Появиха се нови идеи за работната седмица, докато все повече компании се опитват да се борят с прегарянето на работниците. Например, един социален експеримент променя 40-часова, петдневна работна седмица на 32-часова, четиридневна работна седмица.
Докато някои се притесняват, че намаляването на броя на отработените часове ще намали производителността, това не е непременно вярно. Според доклад от Би Би Си, четиригодишно изпитване на 32-часовата работна седмица показа, че „производителността остава същата или се подобрява на повечето работни места“.
Ако вашето работно място обмисля преминаване към 32-часова работна седмица, следвайте тези пет стъпки, за да увеличите максимално продуктивността.
1. Организирайте задачите
За да сте сигурни, че важните задачи са основен приоритет, избройте задачите си за този ден (или седмица, ако искате да планирате предварително). Гледайки списъка, сортирайте всяка задача в три категории: Висок приоритет, Среден приоритет, и Нисък приоритет.
Задачите с висок приоритет са от съществено значение за вашия бизнес, които трябва да бъдат изпълнени бързо. Задачите със среден приоритет трябва да се изпълняват бързо, но могат да бъдат леко забавени. И накрая, задачите с нисък приоритет са тези, които трябва да бъдат изпълнени, но не веднага.
Ако не сте сигурни как да класифицирате задачите си, опитайте системата с три удара за приоритизиране на вашия списък със задачи.
Когато изброявате и сортирате задачите си, използвайте приложение за съвместни бележки като Microsoft OneNote или Google Keep така че целият ви екип знае каква работа трябва да даде приоритет. Приложението за бележки също ще позволи на членовете на вашия екип да предоставят обратна връзка относно списъка с приоритети, така че да можете да се уверите, че основната работа е завършена първо.
2. Споделяне на календари
Продължете импулса на сътрудничество, който започнахте чрез организиране на задачи, като накарате екипа си да споделя своите календари. Повечето приложения за календари, като Microsoft Outlook и Календар на Google, ви позволяват да споделяте графика си с други потребители.
Познаването на графика на всеки е от ключово значение за поддържането на продуктивна среда. Като споделяте календара си с вашия екип, всеки може да следи важни срещи на екипа и да гарантира, че няма да безпокои колегите си в периоди на блокирано време.
Също така ще бъде по-лесно да отрежете ненужните срещи. Познаването на графика на всеки ще ви позволи да разберете време за среща на всички, вместо да провеждате няколко еднократни срещи. Освен това ще ви позволи да видите дали темите на срещата се повтарят.
3. Използвайте приложения за таймер (и ги слушайте)
С вашата работна седмица, намалена с 20%, всяка минута от деня се превръща в по-ценен ресурс. За да оптимизирате времето си, трябва да създадете график за себе си и да се придържате към него. Блокирайте времето в календара си за всяка задача, която трябва да изпълните, както и за срещи и почивки (защото трябва да вземете адекватни и възстановителни паузи да бъдеш в най-добрата си форма).
След като направите своя график, задайте таймер за всяка задача. Някои популярни приложения за таймер включват Помофокус и Превключване. Без значение какво приложение изберете, не забравяйте да го слушате. Когато таймерът ви каже да спрете, трябва да спрете и да преминете към следващата си задача, дори и да не сте я завършили.
За да се борите с недовършената работа, винаги добавяйте блок за наваксване към графика си. Блокът за наваксване е определено време, което си давате, за да продължите да работите по задачи, които не сте имали време да завършите. Добавянето на един ще ви позволи да останете на път, за да завършите цялата си работа.
4. Използвайте облачна система за съхранение
Споделянето на документи е от съществено значение за всеки бизнес. За щастие дните на системите за съхранение на хартиен носител, които ограничаваха достъпа, отдавна са отминали. Но в 32-часова работна среда не само всяка цифрова система за съхранение ще свърши работа.
Уверете се, че вашият екип споделя документи в облачна среда за споделяне, като например OneDrive или Google Диск. Когато хоствате документи в локална среда, достъпът е ограничен, което забавя работните процеси. Облачните системи за съхранение позволяват на всеки да има достъп до необходимите материали, предотвратявайки неравности в работния ден.
Системите за съхранение в облак също така позволяват на всеки да проследява напредъка на работата, което помага на усилията за кръстосано сътрудничество по проекти. Въпреки това, за да направите вашата облачна система за съхранение достъпна, организирайте и почистете облачното си хранилище от време на време. По този начин вие и членовете на вашия екип няма да губите време в сортиране на остарели папки и файлове, за да намерите това, от което се нуждаете.
5. Проследете деня си в електронна таблица
В допълнение към блокирането на свободното време в календара ви, записвайте ежедневните си задачи в електронна таблица с помощта на програма като Microsoft Excel или Google Таблици. Запишете всяка задача и колко време ви е отнела работата.
Когато записвате времето за дадена задача, не оставяйте просто това, което сте блокирали в календара си. Вместо това, ако имате нужда от повече време, за да изпълните задача, запишете това. Познаването на общото време, което отделяте за дадена задача, е от съществено значение, за да разберете как да оптимизирате деня си.
След една седмица на проследяване на времето, прекарано в ежедневните ви задачи, вижте как времето ви е разпределено в списъка със задачи, които трябва да изпълните. Проучете списъка и се запитайте какво пише в него. Къде прекарваш по-голямата част от времето си? Какви задачи отнемат повече от очакваното? Къде можете да намалите изразходваното време?
Това проследяване и разпитване ще ви позволи да разберете по-добре как се използва времето ви през деня. Знаейки къде прекарва времето ви, ще ви позволи да разберете какво може да бъде съкратено, делегирано и изискващо повече внимание.
Увеличете максимално своята 32-часова работна седмица
За да увеличите максимално продуктивността по време на вашата 32-часова работна седмица, не забравяйте да организирате задачите си, да споделяте календарите си, да използвате приложения за таймери, да използвате облачно хранилище и да проследявате деня си. Тези пет стъпки са незначителни промени в работния ви ден, които значително ще повлияят на работната ви седмица.
Важно е да запомните, че загубата на осем часа от седмицата не означава, че трябва да загубите част от работата си. Напротив, преминаването към четиридневна работна седмица може да мотивира екипа ви да работи повече.
Продуктивността не винаги зависи от времето, което имате; става въпрос за това как използвате това време.
