Като цяло може да се каже, че документ на Microsoft Excel, подобно на атом, се състои предимно от празно пространство. Но не е пикник, когато отпечатате Excel файл и вашият принтер изплюе много празни страници. Ето защо това може да се случи и няколко начина, по които можете да го поправите.
Какво кара документите на Microsoft Excel да отпечатват празни страници
Ето някои причини, поради които документите на Excel се отпечатват с допълнителни празни страници. Имаме и по-общо ръководство за това как да коригирайте нещата, ако вашият принтер печата празни страници.
1. Клетките са форматирани така, че да изглеждат празни
Понякога можете да форматирате клетки в документ на Microsoft Excel по определени начини, за да изглеждат празни. Тази ситуация възниква, когато клетките имат бял текст и фонът на клетката е бял или когато определени стойности на данните са зададени да не се показват или отпечатват.
2. Документът съдържа празни страници
Ако документът на Microsoft Excel има блок от празни клетки между областите с данни, може да се окажете с отпечатани няколко празни страници.
3. Страниците съдържат грешки
Ако клетка на страница съдържа грешка и грешките са настроени да се отпечатват като празни, файловете на Excel може да се отпечатат празни или с клетки, които изглеждат празни.
Друга причина за получаване на празни разпечатки на Excel е, ако документът съдържа скрити колони с ръчни прекъсвания на страници.
Как да спрете Microsoft Excel да печата празни страници
Опитайте тези прости корекции, за да сте сигурни, че файловете на Microsoft Excel не отпечатват празни страници.
1. Задаване на конкретна област за печат
Отпечатването на Excel файл е малко странно. Може да не отговаря непременно на стандартните размери и оформления на страницата, в зависимост от вашите данни. Така че отпечатването може да бъде изкривено. Лесен начин да коригирате това е да зададете областта, която искате да бъде отпечатана. Ето как:
- В работен лист на Excel изберете (маркирайте) клетките, които искате да се показват на отпечатаната страница.
- Под Оформление на страница раздел, щракнете върху Област за печат падащо меню и изберете Задайте област за печат.
Отидете на Преглед > Преглед на прекъсване на страница за да видите как са настроени страниците да се отпечатват.
Имаме информативна статия за как да зададете област за печат в Excel, както и как да разширите и изчистите областта за печат.
2. Задайте броя страници за отпечатване
Може да е досадно, ако много празни страници се отпечатат в края на вашия Excel документ, но това може да се реши лесно. Всичко, което трябва да направите, е да проверите броя на страниците преди печат и да оставите тези, които са празни.
Можете също да приложите тази корекция, ако в средата на вашата разпечатка в Excel се появят празни страници и всичките ви данни се отпечатат. Ще трябва да прегледате всяка страница във визуализацията за печат, за да се уверите, че няма празни.
3. Мащабиране, за да съответства на размера на хартията
Мащабирането се използва най-добре, когато искате направете електронна таблица на Excel подходяща за вашия екран, но може да се използва и за други неща. И понякога грешките при печатане могат да бъдат причинени от проблеми с мащаба.
Тъй като Excel по подразбиране не ви дава ясно дефинирани страници, може да е трудно да разберете къде свършва една страница и къде започва следващата. Първото нещо, което трябва да направите, е да центрирате данните си на страницата. Да го направя:
- Отидете на Оформление на страница раздел на лентата, щракнете върху Маржове падащо меню и изберете Персонализирани полета.
- В Маржове раздел, под Центрирайте страницата раздел, проверете Хоризонтално отметка.
След това коригирайте скалата.
- Отидете на Мащабиране, за да се побере раздел в Оформление на страница лента лента.
- Намалете мащаба от 100% до нещо, което пасва по-добре на вашата страница.
Проверете визуализацията за печат, за да видите дали това е решило проблема. Друг начин да мащабирате страниците си за печат е да коригирате мащаба в опциите на Excel. Да го направя:
- Отидете на Файл > Опции.
- Под Разширено раздел, превъртете надолу до Общ раздел.
- Уверете се, че Мащабирайте съдържание за размери хартия A4 или 8,5 x 11". опцията е отметната.
4. Копирайте работата си в нов Excel файл
Проста временна корекция е да копирате само това, което искате да отпечатате, и да го поставите в нов файл на Excel. По този начин знаете точно какво има във файла и какво трябва да се отпечата.
5. Проверете за незабелязан текст
Не е нужно ръчно да проверявате всяка клетка във вашия Excel файл, ако смятате, че има клетки с бял текст. По-лесен метод е да стартирате конкретно търсене с помощта на намиране и замяна на функция за търсене в Excel. Ето как:
- Натиснете Ctrl + F за да отворите Намерете и заменете кутия.
- Разшири Настроики за да видите повече от тях.
- Кликнете върху формат падащо меню и изберете формат.
- Под Шрифт задайте цвета на бяло и щракнете върху Добре.
- Щракнете върху Намери всички бутон, за да видите всички клетки с бял текст.
6. Проверете за прекъсвания на страници сред скрити колони или редове
Скритите редове или колони сами по себе си няма да повлияят на печата, но прекъсванията на страниците между скрити редове или колони могат да причинят проблеми по време на печат. Следвайте тези стъпки, за да проверите:
- Навигирайте до Редактиране група в У дома раздел.
- Отидете на щракване Намиране и избор > Отидете на специално.
- Изберете Само видими клетки и щракнете Добре.
Ако има скрити клетки, всички клетки ще бъдат избрани с подчертани граници на скритите редове и колони. Изберете редовете или колоните от двете страни на скрит, щракнете с десния бутон върху името на реда или колоната и изберете Показване. Настройте прекъсванията на страниците, така че страниците да се отпечатват, както възнамерявате.
7. Отпечатайте клетки с нулева стойност
Може да забележите, че голяма част от вашия документ в Excel е нула, но за да сте сигурни, направете следвайки, за да отпечатате клетки, които имат нула като данни, независимо дали чрез директно въвеждане, формула или други друг метод.
- Отидете на Файл > Опции.
- Под Разширено раздел, превъртете надолу до Показване на опции за този работен лист раздел.
- Уверете се, че Показване на нула в клетки с нулева стойност опцията е отметната.
8. Разберете как се третират грешките
Ако грешката е зададена да се отпечатва като празна, може да останете с клетки или групи от клетки, които не отпечатват своите ценни данни. Ето как да активирате отпечатването на клетки с грешки в Excel:
- Под Оформление на страница щракнете върху полето за стартиране на диалогов прозорец в долния десен ъгъл на Настройка на страницата раздел.
- Под Лист раздел, уверете се, че грешките в клетките са настроени да се показват.
9. Проверете качеството на печат
Някои принтери позволяват печат с черново качество, за да спестят мастило и време. Тези настройки могат да повлияят на начина на отпечатване на вашите документи. За да се уверите, че качеството на черновата не е избрано, направете следното:
- Кликнете върху Печат на заглавия под Оформление на страница раздел в работния лист на Excel.
- Под Лист раздел или заглавие, уверете се, че Черно и бяло и Качество на черновата квадратчетата за отметка не са отметнати.
След това се уверете, че вашите разпечатки са с най-високо качество. Да го направя:
- Кликнете върху Печат на заглавия под Оформление на страница раздел в работния лист на Excel.
- Преминете към Страница раздел или заглавие и променете качеството на печат на Високо.
Можете да преминете към печат директно от тук, като натиснете Преглед преди печат бутон.
10. Преобразувайте работния лист в най-новия формат на Microsoft Excel
Грешките може да са свързани с програмната версия на Excel файла, който използвате, особено ако използвате стария XLS формат. Уверете се, че използвате най-новия формат на Excel. Ако не сте, конвертирайте файла си в най-новия формат — XLSX.
11. Вземете най-новите драйвери за принтер
Понякога проблем с операционната система и драйвера на принтера може да накара страниците на Microsoft Excel да се отпечатват празни. Най-лесното решение в този случай е да актуализирате драйверите на вашия принтер. Ще трябва да влезете в уебсайта на производителя на вашия принтер и да проверите за най-новите драйвери за вашия модел принтер.
Забранете печатането на празни страници в Excel
Някои проблеми се разрешават по-лесно от други и ако започнете да забелязвате, че Excel файлове отпечатват няколко празни страници, една проста промяна на настройките трябва да разреши проблема. По-сериозните проблеми със съвместимостта се решават чрез актуализиране на файловите формати и драйверите на принтера.
