Започването на чисто с нов софтуер за управление на проекти е проект сам по себе си. Всеки от тях е различен от следващия, така че освен да се опитвате да начертаете всичките си проекти, може да имате работа с крива на обучение. Може да бъде непосилно.
Обаче едно нещо общо между тях е, че планирането напред може да помогне за плавен преход. Освен това ще се настроите да поддържате чисто и последователно работно пространство. Прочетете, за да научите какви стъпки можете да предприемете, когато започвате с нов софтуер за управление на проекти.
Решаване как искате да използвате софтуер за управление на проекти
Преди да настроите софтуера си, имате нужда от план за това как искате да го използвате. Познаването кой ще използва акаунта и видовете табла за проекти в него ще ви помогне да започнете.
С кого ще работите?
Ще има ли някой друг в акаунта? Кои са те и какви са техните роли? Нивото на поверителност и разрешенията, които можете да зададете за вашия екип, ще варират в зависимост от това кой от тях използвате и нивото, за което се абонирате. Така че е добре да планирате предварително, дори преди да изберете такъв, кой използва акаунта и до какво искате да им дадете достъп.
Например, личните версии на Notion са много различни от Екип акаунт, но можете да си сътрудничите с помощта на едно от двете. Личните предлагат страници, които започват частни и ви позволяват да каните гости, докато Екипът акаунт отключва съвместни работни пространства, които ви позволяват да споделяте правилно с цялата си организация далеч.
В рамките на вашата организация вие също ще искате да помислите на кого искате да дадете администраторски разрешения. Освен това, ако вашият софтуер позволява гости, можете да определите дали споделянето на табло на проекта с клиенти, изпълнители или други извън вашето работно място е необходимо или не.
Какви видове табла за проекти ще използвате?
Можете да направите повече от това да създавате прости очертания на проекти във вашия софтуер за управление на проекти. Можете също:
- Създайте табла за заявки за проекти, където вие и вашите колеги можете да делегирате различни задачи или да поискате помощ. ClickUp е отличен софтуер за изграждане на такъв, но можете да ги вградите във всеки софтуер за управление на проекти.
- Очертайте текущ работен процес от началото до края, за да получите бърз преглед на това в каква стъпка са проектите.
- Създайте отворена дъска за задачи, където вие и вашите колеги можете да се възлагате на наличните задачи.
Вземане на решение как да организираме софтуер за управление на проекти
Сега, когато знаете с кого работите и видовете табла за проекти, които ще използвате, трябва да определите как искате да организирате акаунта.
Как ще направите това наистина е въпрос на предпочитание, но броят на хората, с които работите, също ще ви помогне да решите. Има много начини да организирате своите табла за проекти, като например:
- Клиент
- Проект
- отдел
- Екип
Можете дори да използвате комбинация от горните. Но ако работите с голяма компания, организирането по отдел или екипи ще опрости намирането на проекти и задачи за всеки.
Докато организирате елементи, искате да избегнете прекомерното усложняване на имената на вашите задачи, проекти, дъски и папки. Вие и вашите колеги бързо ще намерите това, от което се нуждаете, ако поддържате нещата възможно най-ясни.
Това е особено вярно за подпапките. Ако инструментът, който използвате, предлага подпапки, запитайте се, преди да създадете такава, дали наистина е необходим и ако е така, определете оптималното име, когато другите го търсят. Включването на поредица от малки, празни или неправилно етикетирани папки само ще създаде объркване.
Мислете за това почти като за папките с файлове на вашия компютър. Искате да можете да намерите това, което търсите, с възможно най-малко кликвания.
Добавяне на задачи към софтуер за управление на проекти
След като определите как искате да организирате задачите и проектите си, можете да започнете да ги очертавате. Първо, полезно е да направите списък с текущи проекти и да ги разделите на елементи за действие. Можете да направите това на хартия или в софтуер за текстообработка – какъвто и метод да работи най-добре за вас.
Придържането към текущите проекти ще помогне за опростяване на процеса. Създавайте табла и задачи само за проекти, по които работите в момента или които предстоят, вместо да включвате остаряла или заместваща информация.
Не забравяйте да наименувате своите табла за проекти съответно и включват само свързани задачи в тях. Тази йерархия ще ви помогне да намерите подробности по-бързо и ще даде на вас и вашите колеги бърз преглед на състоянието на проекта.
Като пример, ако разработвате нов уебсайт за продукт, ще създадете табло на проекта и ще го наречете нещо като Продуктов уебсайт. След това бихте изброили всички елементи за действие, които съставляват уебсайт, като задачи в него. И така, неща като избор на име на домейн, настройка на хостинг, проектиране на телени рамки и т.н.
Ако поддържате системата си за добавяне на проекти и задачи последователна, е по-малко вероятно да се наложи да отделите време за разхвърляне или реорганизиране.
Какво да избягвате, когато настройвате софтуер за управление на проекти
Някои неща, които искате да избегнете, когато настройвате нов софтуер за управление на проекти, са:
- Правейки всичко наведнъж— започнете малко със списък с текущи проекти, за да избегнете претоварване или претрупване на работното ви пространство.
- Използване на всяка функция— особено ако това е платена сметка, може да мислите, че искате да получите стойността на парите си. Въпреки това, има много камбани и свирки, които идват със софтуера за управление на проекти, който може само да ви пречи. Предварителното проучване на продукта е едно от начини, по които можете да избегнете умората на функциите.
- Прекалено усложняващи проекти—приемайте подход „по-малко е повече“, когато очертавате своите проекти. Например, много софтуер за управление на проекти предлагат по-малко видими подзадачи, които можете да поставите в по-големи. Въпреки това може да е досадно за вас да изброявате стъпките в дадена задача и вашият колега да ги отметне.
Започнете с вашия софтуер за управление на проекти
Да започнете с нов софтуер за управление на проекти е по-малко непосилно, ако направите малко планиране напред и започнете с малко. Вместо да го изграждате с остарели проекти или информация за място, създавайте елементи, докато вървите, и поддържайте последователна система за именуване на задачи, проекти и папки.
Не забравяйте да бъдете прости. Колкото по-малко щраквания са ви необходими, за да намерите това, от което се нуждаете, толкова по-добре.