Google Таблици предоставя много функции, които предоставят повечето първокласни инструменти за електронни таблици, но безплатно. Една от тези функции е възможността да виждате, редактирате и изтривате хронологията на версиите.
Поради лекотата на използване, която Google Sheets предоставя, повече хора се насочват да приемат пакета от приложения на Google на Google, отколкото да използват софтуер като Excel. Но понякога функциите могат да бъдат малко по-различни от това, с което потребителите са свикнали. Това ръководство ще обхване историята на версиите на Google Таблици и всичко, което може да прави.
Защо да използвате хронология на версиите?
Когато няколко служители се справят с една и съща електронна таблица, неизбежно има грешки поради неправилна комуникация между служителите. Тези грешки могат да причинят смущения в чувствителни електронни таблици, които съдържат финансова информация. Когато това се случи, е много полезно да имате резервни копия, към които можете да се върнете.
Може също да сте направили грешки в работата си, но не сте в състояние да определите точно какво се е объркало. Възможността да отворите предишна версия на електронна таблица може да бъде абсолютен спасител. Това може да бъде критично, ако сте а
самостоятелен предприемач, използващ Google Таблици.Какво представлява историята на версиите на Google Таблици?
Google добави функция, която запазва всички промени, направени в документ. Документирана е дори промяна, малка като запетая, и тази функция е налична в повечето услуги в пакета от приложения на Google.
Като Гугъл документи и Google Sheets са облачни услуги, архивирането се прави почти мигновено и може да бъде достъпно по всяко време, при условие че имате интернет връзка.
Само собственикът на електронна таблица може да види тези промени и хората, на които собственикът дава достъп за редактиране. Хората с достъп само за преглед до електронната таблица не могат да преглеждат или правят промени в историята на версиите. Това е основно функция за поверителност.
Функцията за хронология на версиите в Google Sheets премахва необходимостта да се правят множество копия на една и съща електронна таблица на локален хардуер. Можете просто да получите достъп до историята на версиите и да намерите конкретната версия, която търсите.
Как да преглеждате и редактирате хронологията на версиите в Google Таблици
Преди да прегледате или редактирате историята на версиите, уверете се, че сте направили достатъчно промени, за да може Google Таблици да създаде дневник с тези промени. Няма да можете да видите историята на версиите в нова електронна таблица. Преди да започнем, заредете вашата електронна таблица.
Ето стъпките, които трябва да следвате, за да проверите историята на версиите в Google Sheets
- Навигирайте до Файл в лентата с менюта.
- Изберете История на версиите. Това ще отвори друго подменю.
- Там щракнете върху Вижте историята на версиите. Това ще покаже странична лента от дясната страна на екрана със списък, съдържащ всички версии на електронни таблици.
- Кликнете върху трите точки до името на версията.
- За по-стари версии щракнете върху Възстановете тази версия, и Google Таблици ще презареди страницата с по-старата версия на електронната таблица.
В текущата версия на електронната таблица можете да промените името на електронната таблица или да направите нейно копие. Когато щракнете върху иконата с три точки на всяка версия, различна от текущата, ще получите и опция да я възстановите.
Как да наименувате важни версии на Google Таблици
Може да бъде изключително неприятно да видите датите като имена на файлове и бързо да станете объркващи, особено ако се правят множество промени на ден в листа. Вместо дати, много по-полезно е, ако можете да наименувате листа въз основа на направените промени.
Да кажем, че има лист, който съдържа всички промени и най-актуалната версия. Би било по-добре да го наречем „Финал“, отколкото „14 юни, 9:38 ч.“, нали?
Именуването на важни версии на електронни таблици може да бъде много полезно за вас по-късно, когато трябва да намерите конкретна версия сред морето от редакции. Ето стъпките, които трябва да следвате, за да наименувате текуща версия:
- Кликнете върху Файл в горната лента.
- Избирам История на версиите.
- Кликнете върху Име на текущата версия.
Това ще отвори нов прозорец в средата на екрана, което ви позволява да зададете име. След като сте готови, кликнете върху Запазете.
Ако искате да преименувате по-стара версия, следвайте същите стъпки както преди, но вместо да изберете Име на текущата версия, щракнете върху Вижте историята на версиите. Това ще покаже списък с промените, направени в електронната таблица. Там щракнете върху името на версията, която искате да преименувате, и въведете името. Натиснете Въведете за да запазите промените, след като сте готови.
Как да изтриете хронологията на версиите в Google Таблици
Понастоящем няма начин да изтриете конкретна версия в историята на версиите на Google Таблици. Но можете да започнете отначало, като направите копие на електронната таблица. Това ще изтрие всички промени в историята на версиите. Ще бъде запазена и копирана само най-новата версия.
Стъпките за това са прости, щракнете върху Файл в горната лента. Това ще покаже падащо меню. Тук щракнете върху Направи копие.
Ще бъдете подканени да въведете името на новата електронна таблица. След като добавите име, изберете местоположението на електронната таблица и изберете дали искате електронната таблица да бъде споделена със същите хора, с които е била споделена преди. Можете също да изберете дали искате коментарите да бъдат копирани. След като приключите с избора на желаните от вас опции, щракнете върху зеленото Направете бутон за копиране.
Какво трябва да знаете за историята на версиите в Google Таблици
Ето няколко неща, които трябва да знаете за историята на версиите в Google Таблици:
- Историята на версиите може да се върне с безкрайна стойност. Въпреки това Таблици оптимизират пространството на Google Диск чрез обединяване на по-стари версии. Може също да изтрие някои по-ранни промени, ако хранилището е почти пълно.
- Ако не можете да видите хронологията на версиите, това вероятно е защото нямате необходимото разрешение или дори сте напълно заключени. Ще трябва да помолите собственика на електронната таблица да промени разрешението ви на „може да редактира“, а не „може да преглежда“.
- Историята на версиите може да бъде достъпна от лицето, което притежава файла в своя акаунт. Ако използвате функциите за споделяне в Google Таблици, тогава само хората, които могат да видят историята на версиите, са лица с привилегии на собственик или редактор.
Овладяване на Google Таблици
Прегледът и редактирането на историята на версиите е само малка част от средата за сътрудничество в Google Таблици. Сега, след като го усвоихте, ще трябва да продължите да се учите, за да накара вашия екип да работи с пълен капацитет в това мощно уеб-базирано приложение.
