да скриете от изгледа си.
В Notion имате множество опции за персонализиране. Например, можете да добавите емотикони към всяка страница. Освен това можете да избирате от три различни шрифта, които да пишете на страницата си. Notion също така осигурява контрол върху ширината на страницата и размера на текста.
8. Поканване на други за сътрудничество
Сътрудничеството е решаваща част от това да останете продуктивни, особено ако работите дистанционно или като част от хибриден модел. А в Notion and Calendar ще намерите избор от опции. В Apple Calendar можете да споделяте някои от вашите календари с други чрез връзка. Можете също така да решите дали искате те да бъдат публични или не.
Notion ви позволява да каните други потребители във вашето работно пространство. Въпреки това, броят на хората, които можете да добавите към едно пространство, зависи от вашето членство. Безплатната версия ви позволява да поканите до 10 гости; за платени планове броят надхвърля 100.
Идеята и календарът трябва да бъдат част от вашата екосистема за продуктивност
Вместо да гледате „Идея срещу. Календар“, мисленето за това как можете да използвате двете приложения заедно е много по-мъдър подход. И двете се допълват взаимно и ще имате много по-добре закръглена система за производителност, като се възползвате от техните силни страни.
Календарът е чудесен инструмент за планиране на конкретни събития в рамките на деня ви, но можете да използвате Notion, за да очертаете по-голямата картина. Освен това е удобен за създаване на прости списъци със задачи.