Къде държите вашите клиентски бележки? Стоят ли на бюрото ви в бележник или в документ на твърдия ви диск? Това може да създаде няколко предизвикателства:

  1. Намирането им отново.
  2. Изпращайки ги на вашите колеги, които също ще трябва да ги намерят отново.

За да добавите към това, скритите бележки стават особено спешни, когато клиентът вече е на телефона. Но не е необходимо да бъде така. Ако се затруднявате да намерите идеалния CRM или не сте съвсем готови да инвестирате в този, който искате, защо не създадете функционален такъв в Google Таблици? Ето как.

1. Добавяне на заглавия и замразяване на горния ред на вашия CRM в Google Таблици

Започнете, като добавите имената на полетата, които искате да включите в горната част на електронната си таблица. Име, телефонен номер, имейл, дата на контакт, състояние и бележки са някои основни колони, които може да искате да използвате.

Също така ще искате да разгледате някои колони, уникални за вашия бизнес или цикъл на продажби. Каква информация ще бъде полезна, когато дойде време да подхванете разговора отново?

instagram viewer

Това може да бъде всичко - бюджетът на вашия потенциален клиент, техният желан продукт или услуга, с кого са говорили преди това, къде работят и т.н. Ако имате текуща система, това е друго място за справка.

След като сте избрали заглавията си и сте ги въвели, можете замразете горния ред на Google Sheet. За да направите това:

  1. Маркирайте целия ред.
  2. Отидете на Преглед в горния ляв ъгъл.
  3. Изберете Замразяване.
  4. Избирам 1 ред.

Сега, докато превъртате, заглавията ще останат в горната част.

2. Добавяне на падащи менюта и условно цветово кодиране към вашия CRM в Google Таблици

За повтарящи се отговори можете да добавите падащ списък с опции под всяко заглавие, ще бъде полезно. Няколко примера за това са имена на продукти, услуги или списък с вашите търговци.

Създаването на падащо меню също е отличен начин да добавите колона за работещо състояние към вашия Google Sheet. Състоянието ще ви даде бърз преглед на това къде е потенциален клиент в цикъла на продажбите. Да го направя:

  1. Кликнете върху клетката под вашето заглавие.
  2. Отидете на Данни в горното ляво меню.
  3. Изберете Потвърждаване на данни.
  4. От опциите до Критерии, избирам Списък от диапазон.
  5. В полето до това въведете думите, които искате да включите, разделени със запетая.
  6. Хит Запазване след като вашият списък е готов.

Сега вашият списък с опции ще се появи в клетката и можете да добавите условно цветно кодиране, за да ви помогне да навигирате във вашия CRM.

Ще намериш Условно форматиране под формат меню в горната част. След като щракнете върху него, се отваря странична лента, където можете да персонализирате набор от клетки. Щракнете върху клетката, която съдържа вашето падащо меню и добавете вашите цветове, като следвате тези стъпки.

  1. Под Правила за форматиране, щракнете върху менюто за летене под Форматиране на клетки, ако... и изберете Текстът съдържа.
  2. Ще се появи поле за въвеждане на думата, която искате да оцветите.
  3. Под Стил на форматиране, променете цвета на фона на този, който искате – по-светлите пастелни цветове работят по-добре с черен текст.
  4. След като сте готови, ударете Свършен.
  5. Повторете с останалите опции.

Докато щракнете върху опциите си в менюто си, клетката ще промени цвета си. За да добавите това към цялата колона, копирайте клетката и изберете колоната, като щракнете върху нейната буква в горната част. Преди да поставите, премахнете отметката от заглавната клетка, като задържите CMD или CTRL и щракнете върху него.

3. Друго полезно форматиране за изграждане на вашия CRM в Google Таблици

За да сте сигурни, че вашите записи изглеждат еднакво всеки път, можете да добавите допълнително форматиране към колоните на вашия лист. Ако вашият CRM има колона с дата, можете да поддържате тези данни последователни, като добавите формат. Да го направя:

  1. Щракнете върху буквата в горната част на колоната с дата, за да изберете всичко.
  2. Отидете на формат в горното меню.
  3. Изберете Номер.
  4. Избирам Дата.

Сега всеки път, когато въведете дата, вашият лист ще я форматира по един и същ начин всеки път.

Можете също да направите това, за да поддържате последователна всяка валута във вашия CRM. Следвайте същите стъпки, но изберете от множеството налични опции или отидете на Персонализирана валута за повече опции, включително различни видове.

Друго предимство за поддържане на вашите данни последователни е, че можете използвайте функцията за сортиране в Google Таблици за бързо намиране на информация.

4. Добавяне на бележки към вашия CRM в Google Таблици

Ако искате да запазите всичко на едно място, можете да добавяте бележки направо във вашия Google Sheet. Въпреки че може да изглежда малко тромаво в началото, малко форматиране може да ви помогне да поддържате нещата да изглеждат чисти и организирани.

Ето няколко съвета, които ще ви помогнат да си водите бележки във вашия CRM:

  • Щракнете двукратно върху клетката, за да я редактирате.
  • Можете да добавите нов ред, като натиснете Option + Enter на Mac или Ctrl + Enter на компютър.
  • Можете да добавите точка, като натиснете Опция +8 на Mac или Alt + 0149 на компютър.
  • За да избегнете използването на прекия път към водещи точки всеки път, копирайте ги и ги поставете.
  • Ако предпочитате, можете да използвате тирета като точки, за да улесните нещата.
  • Задайте своя Обвиване на текст да се Клип за да запазите текста спретнато прибран вътре, вместо да се простира навън.
  • Щипката също ще попречи на клетките да станат прекалено високи.
  • След като щракнете двукратно върху него отново, можете да видите цялото му съдържание.

Като алтернатива, ако искате да създадете отделен документ за всеки потенциален клиент, можете да използвате тази колона за връзки към Google Документи.

Съхранявайте всичките си бележки за взаимоотношенията с клиенти заедно в Google Таблици

Намирането на правилния CRM за вас и вашия екип е проект сам по себе си – особено ако сте по-малък екип или току що започвате. Възможно е да не се нуждаете от всички функции, които идват с някои абонаменти за CRM, или все още да не сте готови да инвестирате в такъв.

Междувременно можете да следите всичките си бележки за продажби в Sheets. Първата стъпка е да решите какъв тип информация трябва да съберете, за да помогнете на процеса на продажба да върви гладко. Оттам нататък можете да следвате стъпките в тази статия, за да направите точно това, от което се нуждаете. По този начин е по-малко вероятно да загубите части от полезна информация в бележници или на хартия за скрап.