Избирането на правилния инструмент за управление на проекти за вас и вашия екип може да бъде караница, особено когато имате нужда от няколко места, но нямате бюджет. Ако все още не сте готови да инвестирате или все още търсите, можете междувременно да изградите функционален съвет за управление на проекти в Google Sheets. Продължете да четете, за да научите как.

Начертайте дъската на вашия проект в Google Таблици

Първо, ще трябва да определите кои колони ще използвате във вашата дъска. За да направите това, направете списък с основната информация, която ще трябва да предадете, като име на задачата, краен срок, приоритет, състояние и бележки.

Колона собственик ще посочи кой работи по задачата, ако си сътрудничите с други. Ако няколко души делегират в борда, ще искате също да включите колона, която показва кой го е възложил.

След това помислете за всяка информация, която е уникална за вашия работен процес. Целта е да създадете бърз преглед на задачите за вас и вашите колеги. Някои примери са идентификационни номера на клиенти, цветови кодове, информация за контакт, връзки и др. Каквото и да изберете, уверете се, че ще го използвате за повечето си задачи, така че колоната да не е просто още една стъпка или по-лошо, безпорядък.

instagram viewer

Как да създадете съвет за управление на проекти в Google Таблици

Google Таблици прави доста лесно създаването на функционален съвет за управление на проекти. Ето стъпките, които трябва да предприемете:

1. Замразете горния си ред

След като имате списък с колоните, които искате да включите, въведете ги в електронната си таблица в горната част и замразете реда в Google Таблици така че да остане с вас, докато превъртате. За да направите това:

  1. Маркирайте целия ред.
  2. Отидете на Преглед в горния ляв ъгъл.
  3. Изберете Замразяване.
  4. Избирам 1 ред.

2. Добавете форматиране към вашата колона за дата

За да направите добавянето на дати към вашата дъска последователно, можете да зададете форматиране на вашата колона за краен срок. За да направите това:

  1. Изберете цялата колона.
  2. Отидете на формат в горното меню.
  3. Изберете Номер.
  4. Избирам Дата.

Не е необходимо да правите нищо с колоната със задачи и бележки – просто ги запазете в текстов формат. За колоните за приоритет, състояние и собственик падащото меню ще бъде полезно - можете да прочетете за това в следващия раздел.

3. Създайте колона за функционално състояние в Google Таблици

Със софтуер като ClickUp и Asana можете бързо да зададете статус на задача с няколко кликвания. За да направите това в Google Таблици, можете да използвате Потвърждаване на данни за създаване на летящо меню с множество думи за избор. За да направите това:

  1. Изберете клетките под вашето заглавие.
  2. Отидете на Данни в горната част на вашия екран.
  3. Изберете Потвърждаване на данни от менюто.
  4. до Критерии, избирам Списък с елементи.
  5. Отляво въведете думите, които искате да включите, разделени със запетая.
  6. Хит Запазване.

Можете да повторите същите стъпки, за да вмъкнете падащо меню в други клетки под вашето заглавие.

Сега в клетките ще се появи падащо меню. Когато клетките все още са избрани, можете да добавите условно форматиране, за да кодирате състоянието си с цвят. За да направите това:

  1. Отидете на формат в горната част на вашия екран.
  2. Изберете Условно форматиранеи ще се появи странично меню.
  3. Проверете отново дали маркираните ви клетки са избрани в Прилагане към диапазон кутия.
  4. Под Правила за форматиране, щракнете върху падащото меню по-долу Форматиране на клетки, ако... и изберете Текстът съдържа.
  5. Въведете статуса в полето, което се появява отдолу.
  6. Под Стил на форматиране, променете фона или цвета на текста.
  7. Хит Свършен.
  8. Повторете с останалите статуси.

След като добавите цветово кодиране към всяка опция, щракнете върху тях, за да се уверите, че работят, преди да копирате и поставите падащото меню в цялата колона. За да поставите, изберете колоната, като използвате нейната буква в горната част и премахнете отметката от заглавната клетка, като щракнете върху нея, докато задържате CMD или CTRL преди да го поставите.

4. Добавете бележки към дъската на проекта си в Google Таблици

Използвайки дъска за проекти като тази, можете да съхранявате всичко на едно място, включително вашите бележки за задачите. Това означава, че можете да избегнете пресяването на комуникации, документи и документи на бюрото си за подробности. Освен това можете да елиминирате необходимостта да изпращате по имейл бележки за задание до вашите колеги.

С това казано, вие ще искате да поддържате бележките си подредени, за да предотвратите това да станат разсейващи или контрапродуктивни. Ето няколко съвета, които ще ви помогнат да ги форматирате:

  • Щракнете двукратно върху клетка, за да редактирате текста в нея.
  • Добавете нов ред с помощта на Option + Enter на Mac или Ctrl + Enter на Windows.
  • Добавете точка пред вашия текст, като натиснете Опция +8 на Mac или Alt + 0149 на Windows.
  • Копирайте и поставете точките, ако искате да ги използвате отново. Google Sheets не поддържа действителни.
  • Тиретата също работят като точки, за да улеснят нещата.
  • Задайте своя Обвиване на текст да се Клип, така че няма да излезе извън границата на клетката.
    • Щипката също ще попречи на клетките да станат твърде дълги.
  • Щракнете двукратно върху клетка с изрязан текст, за да видите нейното съдържание.

Други неща, които трябва да имате предвид, когато правите табло на проекта в Google Таблици

Ето някои други неща, които могат да ви помогнат да управлявате дъската на проекта си:

  • Маркирайте колегите си навсякъде, включително колоната си собственик, като използвате символа @, последван от тяхното име или имейл.
  • Използвайте коментари, за да поддържате комуникацията във вашата дъска отделна от информацията за задачите – просто добавете един към точната клетка, за която имате въпрос.
  • За да архивирате изпълнените си задачи, добавете нов лист, като щракнете върху символа за добавяне в долния ляв ъгъл на екрана, след което копирайте и поставете вашите задачи.
  • Архивирането или изтриването на предишни задачи ще гарантира, че имате най-важната и актуална информация пред себе си - освен това ще можете да намирате нещата по-бързо.
  • Ако вие или ваш колега случайно изтриете или презапишете нещо, можете използвайте хронологията на версиите намерени в горната среда на Google Таблици, за да се върнете и да го проверите или да се върнете към предишно запазване.

Организирайте проектите си с Google Таблици

Създаването на дъска за проекти в Google Таблици е просто, бюджетно решение за тези, които искат да следят задачите или да си сътрудничат с екип. С малко първоначално планиране и малко работа можете да изградите такъв, който ви позволява да добавяте информация само с няколко кликвания.

Допълнително предимство е, че освен изграждането на шаблона, има по-малко крива на обучение за вас и вашите колеги, за да го поддържате, ако вече сте използвали софтуер за електронни таблици. Освен това можете да добавите толкова или малко функции, колкото искате.