Evernote е идеален инструмент за създаване и управление на вашите бележки от срещи. Има три основни елемента за успешна среща. Подготовката за среща, воденето на организирани бележки и последващите действия на срещата са предпоставки за добра среща. Функциите на Evernote правят лесно да направите и трите.
Създайте бележка за среща в Evernote
Evernote ви позволява свържете Google Календар с вашия акаунт. От началния изглед в приложението предстоящите ви срещи се виждат с един поглед.
Забележка: Свързването на вашия календар изисква личен, професионален или екипен абонамент.
За да създадете нова бележка за среща, започнете със събитие за среща в календара си. След това от началната страница на Evernote щракнете върху иконата до събитие за среща в приспособлението за календар. Накрая щракнете Създайте бележка за събитие.
Evernote създава свързана бележка, до която можете да получите достъп с едно щракване. Бележката включва връзка към събитието в календара на Google с всички подробности за срещата. Новата бележка е предварително форматирана с идеална структура за бележки от срещи. Има секции за записване на задачи за последващи действия и раздел за водене на бележки.
Evernote има функция за свързване на всички подходящи материали за поддръжка към бележката за срещата. Вашият референтен материал никога не е на повече от едно щракване разстояние. В крайна сметка времето е твърде ценно, за да го губите в търсене на файлове и документи, когато сте на среща.
Щракнете или докоснете събитието за среща от приспособлението на календара, за да свържете файл или документ. Изберете Бележки за връзки. Изберете бележките, които са подходящи за вашата среща.
Сега ще имате това, от което се нуждаете, без да губите ценно време по време на срещата.
Задайте напомняния за известия за срещи
Случвало ли ви се е да пропуснете среща, защото имате нужда от напомняне? Решението е да се внедрят напомняния в Настройки на календара.
Настройките на календара ви позволяват да определите вида на известията, които получавате. Например, можете да получите напомняне преди началото на срещата, в началния час или след края на срещата. Освен това Evernote може да ви напомня да си водите бележки или да преглеждате бележките си.
За да зададете напомняне, щракнете върху събитието в календара. След това изберете | Повече ▼ бутон за опции (три точки) в горния десен ъгъл на джаджата на календара. След това изберете Настройки на календара...(три точки).
Можете да регулирате настройките за две опции: Напомнете ми да си водя бележки или Напомни ми да отворя бележки. Първият е за събития, които нямат свързана бележка. Последното е за събития, които вече имат свързана бележка.
Водете бележки за организирана среща в Evernote
Предварително форматираната бележка за срещата е идеална за улавяне на жизненоважна информация по време на вашата среща. Има секции за заснемане на задачи и водене на неструктурирани бележки.
Функцията за задачи в Evernote изяснява три критични елемента за успеха на срещата. Зависи от отговора на три въпроса „Кой какво прави до кога?“
- Какви са приложимите задачи?
- Кой ще изпълнява задачите?
- Кога е крайният срок за изпълнение на задачите?
Evernote прави управлението на задачите лесно, като ви позволява да заснемате задачите в реално време. Ако следвате съветите в нашата ръководство за избор на онлайн управление на задачиr, Evernote се квалифицира като приложение за най-висока производителност. Освен това можете да добавите краен срок и да възложите задачата на себе си или на член на екипа. До края на срещата имате организиран списък със задачи с въпроси кой, какво и кога.
Разделът Бележки е място за записване на важна информация, конкретни инструкции или идеи от срещата. Записването им гарантира, че няма да загубите ключовите резултати от срещата.
Evernote прави проследяването на срещата лесно
Успешните срещи включват последващи действия с крайни срокове. Evernote прави всяко планиране след срещата безболезнено.
Използвайте Tasks, за да предприемете действия след срещата си
Организираните бележки от срещи правят следващите ви стъпки лесни и очевидни. Възложените ви задачи са в бележката и чакат вашето действие. Ако управлявате екип, имате единична справка за задачи, възложени на други.
Никой не иска да се появи на среща, за да разбере, че тези основни неща са останали неизвършени поради липса на комуникация. Добре организираните бележки от срещи създават яснота, съгласие и отчетност за отделни лица, екип или организация. Характеристиките на Evernote го правят идеален приложение за приоритизиране и управление на задачи.
Подобрете комуникацията с вашия екип, като споделяте бележки от срещата
Можете да споделите бележката с присъстващите на срещата.
Щракнете в горния десен ъгъл на бележката за срещата Дял. Ще се отвори диалоговият прозорец за споделяне с три опции за споделяне на бележката. Опциите ви позволяват да разрешите на някого да ги преглежда в Evernote, да ги преглежда чрез публична връзка в уеб браузър или като копие в имейл.
- Поканете някого. Използвайте тази функция, за да споделите с друг потребител на Evernote. В полето за покани някого въведете един или повече имейл адреси, задайте нивото на разрешение и щракнете Изпрати покана.
- Връзка за споделяне. Използвайте тази функция, за да споделите бележката с потребител, който не е на Evernote. Всяка бележка има уникален URL адрес, който можете да копирате и поставите, за да споделите с всеки, дори ако този човек не е потребител на Evernote. Превключете Връзка за споделяне за да го активирате. След това копирайте връзката и я споделете с всеки.
- Изпратете копие по имейл. Можете да изпратите по имейл копие на бележката със съдържанието на бележката в тялото на имейла. Щракнете върху Изпратете копие по имейл, след което добавете един или повече имейл адреси. Щракнете върху Изпращане.
Като споделяте бележките от срещата, всички остават на една и съща страница. На следващата среща има ясен протокол за всеки резултат. Всеки човек знае своите отговорности с крайния срок. Яснотата прави изпълнението по-ефективно.
Evernote е страхотно решение за управление на бележки от срещи
Evernote е кросплатформено приложение. Работи на Mac, Windows, Linux и уеб браузър. Функциите и предимствата на Evernote могат да помогнат на екипа да елиминира триенето, да улови всички детайли и да рационализира срещите.
