Тъй като все повече организации възприемат дистанционната работа, те се нуждаят от всички ресурси, които могат да съберат, за да имат продуктивни виртуални срещи. Въпреки многобройния софтуер за виртуални срещи на пазара, някои бизнес екипи все още не са намерили правилните.
Microsoft Teams създава равни условия за работещите екипи да се ангажират и да си сътрудничат виртуално, без да разбиват парите. Прочетете, докато обсъждаме как можете да увеличите производителността си със системата.
1. Насрочете точно срещата
Планирането е първата стъпка към провеждането на среща в Microsoft Teams. Въпреки че можете да започнете среща по всяко време, ако искате други хора да се присъединят към вас, трябва да ги информирате предварително.
Когато организирате среща в Microsoft Teams, трябва да имате предвид часовите зони на участниците. Ако сте домакин, можете да насрочите среща с вашата часова зона и тя автоматично ще отразява часовите зони на участниците в техните табла за управление.
За да увеличите активността на вашата среща, насрочете я във време, което е подходящо за повечето участници, ако не и за всички. Насрочването на среща в нечетни часове може да попречи на членовете на вашия екип да се появят. Дори и да се появят, те може да не участват оптимално, ако времето е изключено.
2. Изберете модератор
Фактът, че сте домакин на среща в Microsoft Teams, не означава, че трябва да сте модератор на срещата. Един от начини за успешно провеждане на отдалечена екипна среща е да назначите модератор, особено ако вече имате твърде много работа.
Поверете на своя модератор отговорността да води дневния ред на срещата и да ангажира участниците ефективно. Модераторът трябва да следи отблизо поведението на участниците и да се увери, че никой не представлява неудобство по време на срещата. Предоставете на модератора адекватен достъп и контрол върху настройките на срещата, така че да може да инициира команди, когато е необходимо.
3. Оптимизирайте онлайн изживяването
Онлайн срещите са най-продуктивни при правилните настройки. Преди да започнете среща, намерете подходящо място и позиция за сядане. Уверете се, че камерата на вашето компютърно устройство е в добро състояние за отлично качество на изображението. Същото важи и за аудиото. Осигурете микрофон с добро качество на звука. Тествайте камерата и микрофона си преди началото на срещата, за да избегнете неприятни изненади.
Докато повечето домакини предпочитат да се настанят удобно и да предадат съобщението си с елегантен портрет, други предпочитат да се свързват с участници на щанд. Microsoft Teams предлага множество персонализирани фонове за разкрасяване на вашето онлайн пространство.
4. Водя записки
Воденето на бележки е едно от начините за провеждане на продуктивна виртуална среща. Когато обработвате много информация, има тенденция да пропускате някои съществени детайли. Тъй като мозъкът ви може да запази толкова много, можете да загубите жизненоважна информация, ако не си водите бележки. Ето защо воденето на бележки е ключово по време на срещите.
Нямате нужда от писалка и хартия, за да си водите бележки, когато провеждате среща в Microsoft Teams. Инструментът предлага бележник, където можете да пишете и запазвате информация от среща. Винаги можете да се върнете към вашите бележки, за да извлечете основния дневен ред на вашата среща.
5. Заглушаване на неговорещите участници
Шумът пречи на производителността на работното място. Ако не го пресечете в зародиш, това може да попречи и на вашата виртуална среща. Дори когато полагате усилия да сте на тихо място за вашата среща, другите участници може да не направят същото. Microsoft Teams ви помага да се отървете от шума със своята функция за заглушаване.
Като домакин на среща можете да заглушите не само себе си, но и други участници в срещата в Microsoft Teams. Правилото е да заглушавате неговорещите участници през цялото време. Правейки това създава ред и благоприличие. Другите участници ще разберат съобщението, което говорещият участник предава.
6. Използвайте прозореца за чат за подчертаване
Виртуалните срещи трябва да са ангажиращи, за да поддържат интереса на участниците. Хората лесно се отегчават от дългите разговори, така че трябва да използвате и прозореца за чат в Microsoft Teams, за да задържите вниманието им.
Като домакин можете да създадете прозорец за чат, където вие и другите участници можете да пускате подходящи коментари за срещата. Това е добро място за писане на ключова информация, която участниците трябва да знаят. Модераторът може също така да помоли участниците да пуснат всички въпроси, които може да имат в прозореца за чат, така че всеки да може да разбере ясно въпросите.
7. Запишете срещата
Една грешка, която правят домакините на виртуални срещи, е, че не успяват да следят всички дейности. Когато трябва да се върнат към дадена тема, те не могат. Microsoft Teams направи процеса на запис лесен, като въведе функция за запис, за да схванете бързо всеки малък детайл.
Създаването на справки е част от процеса на обучение и воденето на запис на всяко онлайн събиране е много полезно. Когато записвате срещата си в Microsoft Teams, имате конкретни доказателства за подробностите на срещата.
8. Замъглете фона си
Точно както шумната среда може да накара някой друг да пропусне съобщението, което говорещият предава по време на онлайн среща, шумният фон също може да причини разсейване. Например, красива картина на участник може да ви разсее от това, което казва. Може дори да забравиш хода на мислите си.
Microsoft Teams позволява на участниците да замъглят фона си, за да могат да се съсредоточат върху себе си и това, което обсъждат. С тази функция не е нужно да се притеснявате за перфектния фон за вашата среща.
9. Използвайте функцията Бяла дъска
Много потребители не използват функцията за бяла дъска на Microsoft Teams максимално. Това е онлайн платно за улавяне на вашите послания и идеи в действие.
Бялата дъска на Microsoft Teams е полезна, когато трябва да обясните сложни идеи на членовете на екипа си по време на среща. Той предлага различни елементи за скициране, за да ви помогне да изразите мислите си ясно.
10. Активирайте споделянето на екрана
Понякога обясняването на идеи и концепции на екипи във виртуална среща не е достатъчно. Трябва да им покажете информацията такава, каквато е на вашето компютърно устройство. Microsoft Teams прави това възможно с функцията си за споделяне на екрана.
Получавате възможност да подобрите нивата на ангажираност на участниците във вашата онлайн среща с Microsoft Teams, когато активирате споделянето на екрана. Позволява ви да покажете на други хора за какво говорите и как точно е във вашата система.
Направете своите виртуални срещи полезни с Microsoft Teams
Виртуалните срещи дойдоха, за да останат. Работещите екипи правят големи крачки във взаимодействието помежду си от своите отдалечени местоположения. Но за да се случи това, трябва да сте целенасочени да извлечете максимума от вашите срещи, като използвате многото функции в Microsoft Teams.
Ако ще приемате хора на среща, направете това полезно, като оптимизирате изживяването. Създайте място за всеки да допринася и споделя идеи. Когато членовете на вашия екип видят стойността на вашите срещи, те ще бъдат нетърпеливи да се присъединят, когато насрочите среща.