Повечето хора използват софтуер за електронни таблици, за да събират данни или да представят информация с помощта на диаграми и графики. Въпреки това, когато мислите извън кутията, има няколко приложения за Google Sheets. Едно от най-удобните алтернативни приложения е създаването на график.
И дори не е нужно да започвате от нулата. Библиотеката с шаблони има предварително готов лист. Прочетете, докато описваме как можете да създадете и форматирате правилно график и защо трябва да обмислите използването на листове за вашия график.
Как да създадете график в Google Таблици
Въпреки че можете да създадете график от нулата в Google Таблици, препоръчваме да използвате шаблон, особено ако бързате и не се нуждаете от много персонализиране.
Можете да използвате галерията с шаблони в Google Таблици, за да намерите предварително изграден лист. За да започнете, трябва да отидете в Google Таблици и да създадете акаунт. Ако вече имате акаунт в Google, можете да го използвате, за да влезете. Ето стъпките, които трябва да следвате, за да създадете график с помощта на галерията с шаблони в Google Таблици:
- Отидете до главната страница на Google Таблици.
- Кликнете върху Галерия с шаблони под лентата за търсене. Това ще отвори нова страница, съдържаща няколко шаблона, от които да избирате.
- Ние ще използваме График шаблон за този урок, така че щракнете върху него. Това ще отвори нова електронна таблица с вече приложения шаблон.
Шаблонът на Google Sheets вече има редове и колони, настроени така, че да има разделение по часове през целия ден. Можете да зададете началния ден от седмицата в клетка C2. Датата се посочва на 3-ти ред автоматично в зависимост от въведеното в клетка C2. Четвъртият ред съдържа формула, която автоматично превръща датата в ден от седмицата.
В долната част на графика има раздел за бележки, където можете да оставяте съобщения за екипа. Има и раздел със задачи от дясната страна, където можете да възлагате конкретни задачи на вашия екип.
Използване на условно форматиране във вашия график
Можете да използвате условно форматиране в електронната таблица, за да проверите за конкретна дума в електронната таблица. Ще бъде предприето определено действие, ако това условие е изпълнено.
За демонстрация, нека добавим условно форматиране, за да проверим дали думата "среща" съществува в клетката. Ако това стане, клетката трябва да стане червена. Ето стъпките, които трябва да следвате, за да направите това:
- Изберете областта във вашата електронна таблица, където искате да приложите условно форматиране.
- Кликнете върху формат в главната лента с инструменти на екрана.
- Там щракнете върху Условно форматиране. Това ще отвори странична лента от дясната страна на екрана.
- Диапазонът ще бъде добавен автоматично, ако го изберете в първата стъпка. Ако не сте го направили, запишете диапазона в Прилагане към диапазон текстово поле.
- В Форматиране на клетки, ако можете да изберете правилата за форматиране. Ние избрахме Текстът съдържа опция и добави ключовата дума "среща".
- Сега изберете ефектите, които да се приложат към съдържанието в клетката. В този случай избрахме червения цвят, който да бъде приложен към клетката.
- Кликнете върху Свършен за да запазите промените.
Както можете да видите, ефектът се добавя към всяка клетка, която съдържа определената ключова дума. Това може да бъде особено полезно, когато искате да оцветите предстоящи задачи като срещи и крайни срокове. Можете също да добавите няколко правила, което означава, че можете да имате напълно цветно кодиран график.
Това означава, че няма да се налага ръчно да оцветявате всяка клетка, когато се прави промяна в графика ви.
Плюсове и минуси на създаването на график в таблици
Въпреки че има няколко предимства от създаването на a продуктивен работен график с Google Sheets далеч не е перфектно. Нека обсъдим предимствата и недостатъците на създаването на график с Google Таблици:
Професионалист: Безплатен за използване
Въпреки че на пазара има няколко софтуера за създаване на график, повечето от тях са платени. От друга страна, Google Sheets може да бъде полезен при създаване на график, тъй като е безплатен за физически лица и малки фирми. Това е прост начин за архивирайте графика си безплатно, без да правите ръчни записвания.
Професионалист: Лесен за споделяне
Най-добрата част от използването на Google Таблици пред други програми за електронни таблици е, че ви позволява да споделяте вашата електронна таблица само с няколко кликвания. Можете също така да посочите разрешенията, така че само няколко избрани души да могат да редактират електронната таблица, докато останалите могат само да я преглеждат. Това може да бъде голяма помощ, ако направете дистанционен работен график да споделите с вашите сътрудници.
Минус: Няма известия за потребители без достъп за редактиране
Google Sheets има предимството на споделяне в реално време, което означава, че промените, направени във файла, могат да се видят в реално време от зрителите. Ако обаче имате само разрешения за преглед, Sheets няма да ви уведоми за промени, направени в електронната таблица.
Само хора с достъп за редактиране могат да активират известия по имейл. Можете да използвате добавки, които изпращат насочени известия, за да помогнат за отстраняването на проблема, но това далеч не е идеално.
Минус: Липса на автоматизация
Използването на специален софтуер за създаване на вашия график няма да изисква да въвеждате всеки детайл ръчно. Други части се актуализират автоматично, ако промените една част от графика.
Усъвършенстваният софтуер също ще ви уведоми, ако прекалявате със смените или допускате потенциална грешка. Ако сте експерт, можете да направите автоматизация в Таблици. Въпреки това, повечето хора нямат време или напреднали технически познания, за да направят това.
Против: отнема повече време
Когато използвате електронна таблица, трябва да въведете повечето неща ръчно или да създадете падащи списъци. Усъвършенстваният софтуер ви спестява много ръчно редактиране, тъй като включва програми за създаване на график с плъзгане и пускане. Те могат също така да изпращат автоматични имейли, когато настъпят промени в графика.
Минус: Няма модерни функции
В Google Таблици липсват функции като GPS проследяване, смяна на смени и управление на PTO. Тези функции не са необходими, но могат да ви помогнат да направите живота си много по-лесен в определени ситуации.
Планирайте живота си ефективно
Google Sheets е само един от многото начини да планирате живота и работата си. Въпреки че има няколко недостатъка, фактът, че е безплатен и лесен за използване, го прави жизнеспособна опция, особено когато го комбинирате с други приложения на Google Suite като Google Calendar.
