Google Sheets е чудесна алтернатива, ако не искате да плащате за Microsoft Excel. Google Sheets е програма за електронни таблици, която се доставя безплатно с пакета Google Docs Editor. За разлика от Excel, Google Sheets също е базиран на облак, което означава, че можете да споделяте вашите електронни таблици с всеки и да работите върху тях съвместно едновременно.
Едно от най-популярните приложения на Google Sheets е като инструмент за управление на проекти, но Google Sheets няма опция за създаване на диаграма на Гант в редактора на диаграми. Въпреки това има заобиколни решения за това, за да ви помогнем да проследявате проектите си. Ще ви покажем как.
Кога да използвате диаграма на Гант
Диаграмите на Гант се използват от ръководителите на проекти в почти всички най-популярните методологии за управление на проекти. Въпреки че по същество са хоризонтални лентови диаграми, диаграмите на Гант са чудесен начин за визуализиране на напредъка и обикновено се използват за разделяне на големи проекти на по-управляеми части.
Диаграмите на Гант също са полезни, ако проектът ви изисква да докладвате на определени етапи или ако проектът ви включва много хора.
Как да направите диаграма на Гант в Google Таблици
За съжаление, няма бутон, който можете да натиснете в Google Sheets, който да ви направи диаграма на Гант, но това не трябва да ви спира изграждане на функционален съвет за управление на проекти в Google Таблици. Ако искате да направите диаграма на Гант в Sheets, има два начина да го направите.
1. Лесният начин за създаване на диаграма на Гант в листове – шаблони
Най-лесният начин да направите диаграма на Гант в Google Sheets е с готов шаблон. Шаблоните вършат по-голямата част от тежката работа вместо вас, така че можете да се съсредоточите върху прецизиране на вашата диаграма на Гант, вместо да я създавате от нулата.
Можете да намерите шаблон на диаграма на Гант във вашия Google Диск, като създадете нов лист в Google от шаблон. За да направите това, отворете своя Google Drive и изберете + Ново, след което изберете Google листи след това изберете От шаблон.
Това ще отвори Галерия с шаблони. Вътре в Галерия с шаблони, превъртете надолу до раздела със заглавие Управление на проектии ще намерите шаблон със заглавие Диаграма на Гант от Smartsheet.
Ако горният шаблон Smartsheet не се показва за вас или изглежда малко непосилно, тогава дайте този безплатен шаблон за диаграма на Гант от Forbes Advisor опит. Това е много по-основно, но ще ви спести много време.
2. Създаване на диаграма на Гант от нулата в Google Таблици
Ако не искате да използвате шаблон, за да направите диаграма на Гант в Google Таблици, тогава можете да направите такъв от нулата. Ето как да създадете диаграма на Гант с помощта на подредена лентова диаграма в Google Таблици.
Въведете данните за вашия проект в нов лист в Google. Това ще трябва да включва името на всяка задача и началната и крайната дата.
След това ще трябва да определите продължителността на всяка задача. За да улесните изчисляването на продължителността на всяка задача, използвайте основна формула на Google Sheet. Формула също така ще гарантира, че всички промени, направени в началните и крайните дати на вашите задачи, ще бъдат отразени в завършената диаграма на Гант.
Използвайте тази формула, за да определите продължителността на всяка задача: Крайна дата – Начална дата = Продължителност.
Например, ако началната ви дата е в колона B, трети ред, а крайната дата е в колона C, трети ред, бихте използвали формулата: =сума (C3-B3). Трябва да напишете тази формула само веднъж и след това можете да я плъзнете с помощта на малкото синьо поле в ъгъла. Това ще приложи формулата към всички избрани данни.
Ако се борите с основите на Google таблици, разгледайте някои от другите ни уроци.
След това трябва да направите подредена стълбовидна графика. За да направите това, помага да създадете втора таблица, включваща имената на вашите задачи, деня, в който започват, и тяхната продължителност.
Маркирайте втората си таблица, включваща имената на вашите задачи, началния ден и продължителността и след това изберете Поставете, и тогава Диаграма. Ако Google Sheets не е избрал автоматично подредена лентова графика, можете ръчно да промените типа на диаграмата.
В момента имате подредена стълбовидна диаграма, но както виждате, тя не изглежда като диаграма на Гант. За да направите тази стълбовидна диаграма да изглежда и да се усеща повече като диаграма на Гант, трябва да направите някои промени в настройките на вашата диаграма.
Първо, трябва да премахнете синята част от подредените ленти, която представлява началния ден за всяка задача. Да го направя, кликнете два пъти диаграмата, за да отворите Редактор на диаграми и след това щракнете върху синята част на графиката.
Това ще отвори Настройки на серията. Не можете да изтриете сините ленти напълно, но можете да ги направите невидими, като промените тяхната непрозрачност от 100% на 0%.
Сега не можете да ги видите, но те все още пазят важните червени части от вашата стълбовидна диаграма там, където трябва да бъдат.
След това трябва да премахнете легендата от вашата диаграма. Щракнете върху етикетите в горната част на вашата диаграма и след това променете позицията им от горе на нито един. Можете също да изтриете легендата, като докоснете Изтрий бутон на вашата клавиатура.
И накрая, дайте заглавие на вашата диаграма на Гант двойно щракване съществуващото заглавие и извършване на вашите промени. Можете също да изтриете заглавието на оста, като щракнете върху него и след това докоснете Изтрий на вашата клавиатура.
Ако не сте фен на червеното, променете цвета на червените ленти с щракане един от тях и след това изберете нов Цвят на запълване.
Сега имате диаграма на Гант, която ще се актуализира автоматично, когато промените началната или крайната дата на дадена задача.
Управление на проекти в Google Таблици
Вече знаете как да направите диаграма на Гант в Google Таблици. Независимо дали изберете да използвате шаблон или да направите диаграма на Гант от нулата, вече сте готови да управлявате проект с помощта на Sheets.
Инструментите за управление на проекти като Asana могат да направят диаграми на Гант за вас, но те също са платени програми. Google Sheets е напълно безплатен, така че си струва да научите как да управлявате проект в Google Drive, ако нямате голям бюджет за софтуер за управление на проекти.
