Типичният начин за ръчно управление на договори е да подпишете лист хартия и да го съхранявате в шкаф за файлове. Ръчният процес е бавен и по-малко ефективен при наблюдение и проследяване на отдалечени служители.
Тъй като дистанционната работа се превръща в новото „нормално“ за много компании, никога не е било по-важно да се гарантира, че договорите и процесите на управление протичат гладко.
Хубавото е, че можете да използвате софтуер за управление на договори, за да автоматизирате целия жизнен цикъл на договора от създаването през договарянето, подписването и подновяването. Има много предимства на софтуера за управление на договори. Ето първите шест.
1. Подобрява поверителността и сигурността
Едно от предизвикателствата при ръчното управление на договори е, че разчита в голяма степен на хартия. Проблемът с физическите документи е, че те са по-податливи на повреда и загуба. Докато отдалечената работа крие риск от пробиви на данни, течове и хакване, софтуерът за управление на договори елиминира тези рискове, като ви позволява да архивирате всичките си документи.
Софтуерът за управление на договори ви позволява да съхранявате документи в облака, като помагате за намаляване на шансовете те да бъдат изгубени или повредени. Софтуерът също така защитава чувствителната договорна информация от неоторизиран достъп. Инструментът за управление включва договори и споразумения с различни нива на достъп, което ви позволява да диктувате кой има достъп, редактиране и споделяне на определени документи.
Например системните администратори могат да конфигурират правила, базирани на разрешения, като решават кой до какво има достъп информация, независимо дали се намират физически в офиса или работят отдалечено навсякъде в свят. В допълнение, някои програми защитават документи, използвайки двуфакторна автентификация и най-новите технологии за криптиране.
2. Спестява време
Ръчното управление на договори е бавен и отнемащ време процес. Често включва разговори лице в лице, подписване на хартиени копия, изпращане напред и назад, сканиране и качване на документите за споделяне. Освен това ще трябва да повтаряте целия процес всеки път, когато промените договора.
Със софтуера за управление на договори има малко време за изчакване, за да получите договори навсякъде по света. Софтуер като Стандартната опция на Zapendo ви позволява да използвате неговия електронен подпис, за да спестите часове на договори и споразумения.
За някои компании забавянията започват по време на създаването на договора. В този случай някои софтуери се възползват от предварително одобрени шаблони за стартиране на черновата, както и стандартизирани условия и клаузи за конкретни случаи на употреба.
Дистанционните работници без достъп до договорни документи са склонни да искат отговори на въпроси, на които е отговорено в договора. Това може да затрудни вътрешния екип да поддържа контрол върху работното си натоварване.
Софтуерът за управление на договори съхранява всички версии на договор в организиран формат. По този начин отдалечените работници могат да получат достъп до най-новата версия и да намерят отговори на своите въпроси. Отнемащите време процеси, които могат да бъдат автоматизирани, включват отписвания, подновявания и непланирани действия за управление на договори.
3. Опростява споделянето и сътрудничеството
Бизнесите в отдалечена работна среда могат да се консултират и да си сътрудничат с членове на екипа, работещи от вкъщи или работещи в движение, докато пътувате.
Базираният в облака софтуер за управление на договори дава на оторизираните потребители достъп в реално време до информацията, от която се нуждаят. Тя ви позволява да влезете, да изтеглите договор и да си сътрудничите с колеги от всяка точка на света.
Софтуерът също така разполага с инструменти за сътрудничество и комуникация като коментиране и чат в документи, което улеснява договарянето и актуализирането на условията в реално време. Тези инструменти позволяват на отдалечени екипи да въвеждат данни, помагайки за създаването на автономна работна сила в контролирана среда.
4. Намалява риска и подобрява съответствието
Проблеми като неодобрени условия и пропуснати задължения могат да изложат организацията на риск. За щастие софтуерът за управление на договори може да помогне за намаляване на рисковете, като използва предварително одобрени клаузи и инструменти за одит на договори.
Използвайки софтуер за управление на договори, мениджърският екип може да провери резултатите от всеки договор отговарят на очакванията и че отдалечените служители се придържат към договора с инструментите за одит.
Софтуерът ви позволява да проследявате и проверявате всяка стъпка от крайъгълен камък на договор от всяко място, което ви позволява да държите всички служители, включително отдалечени работници, отговорни за техните действия. Това помага за подобряване на ефективността, като същевременно защитава вашата компания от несъответствие.
Инструментът също така включва одитни пътеки, които ви позволяват да видите цялата история на договора само с няколко кликвания. Оторизираните потребители могат да видят на кой етап е дадено споразумение и неговия статус (активно, чакащо, изтекло и т.н.), подобрявайки отчетността и съответствието.
Можете също така да използвате софтуера, за да анализирате състоянието на вашите бизнес отношения. Софтуерът за управление на договори включва отчети, които ви помагат да оцените нивото на съответствие на трети страни с политиките и разпоредбите.
По-добрата комуникация на служителите и позволяването на достъп на цялата компания до вътрешни политики създават усещане за приобщаване, позволявайки по-голямо съответствие. Това важи особено за служителите, които работят от вкъщи.
5. Автоматизира предупрежденията за ключови дати и резултати
Работата с отдалечени екипи увеличава шансовете за пропускане на срокове и възможности. За щастие софтуерът за управление на договори може да улавя ключови дати на договора и резултати и да изпраща известия до отговорната страна.
Софтуерът за управление на договори е един от най-добрите инструменти за рационализиране на отдалечените работни процеси. Например, можете да конфигурирате инструмента за уведомяване на софтуера, за да предупреждава мениджърите за договори, които трябва да бъдат анулирани или подновени, запазвайки вашите финансови интереси в безопасност.
Отдалечените служители могат да бъдат уведомени и да започнат работа по заданията рано, което ви дава повече контрол върху проектите. Можете също така да изпращате известия до всички отдалечени служители относно промени в правилата или необходимостта от преглед на правилата.
Известията за задействане са важна характеристика на софтуера за управление на контакти и могат да ви предупредят, когато е подписана важна част от договор. Плюс това, някои софтуери ви позволяват да зададете автоматични повтарящи се аларми, които не се нулират, докато назначеният екип не предприеме очакваното действие.
6. Централизира данните за по-голяма видимост
Често срещан проблем при използването на ръчно управление на договори е намирането на неправилно поставен договор. Със софтуера за управление на договори не е нужно да разчитате на разхвърляни шкафове, които затрудняват бързото търсене на важни документи.
Базираната в облак CMS разрешава проблемите, като предоставя централно хранилище с възможност за търсене. Централизираният център за документи включва инструменти за търсене и филтриране, за да гарантира, че членовете на екипа, включително отдалечените служители, имат достъп до критична информация по всяко време и навсякъде.
Съхраняването на всички документи в централизирано виртуално хранилище увеличава видимостта на договора. Освен това ви дава контрол върху достъпа до договорните документи и създава единен източник на истина. Някои компании позволяват на членовете на екипа да преглеждат текущи задължения, резултати, предстоящи проекти и дати за подновяване, както и разходи по договора.
Рационализирайте процесите и работните потоци със софтуера за управление на договори
Дистанционното управление на договори не е една от най-бляскавите задачи в една организация. Наблюдението и проследяването на отдалечени служители е още по-предизвикателно при ръчно управление на договори.
Ръчните и хартиените техники правят процеса на управление на договорите по-бавен и по-малко ефективен. Но с надежден софтуер за управление на договори компаниите могат лесно да обработват договори, дори когато работят с отдалечени екипи.