Microsoft Outlook е една от най-добрите платформи за електронна поща. Той има много мощни функции, които ви позволяват да контролирате живота си с имейли. Едно от тях е споделяне на календар. Следвайте това ръководство, за да овладеете как да споделяте календар и в трите платформи на Outlook.

Защо трябва да споделяте календара си в Outlook

Ако сте свикнали да работите в офис среда или сте част от голям екип, знаете, че сътрудничеството е ключът към постигането на успех. Създаването и спазването на график позволява на вашия екип да остане на път и да знае какво прави другият човек в конкретен ден и час.

За щастие можете да направите това бързо, като използвате функцията за споделяне на календар на Outlook. Позволява ви да проследявате графиците на екипа, които поддържат задачите организирани. Когато споделяте календара си, можете да изберете колко достъп искате да предоставите на конкретни хора. Например, можете да разрешите на шефа си да редактира календара ви, но само на колегите си да го преглеждат.

instagram viewer

Споделянето на вашия календар ви позволява да информирате другите за графика си с няколко щраквания, особено ако имате списък за разпространение в Outlook настройвам. Изграждането на работни среди в Outlook прави планирането на срещи и проследяването на вашия екип много по-управляеми. Това също е чудесен начин да организирате социалния си график с приятели.

Споделянето на календари в Outlook е много по-лесно от някои Алтернативи на Outlook.

Как да споделяте календар в Outlook за работен плот

През годините Microsoft пусна множество версии на Office за Windows. Това означава, че всяка версия на Outlook има няколко разлики в сравнение с другата. Въпреки че начинът, по който работи, е почти еднакъв във всички версии, има няколко визуални разлики. Използваме Outlook 2019 за този пример.

Ето стъпките, които трябва да следвате, за да споделите календара си в настолната версия на Outlook:

  1. Отворете Outlook за настолен компютър и влезте в акаунта си.
  2. В долната лява част на екрана щракнете върху Календар икона. Това ще ви отведе до секцията с календара на Outlook.
  3. Направете необходимите промени в календара си.
  4. Кликнете върху У дома в горната лента и се насочете към Дял раздел. Тук можете да изберете метода, по който искате да споделите календара си. За този пример ще използваме Електронна поща опция. Кликнете върху Имейл календар, и това ще отвори нов прозорец.
  5. Кликнете върху Период от време и изберете датите, които искате да споделите с вашия получател.
  6. Сега щракнете върху Детайлът раздел. Това ще ви позволи да посочите колко искате да споделите с вашия получател. Можете да избирате от опции като само наличност, ограничено и пълни подробности.
  7. Кликнете върху Добре след като сте избрали необходимите опции. Това ще запази календара ви в .ics файл.
  8. Файлът с календара ще бъде прикачен към имейла в Състави имейл екран. Тук можете да въведете съобщение, както обикновено.
  9. В Да се.. текстово поле, въведете имейла на получателя.
  10. Кликнете върху Изпрати за да изпратите имейла.

Споделените календари се споделят в ICS или HTML формат, което означава, че вашите получатели няма да могат лесно да редактират календара.

Забележка: за да споделите календари в Outlook Office 2021, трябва да щракнете с десния бутон върху календара, който искате да споделите, и да щракнете за достъп до менюто за споделяне.

Споделяне на календар на работния плот на Outlook за macOS

Трябва да използвате някои малко по-различни стъпки, за да споделите календар на Outlook в macOS:

  1. Изберете иконата на Календар в долния ляв прозорец
  2. Изберете календара за споделяне
  3. Щракнете върху Раздел Организиране > Разрешения за календар.
  4. В изскачащото меню щракнете Добавяне на потребител.
  5. Потърсете човека в лентата за търсене и щракнете Добавете.
  6. Изберете разрешенията за потребителя в Свойства на календара кутия.

Как да споделяте календар в Outlook Web App

Можете да използвате уеб версията на Outlook на всичко с модерен уеб браузър. Тези стъпки ще работят на Windows, Linux, macOS, таблети и мобилни устройства. Съществуват обаче някои разлики при сравняването на уеб към настолната версия на Outlook.

За да споделите календара си в уеб версията на Outlook, отидете на outlook.live.com и влезте в акаунта си. Това ще отвори главния екран. След това ето стъпките, които трябва да следвате:

  1. Кликнете върху Календар икона в лявата част на екрана. Това ще отвори уеб страницата на Outlook в режим на календар.
  2. Направете необходимите промени в календара си.
  3. На главния екран на вашия календар щракнете върху Дял към горния десен ъгъл на екрана. Това ще отвори по-малък прозорец в средата на екрана.
  4. Ако вече сте запазили получателя като контакт, въведете името му. В противен случай въведете техния имейл в текстовото поле.
  5. Щракнете върху първото поле до имейла на получателя, за да изберете техните разрешения. Потребителят може да преглежда само съдържанието на календара или да го редактира.
  6. Кликнете върху Дял.

Името на получателя ще се премести надолу в списъка с хора, с които сте споделили календара. Можете също да добавите няколко души към този списък. Когато им давате разрешения, можете да зададете различни нива на разрешения на различни хора. Така един човек може само да преглежда календара, докато другият може да го редактира. Това го прави отлична функция за сътрудничество.

Можете също да премахнете хора от списъка. Да го направя:

  1. Насочете се към Споделяне и разрешения меню, като щракнете върху Дял в Календар раздел на Outlook.
  2. Намерете контакта, който искате да премахнете от календара си, и кликнете върху Кошче символ от дясната страна на името им.

Как да споделяте календар в Outlook Mobile App

Outlook за мобилни устройства не ви позволява да имате толкова контрол при споделянето на календара си, както в настолната или уеб версията. Все пак можете да споделяте конкретни събития с вашите контакти. Ето стъпките за това:

  1. На главния екран на приложението Outlook щракнете върху Календар в долния десен ъгъл на екрана.
  2. На екрана на календара щракнете върху синьото плюс (+) икона. Това ще ви отведе до нов екран, който ви позволява да създадете събитие.
  3. Влез в Заглавие на събитието първо.
  4. Въведете имейла на получателя в хора текстово поле.
  5. Нагласи Дата, време, и други параметри.
  6. Кликнете върху Отметнете икона в горния десен ъгъл, за да запазите промените.

Как да премахнете публикуването на календар в Outlook

В Календар преглед на вашия Outlook клиент:

  1. Изберете Настройки и след това щракнете върху Вижте всички настройки на Outlook.
  2. Насочете се към Календар раздел и щракнете върху Споделени календари.
  3. Под Публикуване на календар, кликнете върху Прекратяване на публикуването. Това ще премахне достъпа на получателя, с когото сте споделили календара.

Научете повече за Outlook

Сега знаете как да споделяте календар във всяка версия на Outlook, но това е мощен пакет за имейли и има още много неща, за да научите, преди да се считате за професионален потребител. Продължавайте да тренирате и ще си сътрудничите чрез имейл по-добре от всякога.