Ако някога сте разхвърляли килера, знаете колко лесно е да намерите нещата си след това. Не само защото има по-малко за преминаване, но и защото сте премахнали всичко, което вече не използвате или не принадлежи.
Същото важи и за вашите инструменти за управление на проекти. Използвате ги, за да сте в крак със задачите си, но понякога пресяването през тях или между тях може да стане контрапродуктивно.
Когато практикувате минимализъм с вашите вещи, вие сте заобиколени само от най-ценните и любими вещи. И така, защо трябва да предприемете минималистичен подход към вашите инструменти за управление на проекти? Прочетете, за да разберете.
Представете си това: Вие и вашите колеги използвате ClickUp, за да управлявате своя творчески работен процес, Asana, за да изпращате заявки за проекти, и Notion за всичко останало. Въпреки че знаете къде да намерите или поставите всичко, трябва да превключвате между инструментите, за да стигнете до там. След това има моменти, когато задача попада между тях. Не можете наистина да го поставите в нито един от двата софтуера, така че избирате един и трябва да си напомните къде се намира.
Като се придържате към един софтуер за всичките си проекти, спестявате време. Помислете колко често влизате или излизате или се движите между няколко. Да не говорим за превъртане, за да откриете информацията, от която се нуждаете, е другаде.
На пръв поглед може да си помислите, че един-единствен софтуер няма да се справи с всичките ви нужди, но такива като Notion, ClickUp и monday.com са много адаптивни. Първата стъпка в да започнете с всеки софтуер за управление на проекти определя как искате да го използвате. Оттам можете да комбинирате планиране и креативност, за да очертаете вашите работни потоци и табла на проекти.
Вие и вашият екип го забивате. Вие внимателно изброявате всяка задача и не забравяйте да включите подробности. Но често щраквате върху грешната задача и страниците ви са толкова дълги, че ставате нетърпеливи, докато превъртате.
Ако установите, че дъските на вашия проект са твърде дълги или претрупани, има просто решение. Независимо дали всеки е отговорен за собствените си задачи или сте посочили някой да подрежда нещата, искате да сте сигурни, че оставате в крак с поддръжката. Това означава:
- Архивиране на изпълнени задачи.
- Изтриване на дублиращи се задания.
- Само изброяване на подходяща информация.
- Придържане към текущите елементи.
- Уверете се, че данните и бележките са актуални.
Като редовно минавате и подреждате, намирането на това, от което се нуждаете, ще бъде лесно.
3. По-малко функции означава по-малко елементи за управление
Да се избягвайте умората на функциите, когато използвате софтуер за управление на проекти, важно е да имате ясно разбиране за това, което искате да правите с него - вместо да оставяте звънците на програмата да го направят вместо вас. Притурка или интеграция, която сега изглежда полезна, може просто да се превърне в добавена стъпка във вашия процес.
Разглеждането на това как вече възлагате и управлявате задачи ще ви помогне да определите кои функции са най-полезни и кои са просто шум. Може да откриете, че използването на основните функции като списъците на софтуера, комуникационните инструменти и напомнянията е достатъчно полезно.
Като се придържате само към най-полезните функции, оформлението на вашата дъска или работен процес също ще бъде по-изчистено и по-лесно за навигация.
По-малко означава повече производителност и фокус
Възприемането на минималистичен подход към вашите инструменти за управление на проекти ще ви помогне да спестите време за намиране на това, от което се нуждаете, и ще имате най-подходящата и актуална информация пред вас. Освен това можете да видите къде сте вие и вашето време с един поглед.
Това означава да ограничите броя на инструментите, които използвате, да поддържате подредена дъска с актуална информация и да се придържате само към функции, които са ви от полза.