Незабавните съобщения на отдалечени работни места са толкова интегрирани в тъканта на комуникацията, че често е трудно да си спомним какъв беше животът без тях. Инструменти като Slack се превърнаха в комуникационни платформи по подразбиране, които поддържат сътрудничество и продуктивност на екипа в днешните отдалечени работни среди.
Въпреки това, въпреки че може да е удобно, все пак трябва да възприемете някои най-добри практики, за да избегнете нарушаване на работния си процес. Тази статия ще обхване някои основни правила за незабавни съобщения за ефективна комуникация на вашето отдалечено работно място.
1. Определете очакванията
Незабавните съобщения обикновено ви позволяват да изпращате съобщения до хората в реално време, докато очаквате незабавен отговор. Въпреки че има моменти, когато това е подходящо и дори необходимо, то също може да бъде значителен източник на разсейване.
Това е така, защото може да използвате инструмента си за незабавни съобщения за различни цели като дейности за виртуален охладител за вода, съобщения, споделяне на файлове или задаване на бързи въпроси. Всичко това може бързо да излезе извън контрол, ако хората се прекъсват по цял ден с молби или известия.
Ето защо е жизненоважно да гарантирате, че имате политики, които помагат да управлявате очакванията с помощта на вашия инструмент за незабавни съобщения. Например, можете да създадете канали (групи) за охладители за вода, за да предпазите малките разговори от други канали, свързани с работата. Можете да насърчите отдалечените си колеги да задават статусите си, за да посочат тяхната наличност и да бъдат откровени относно спешността на техните заявки.
Това вероятно ще бъде непрекъснат процес, който ще трябва да преразгледате, докато вашият екип и компания растат. Ключът е да имате система, като вътрешна уики, която да я предоставя на настоящите служители и запознайте го с новите служители.
2. Редактиране преди изпращане
Непосредственият характер на незабавните съобщения и фактът, че сте свикнали да използвате съкращения, акроними и емоджи, когато изпращате текстови съобщения приятели и семейство могат да ви накарат да пренебрегнете потенциала за недоразумения и значението на професионализма на работното място комуникации.
Тъй като вече сте изградили навика да четете и редактирате имейлите си, преди да ги изпратите, трябва да отделите време да направите същото и с вашите незабавни съобщения. Прегледайте граматиката, правописа и тона си, преди да натиснете изпращане. Не забравяйте, че вашето съобщение може да наруши работния процес на вашия колега, така че се уверете, че е ясно и кратко. Не искате да прекарват допълнително време, за да разберат какво имате предвид.
Въпреки това избягвайте прекомерната употреба на съкращения или акроними в комуникациите на работното си място. Ако трябва да ги използвате, използвайте тези, които са добре познати и свързани с вашата индустрия.
3. Внимавайте за часовите зони
Вероятно имате отдалечени колеги, работещи в различни части на света и часови зони, което означава, че работното ви време не съвпада. Затова е добре да си създадете навик да вземете предвид часовите зони на съотборниците си, преди да изпратите незабавно съобщение.
Това е така, защото незабавните съобщения създават усещане за спешност, което може да окаже натиск върху отдалечените ви колеги да отговарят по време на личното им време, като насърчават непрекъсната култура, която може бързо да доведе до изгоря. Освен това пинговете и известията могат да ги разсейват по време на работно време.
Това каза, до работете продуктивно с вашите отдалечени екипи в множество часови зони, трябва да сте по-внимателни, когато изпращате съобщения. За да постигнете това, можете да устоите на желанието да изпращате незабавни съобщения, освен ако не са спешни, планирайте съобщенията си в Slack предварителнои използвайте асинхронна комуникация, за да избегнете прекъсване на колегите си.
4. Помислете за други алтернативи
Незабавните съобщения са отлични за бърз и кратък обмен, но са недостатъчни, когато имате нужда от по-задълбочени разговори. Така че, ако откриете, че имате обширен обмен напред-назад или имате затруднения при обясняването на нещо, може да е време да спрете да изпращате съобщения и да преминете към друг метод за комуникация.
В зависимост от контекста и естеството на вашия разговор, може да искате да помислите за алтернативи като аудио или видеоконферентна връзка, тъй като ви позволява да предадете съобщението си по-добре. Като алтернатива, ако не сте на разположение едновременно, можете да използвате инструменти за комуникация като Завъртете или асинхронни видео решения като Voodle за да запишете и изпратите вашето съобщение, без да очаквате незабавен отговор.
Имейлът също може да бъде по-добър вариант за конкретни разговори, тъй като предоставя писмен запис, който можете да направите по-късно. Освен това вашите колеги могат да четат и отговарят на вашето съобщение в удобно за тях време.
5. Избягвайте разединените съобщения
Като се има предвид, че всяко съобщение, което изпращате, съответства на ново известие и потенциално разсейване, трябва да избягвате изпращането на разделени съобщения, за да ограничите броя на известията на вашите колеги получавате.
Вместо това изпратете консолидирано съобщение, което съдържа цялата информация, която ви е необходима за комуникация. По този начин вашите колеги могат бързо да сканират съобщението и няма да бъдат прекъсвани многократно. Например, можете да използвате следния формат:
Здравейте, търся информация за проекта XYZ. Имате ли актуализации? Благодаря.
Вместо да разделяте всяка част от информацията в отделно съобщение.
6. Сведете до минимум малките разговори
Разговорите с охладители за вода имат своето място на отдалечени работни места. Всъщност те могат да помогнат за изграждането на взаимоотношения и да насърчат чувството за принадлежност сред служителите.
Въпреки това, трябва да има специфични канали за непринудени разговори и общуване, така че да не пречите на колегите си, когато се опитвате да се съсредоточите върху работата им. По този начин те могат да изберат да се присъединят към разговора, когато пожелаят, и няма да се чувстват сякаш трябва да отговарят незабавно.
Така че, когато изпращате директни съобщения до вашите отдалечени колеги, особено през работното време, опитайте се да сведете до минимум малките разговори, за да уважавате времето и фокуса им.
7. Потвърждаване на получаването на съобщения
Когато получите съобщение, добра практика е да уведомите подателя, че сте видели неговото съобщение, дори ако не можете да отговорите веднага. По този начин те няма да се чувстват сякаш ги игнорирате и могат да се съсредоточат върху други задачи, докато чакат отговор. Освен това ви спестява от потенциално разсейващи последващи съобщения.
Ако сте заети, когато получите съобщение, което се нуждае от отговор, можете да кажете на подателя, като кажете нещо от рода на: „Благодаря, че ме уведомихте. Ще се върна при теб." Ако съобщението не се нуждае от отговор, можете да напишете „Благодаря“ или да реагирате с емоджи.
Възползвайте се от тези съвети за по-продуктивна комуникация по време на работа
Полагането на усилия в развитието на по-добри комуникационни навици е от съществено значение за всеки отдалечен екип. Приемането на горните съвети може да насърчи по-продуктивно и ефективно сътрудничество с вашите колеги, независимо от местоположението.
