С Google Документи споделянето и съвместната работа по документи е лесно. Но ако работите с различни от тях, ще искате няколко начина да споделяте връзките си и да коригирате разрешенията.
Лесно е да изключите тези настройки, така че всеки с връзката да може бързо да получи достъп до файла и да се захване за работа. Но понякога това може да означава прекомерно споделяне или разрешаване на хора да редактират, което предпочитате да не го правите. В тази статия можете да прочетете за различни начини за споделяне на връзки към вашите Google Документи и как работят.
1. Използвайте настройките за споделяне, за да споделите вашите Google документи
Освен ако не работите в споделен диск, Google настройва документите, които създавате Ограничен по подразбиране. Това означава, че ще трябва да коригирате настройките за споделяне, преди другите да могат да го видят чрез връзката. В противен случай вашите зрители ще отидат на страница, която ги подканва да поискат достъп, което може да означава много допълнителна работа и известия за вас и чакане за тях.
За да коригирате настройките за разрешения за вашия файл, щракнете Дял в горния десен ъгъл на екрана, за да изведете настройките за споделяне. В това меню можете да видите бърз преглед на това кой има достъп до документа. Можете също да предоставите достъп на други. Ето как работи всеки раздел в това меню.
Добавяне на хора и групи
Ако искате да ограничите кой има достъп до вашите Google Документи, можете да добавите конкретни хора, като използвате това поле в горната част на менюто. Въведете техния имейл адрес тук. Следващата стъпка е да присвоите тяхната роля, да изберете дали искате да ги уведомите и да добавите незадължително съобщение.
Те ще получат имейл, който ги уведомява, че сте го споделили с тях, включително връзка, която ще ги отведе до него. Те също могат да го намерят отново по-късно в Споделено с мен раздел в техния собствен Google Диск.
Хора с достъп
Под Хора с достъп заглавие, можете да видите кой има достъп до документа. Можете също да коригирате ролята им, като щракнете върху стрелката до него - това са:
- зрител— тези хора могат да видят документа, да го изтеглят, отпечатат или копират.
- Коментатор— могат да споделят и използват коментари или предложения, за да общуват с вас.
- Редактор– те имат втория най-голям контрол след Собственик (вие, ако сте създали документа). Те могат да го променят, да работят с предложенията на други и дори да споделят файла с други хора и да коригират разрешенията му.
Освен това можете да използвате това меню, за Прехвърлете собствеността върху файла или Премахване на достъпа.
Можете да направите допълнителни корекции на вашите настройки за споделяне, като щракнете върху зъбното колело в горния ляв ъгъл на панела. Тук можете да изключите възможността редакторите да споделят или променят разрешенията на документ. Можете също така да попречите на зрителите и коментиращите да изтеглят, отпечатват или копират документа.
Общ достъп
В рамките на Общ достъп, можете да решите дали искате да запазите документа ограничен или искате да предоставите достъп до Всеки с връзката. За да направите това, щракнете върху менюто за летене отстрани Ограничен и направете размяната.
След като превключите, можете да редактирате настройките, за да позволите на тези с връзката да преглеждат, коментират или редактират. Имайте предвид, че ако вашият файл е отворен за тези с връзката, не можете да попречите на другите да споделят връзката.
Когато сте готови, можете бързо да вземете връзката, като щракнете Копирай връзка в долния ляв ъгъл на панела. Сега можете да го поставите където пожелаете. За бърз достъп бихте могли визуално маркирайте и организирайте връзките си в софтуер като Notion, за да ви помогне да ги намерите и споделите по-късно.
Освен това можете да копирате връзката направо от адресната лента. Маркирайте всичко до наклонената черта след дългия низ от цифри и букви, за да направите това.
Можеш публикувайте вашите Google документи за всеки, който може да види, като щракне Файл в горния ляв ъгъл на екрана, като задържите курсора на мишката върху Дяли избиране Публикуване в мрежата. Оттам всичко, което трябва да направите, е да щракнете върху Публикувай бутон.
Това може да изглежда същото като задаване на вашите настройки за споделяне на Всеки с връзката. Така е, с изключение на това, че информацията е само за преглед и промените, които правите в документа, не са активни. Така че, след като вашият файл е готов за гледане, можете да натиснете публикуване и да предоставите достъп на другите.
Но ако трябва да продължите да работите върху документа, можете да коригирате настройката, така че никой да не вижда промените ви, докато не натиснете Публикувай отново. За да направите това, щракнете върху менюто за летене отстрани Публикувано съдържание и настройки след като го направите публичен и премахнете отметката Автоматично повторно публикуване при извършване на промени.
След като го публикувате, можете да споделите връзката или да я вградите в други документи или уеб страници. За да свалите файла си, всичко, което трябва да направите, е да се върнете в същото меню и да изберете Спрете да публикувате. Това е чудесен начин за споделяне на информация, без да създавате уебсайт или да се притеснявате за домейн и хостинг.
Създаването на отметка във вашите Google Документи ще доведе вашите читатели до определено място на страницата. За да направите това:
- Поставете курсора си там, където искате да се покаже отметката.
- Отидете на Поставете и Отметка.
- След като изберете Отметка, символът ще се появи във вашия документ.
- Щракнете върху символа, за да копирате връзката или да я изтриете.
Имайте предвид, че тези, с които споделяте връзката към отметката, също ще имат нужда от достъп до останалата част от документа. Това също означава, че могат да видят всичко.
Има много начини да споделяте връзките си към Google Документи:
- С помощта на настройките за споделяне можете да го запазите изключителен или да го направите широко достъпен за зрители, коментиращи или редактори.
- Публикуването ви позволява да споделяте работата си в публичен формат.
- Отметките ви позволяват да станете по-конкретни.
Кое ще изберете зависи от вас и от вида на документа, към който искате да се свържете. Не забравяйте да проверите отново документите си, преди да ги споделите.
