Ако има много хора, които работят заедно върху споделена електронна таблица на проект, трябва да настроите някакъв вид контрол на работния процес или процеса, за да вършите нещата лесно. По този начин няма да изгубите представа за това, което е направено и какво трябва да се направи по-нататък - това ще ви помогне да запазите всички на една и съща страница.
Тук говорим за тези основни съвети и най-добри практики, които трябва да следвате, когато си сътрудничите с други потребители в Excel или Google Таблици или подобни.
1. Документирайте ключови промени и актуализации
Когато работите съвместно върху електронни таблици, е важно да следите какво се е променило. Може да се окаже, че презаписвате работата на някой друг, ако не внимавате.
Опитайте да добавите коментари или бележки, за да запишете промените - като причини за актуализиране на елемента, имена на редактори, които правят промените, и защо или как са го направили. Можете лесно да направите това с помощта на Маркирайте промените функция в споделена работна книга. За да активирате тази функция, следвайте стъпките, посочени по-долу:
- Отидете на Файл > Опции > Лента с инструменти за бърз достъп. За macOS отидете на Excel > Предпочитания… > Лента и лента с инструменти > Лента с инструменти за бърз достъп.
- От падащите опции изберете Всички команди.
- Изберете Маркирайте промените и изберете дали искате да добавите лентата с инструменти за бърз достъп над лентата или под нея. Кликнете Добре.
- След като сте готови, докоснете падащите филтри в Лента с инструменти за бърз достъп > Показване на етикети на команди. Можете да персонализирате как искате да маркирате промените във вашата електронна таблица, като изберете от опциите в падащото меню.
Можете също да кодирате с цвят елементи или раздели във вашата споделена електронна таблица, така че лесно да видите промените с един поглед.
2. Въведете правилно изходните данни
Лесно е да правите грешки, докато въвеждате необработените данни във вашите електронни таблици. Проблемът е, че ако не направите това правилно, това може напълно да изкриви резултатите ви и да ви отведе в грешна посока.
За щастие има някои бързи указания, за да се уверите, че въвеждате правилно изходните или необработените данни във вашите Excel файлове.
- Вашите данни трябва да са ясни и точни. Опитайте се да избягвате съкращенията, ако не са абсолютно необходими, и се уверете, че всички формати на числа или дати са ясни и последователни във вашата електронна таблица(и).
- Не забравяйте да включите заглавие в горната част на всяка колона/ред, така че другите потребители да могат да интерпретират таблиците по-добре.
- Използвайте подходящи (и правилни) формули, когато е необходимо.
3. Използвайте контроли на електронни таблици
Като използвате контроли на електронни таблици, можете да намалите риска от грешки при въвеждане на данни. Ето няколко инструмента, които можете да използвате:
Потвърждаване на данни: С помощта на инструмент като потвърждаване на данни ви позволява да събирате информация от множество потребители в подходящ формат. Той също така гарантира еднаквост при въвеждане на данни и предотвратява неволни потребителски грешки. Ако въвеждате данни, които принадлежат към известен набор от стойности, като „Да“ или „Не“ или „Не може да се определи“, можете да създадете падащ списък с тези опции, за да позволите на други потребители да избират от предварително дефиниран списък с настроики.
Изглед на лист: The Функция Sheet View е друга полезна функция, която позволява на потребителите на електронни таблици да създават персонализирани изгледи на своята работна книга и задават свои собствени филтри, за да преглеждат информация - без да бъдат засегнати от промени, направени в работния лист от други потребители.
4. Използвайте таблици и диаграми
Нека си признаем: електронните таблици са доста непосилни в началото, особено ако не сте свикнали да работите с големи обеми данни. Ето защо препоръчваме да използвате таблици, диаграми или графики, за да настроите данните си по интуитивен начин.
Докато таблиците ви помагат да организирате и сортирате информацията си, използването на диаграма или графика може да помогне за визуално представяне. Това улеснява начертаването на тенденции или показването на сравнения между различни групи променливи във времето, така че да можете да забележите важни връзки и тенденции в стойностите на вашите данни.
5. Маркирайте важни стойности с цветове и форматиране
Като добавите цвят към вашия текст и заглавия, можете да организирате данните си по по-четлив начин.
По този начин можете да се съсредоточите върху конкретни аспекти на данните, без да бъдете затрупани от цялата информация наведнъж. Можете също да използвате инструменти като условно форматиране, което ви позволява да маркирате конкретни клетки въз основа на критерии, като например дали са в определен диапазон от стойности.
Функцията „Freeze Panes“ е особено полезна, ако трябва да следите определени области, докато превъртате през дълга електронна таблица. Ето как можете да направите това:
- Изберете активния ред или колона.
- Отидете на Преглед раздел на лентата и изберете Охладители.
- От падащото меню изберете дали искате да замразите колони или редове.
С помощта на функцията Хипервръзка можете да свържете котвен текст към файлове, уеб страници или работни листове.
- За да направите това, изберете клетка във вашата електронна таблица, съдържаща текст.
- Отидете на Поставете раздел на лентата.
- Докоснете отдясно на лентата Връзка и изберете опциите от лявото меню. Можете да изберете връзка към файлове във вашето локално хранилище, уеб връзка или към други източници.
Това помага на членовете на вашия екип лесно да намират препратки или изходни файлове. Например, ако уеб страницата на вашата компания изброява продукти и услуги, можете лесно да създадете хипервръзка в клетка, която отвежда членовете на екипа директно до страницата, когато кликнат върху нея.
Често може да е трудно да разберете върху какво работят вашите колеги. Въпреки това, инструментите за електронни таблици като Google Таблици улесняват съвместната работа на множество редактори върху документи в реално време. Можете да отворите страничната лента за чат, като докоснете балончето с икона за чат до списъка с активни потребители.
Това е удобна функция - можете да обсъждате всички проблеми, които може да сте срещнали, докато работите върху споделени файлове. Освен това ви позволява да комуникирате помежду си бързо, ако имате нужда от помощ или съдействие за нещо конкретно в техния документ.
9. Осигурете на сътрудниците достъп за редактиране/преглед
Една от първите стъпки в сътрудничеството върху споделени електронни таблици е да се гарантира, че членовете на екипа имат достъп за редактиране/преглед (само за четене). Ще трябва да се уверите, че сте активирали споделянето на първо място.
Второ, добавете сътрудници към вашите индивидуални работни книги, ако е необходимо, и им дайте достъп само за четене или редактиране по желание. Уверете се, че всеки има достъп до съвместимите версии на файла, така че да няма проблеми със синхронизирането или запазването, докато работят.
По-интелигентно сътрудничество с лесни за четене електронни таблици
В края на деня всичко опира до комуникация. Когато работите по споделен проект с група хора, важно е да сте сигурни, че комуникацията на вашия екип протича възможно най-гладко.
Тези съвети по-горе трябва да ви помогнат да направите вашите електронни таблици по-удобни за потребителя и по-лесни за четене, така че споделянето и тълкуването на информация винаги да е лесно.
