Технологията за споделяне на файлове улеснява споделянето на данни с всеки, независимо от местоположението му. Въпреки че това е облекчение за работещите екипи, то предлага на кибератакерите шанс за удар.
Ако не защитите вашите споделени файлове от неупълномощен достъп, съжаляваме да кажем, че киберпрестъпниците с удоволствие ще ги откраднат или разкрият. Не искате това да се случи, нали?
И така, тук ще изброим най-добрите практики за споделяне на файлове, за да защитите вашите данни.
1. Приемете интегриран софтуер за споделяне на файлове
Приемането на интегрирано решение или софтуер за споделяне на файлове е един от най-добрите начини да защитите вашите файлове от кибератаки. Решенията за споделяне на файлове са настроени така, че потребителите да могат да споделят файлове само в рамките на софтуера, а не външно.
Използването на интегрирана система за споделяне на файлове предотвратява изпращането на файлове до грешен получател, тъй като всеки потребител, който е член на екипа, има специален потребителски акаунт.
Единственият недостатък е, че повечето от тях са платен софтуер. Безплатните предлагат ограничено съхранение и използване на заинтересованите потребители, които включват Dropbox, Google Drive, Box, OneDrive, iCloud Drive и др.
2. Избягвайте споделянето на файлове по имейл
Освен загубата на файлове, които няма да стигнат до входящата кутия на получателя, измамите по имейл стават все по-разпространени.
Едно място, където хакерите търсят чувствителна потребителска информация, са имейлите на жертвите им. Тъй като повечето хора имат слаби имейл пароли, ежедневното хакване на имейли е почти лесно за киберпрестъпниците. В допълнение, те атакуват своите невежи жертви чрез имейл фишинг, представяйки заразените връзки като файлове. Потребителите попадат в техните капани, щом кликнат върху връзките или изтеглят файловете.
За да предотвратите уязвимостта на вашата организация към тази измама, насърчете служителите си да не изпращат или получават файлове по имейл. Вместо това те трябва да прилагат използването на софтуер за споделяне на файлове, до който имат достъп само членовете на вътрешния екип.
3. Използвайте защитена връзка за споделяне на файлове
Мрежовата връзка може първоначално да включва две или повече страни, но нарушители могат да проникнат в мрежата. Така че е важно да вземете това предвид и защитите мрежата си с криптиране.
Сигурната връзка криптира един или повече протоколи за сигурност, което затруднява достъпа на хората до нея. Когато една мрежа е некриптирана, тя е изложена на всеки, който знае как лесно да я отвлече и заплаши.
Когато няма силни бариери, криптиращи мрежа, киберпрестъпниците могат да проникнат в нея и да извлекат вашата чувствителна информация като идентификационни данни за вход, финансови записи, пароли и друга частна информация информация.
4. Възползвайте се от защитени облачни услуги
Защитените облачни услуги предлагат допълнителен слой сигурност на данните. Те имат по-добра гъвкавост, достъпност и капацитет в сравнение с конвенционалните методи за изчисление и съхранение. Освен това облачните изчисления бързо заменят традиционните изчисления като крайъгълен камък за много предприятия днес.
Повечето доставчици на облачни услуги активно поддържат целостта на своите сървъри, като се придържат към стандартните практики за сигурност. Тези доставчици трети страни отговарят за управлението на инфраструктурата на облачните услуги, както и за сигурността и отчетността на активите с данни.
5. Прилагане на архивен файлов формат
Архивният файлов формат е за подреждане на един или повече файлове и метаданни. Можете да комбинирате множество файлове с данни в един архивен файл за лесен достъп и съхранение. Освен това ви позволява да компресирате файлове, за да заемат по-малко място за съхранение.
Съхраняването на вашите данни в архивен формат предпазва тези данни от изтичане или разкриване. Тъй като множество файлове са в архивен файл, ще бъде трудно за измамника да идентифицира бързо конкретен файл.
6. Генерирайте силни пароли
Слабите пароли са средство номер едно, което киберпрестъпниците използват за достъп до акаунтите или мрежите на своите жертви. Те правят това или чрез отгатване на парола, или чрез разбиване на парола чрез a атака с груба сила.
Генерирането на силни пароли трябва да бъде част от вашата култура на киберсигурност. Трябва да обучите членовете на екипа си относно важността и полезността на използването на силна и сигурна парола. Вместо да използват числа, дата на раждане или събития, те трябва да изберат парола.
Запомнянето на тонове пароли може да бъде уморително и да доведе до умора на паролата. Улеснете екипа си, като приемете ефективен инструмент за управление на пароли, за да се погрижите за техните нужди от пароли.
7. Ограничете използването на USB
За да защитите вашите чувствителни данни и работни файлове като цяло, забранете използването на USB във вашата мрежа. И това е така, защото е лесно да прехвърляте информация, файлове и данни с едно движение с USB или флаш устройства.
Друга причина, поради която трябва да забраните USB във вашата организация, е да предотвратите прехвърлянето на вируси или повредени файлове към вашата мрежа. Нямате представа къде са били тези устройства и какво са договорили. Използването на заразен с вируси USB може напълно да съсипе данните ви без никаква възможност възстановяване на данни.
8. Изберете лесна за използване система за споделяне на файлове
Въпреки че използването на най-новите технологии или софтуер за споделяне на файлове във вашата организация може да изглежда като добра идея, не разменяйте това за простота. Една сложна система за споделяне на файлове е безполезна, ако вие и вашият екип не можете да я използвате без помощ, насоки или обучение.
Ако системата за споделяне на файлове е трудна за използване, има тенденция вашите данни да се загубят в нея и няма да можете да ги възстановите. Съществува и възможност за случайно изпращане на чувствителна информация до грешните хора, когато се опитвате да навигирате в системата.
9. Използвайте надеждни VPN, докато споделяте файлове
с Технология за виртуална частна мрежа (VPN)., потребителите могат да изпращат и получават съдържание чрез споделени или отворени интернет връзки, точно както ако техните устройства са свързани към частна мрежа. Това е от полза за регионални офиси или отдалечени служители, които се нуждаят от отдалечен достъп до данни и файлове от централна централа или база данни.
Има широко разпространени, надеждни VPN мрежи като ExpressVPN, CyberGhost, Torguard VPN, NordVPN и много други. Освен това, ако използвате решение или услуга за споделяне на файлове като DropBox, не е необходимо да купувате външна VPN услуга, тъй като те предоставят алтернативна VPN услуга. Това го прави рентабилен.
Друга проста, но много ефективна практика за сигурност при споделяне на файлове е винаги да проверявате отново връзките, преди да щракнете върху тях. Колкото и просто да изглежда това, пренебрегването му може да доведе до огромни последици за загуба на данни.
Култивирайте бизнес етикета да обучавате вашите колеги и служители колко важна е тази проста бизнес дейност. По-внимателната проверка на връзките, преди да щракнете върху тях, предотвратява отвличането и хакването на мрежата. Често хакерите маскират връзки със съмнителни връзки, които могат незабавно да поемат контрола върху вашите бизнес файлове или дори влизания.
Предотвратете кибератаки със сигурни практики за споделяне на файлове
Споделянето на файлове е неизбежно за сътрудничеството. Докато двама или повече работят заедно, те трябва да споделят файлове, особено когато са на различни места. Те обаче носят отговорността да защитят файловете си.
Култивирането на сигурни практики за споделяне на файлове е сигурен начин да не станете жертва на прекалено ревностните киберпрестъпници, които чакат и най-малката възможност за атака.