Когато работите върху голяма електронна таблица в Google Таблици, може да поискате периодично да проверявате междинната сума на данните във вашата електронна таблица. Това ви помага да разберете по-добре потока от данни и също така улеснява търсенето на грешки.
Използването на функцията SUBTOTAL в Google Таблици е един от най-лесните начини да направите това. Нека да разгледаме синтаксиса на формулата и как можете да я използвате във вашата електронна таблица. Ще се потопим и в пример стъпка по стъпка, за да ви улесним.
Защо да използвате SUBTOTAL вместо SUM?
Функцията SUM в Google Таблици може да доведе до двойно отчитане. Можете лесно да избегнете това, като вместо това използвате функцията SUBTOTAL. Въпреки че не е толкова удобен за начинаещи и предлага няколко нови правила, които може да се окажат трудни за усвояване от начинаещ, SUBTOTAL е изключително мощна формула, която трябва да имате в арсенала си.
Той също така динамично се настройва, което го прави по-точен и може да осигури работещи показатели, докато изгражда електронната таблица. Можете също да използвате цифров код, за да намерите междинни суми с няколко различни функции, а не само сумата на колона.
Синтаксисът за SUBTOTAL в Google Таблици
Ето синтаксиса за формулата SUBTOTAL в Таблици:
=МЕЖДУОБЩО(код, диапазон1, …)
Формулата се нуждае от поне първите два параметъра, за да работи правилно. Можете да добавите допълнителни диапазони в зависимост от функцията, която искате да изпълнявате. Ето параметрите, използвани за тази формула:
- код: това е цифровият код за функцията, която искате да използвате. Списъкът с кодове е написан по-долу.
- обхват1: това е първият диапазон, за който искате да изчислите междинната сума.
Можете да добавите множество диапазони, за да изчислите междинните суми след параметъра range1.
Какво представлява контролът на функциите в Google Таблици?
Функцията за контрол на функцията в Google Таблици ви позволява да посочите как искате да се държи определена функция. Обяснено просто, това по същество е подфункция във функция.
Във функцията SUBTOTAL има общо 11 функционални контроли, които използвате като код аргумент в синтаксиса. Този код казва на формулата SUBTOTAL кое изчисление трябва да извърши. Може да звучи малко объркващо, но ще навлезем по-задълбочено, за да ви помогнем да разберете по-добре.
Не е нужно да запомняте списъка, освен ако не сте човек, който често използва функцията. Чувствайте се свободни да маркирате тази статия и да се върнете към нея, когато трябва да знаете кой код да използвате, или копирайте и поставете контролните кодове по-долу, за да ги запазите някъде.
МЕЖДИННА СУМА Кодове за контрол на функцията
Ето списъка с кодовете в първия параметър:
- 1 е за СРЕДНО
- 2 е за COUNT
- 3 е за COUNTA
- 4 е за МАКС
- 5 е за МИН
- 6 е за ПРОДУКТ
- 7 е за STDEV
- 8 е за STDEVP
- 9 е за SUM
- 10 е за VAR
- 11 е за VARP
Както можете да видите по-горе, формулата SUBTOTAL използва общо 11 други интегрирани функции. Така че можете да намерите работна междинна сума за всяко от тези изчисления.
Промяната на кода може също да каже на формулата да игнорира скритите клетки. Можете да направите това, като напишете кода на 100s. Така че, ако искате да използвате функцията AVERAGE в SUBTOTAL, като същевременно игнорирате скритите клетки, ще я запишете като 101. Така че пълна формула, използваща диапазона от A1:A15, би била:
=МЕЖДУНАРОДНО(101;A1:A15)
Ако възнамерявате да използвате функцията COUNT в SUBTOTAL, като игнорирате скритите клетки, ще използвате 102, 103 за COUNTA и т.н.
Пример за функция SUBTOTAL
В този пример имаме набор от данни за продажби. Има и подраздели за всяко тримесечие на годината, които съдържат сумата на реализираните продажби за трите месеца. Нека да разгледаме как можете да използвате функцията тук.
Следвайте тези стъпки, за да използвате формулата SUBTOTAL в Google Таблици:
- Кликнете върху клетката, в която искате да въведете формулата. В този случай това е клетка B5.
- Започнете да въвеждате първата част от формулата, която е =МЕЖДУНАРОДНО(. Когато започнете да пишете, Google Sheets ще се опита автоматично да попълни формулата. Можете да използвате това и във ваша полза.
- Сега въведете първия параметър. Изберете число от списъка с кодове в секцията за синтаксис. Тук искаме да добавим съдържанието в клетките, така че ще пишем 9, кое е SUM.
- Добавете запетая, за да разделите параметрите.
- Сега добавете диапазона от клетки. Тук обхватът на клетките е B2: B4. Вместо това можете да използвате мишката, за да маркирате диапазона.
- Поставете затваряща скоба, за да завършите формулата.
- Натиснете Въведете.
За да намерите междинните сборове за останалите тримесечия, стъпките са същите като споменатите по-горе, но с различни диапазони на клетки като диапазон1 аргумент.
Има едно интересно нещо, което трябва да знаете, когато стигнете до Обща сума. Ако сте използвали SUM формула и влезе в диапазона от клетки B2:B17, формулата също ще добави стойностите в клетките Q1, Q2, Q3 и Q4.
Не искаме това, тъй като това ще обърка стойностите в Обща сума чрез двойно преброяване на данните. Така че искаме да използваме функцията SUBTOTAL и в тези клетки, тъй като тя ще игнорира другите SUBTOTALS в листа.
В примерното изображение по-горе добавихме функцията SUBTOTAL в клетките Total на B18, C18, и D18. Функцията игнорира стойностите в клетките Q1, Q2, Q3 и Q4, за да даде точна обща сума.
Няколко неща, които трябва да отбележите относно функцията SUBTOTAL
- Клетките са скрити поради критерии за филтриране не са включени в МЕЖДИННАТА СУМА, независимо от използвания параметър на кода.
- Клетките в посочения диапазон от клетки, които съдържат препратка към друга функция SUBTOTAL, винаги се игнорират. Това е, за да се предотврати двойното отчитане.
- SUBTOTAL може да се използва за бързо анализиране на различни набори от данни и можете да използвате няколко различни код аргументи на един лист.
- Можете да използвате SUBTOTAL, за да направите динамични табла за управление, където клетката препраща към друга клетка или диапазон от клетки. Когато се комбинира с валидиране на данни в Google Таблици въз основа на списъци, това може да се превърне в падащ списък, който актуализира цялото табло за управление.
Продължете да практикувате функцията SUBTOTAL
Опитайте да използвате тази функция всеки път, когато имате възможност. Докато често ще използвате 09 (SUM) като код аргумент, понякога се появяват и другите.
След като свикнете с контролите на функциите, функцията SUBTOTAL в Google Sheets става малко по-малка по-лесно и ще го използвате като част от огромната си гама от мощни формули за изграждане на функционалност електронни таблици.
