Zoho mail е сигурна, гарантирана за поверителност и имейл услуга без реклами. Той предлага богат на функции пакет имейли, което го прави идеален за лична и бизнес употреба. Ако сте използвали Gmail и искате да преминете към Zoho Mail, ще видите набор от настройки, които може да ви объркват.
Можете да персонализирате изживяването при гледане, да създавате имейли, да организирате имейлите си с помощта на филтри, да предприемате бързи действия с прикачения файл, да управлявате списъци със спам и дори да импортирате или експортирате имейл като EML. Ще ви покажем да конфигурирате Zoho поща и да превключвате от Gmail безпроблемно.
Стъпки, които трябва да предприемете, преди да конфигурирате Zoho Mail
Преди да персонализирате пощата на Zoho, уверете се, че правилно сте съпоставили персонализирания домейн с MX записа и сте конфигурирали параметрите на SPF/DKIM за предотвратяване на подправяне на имейли. Прочетете нашето ръководство мигриране от Gmail към Zoho поща с вашия персонализиран домейн и завършете процеса.
Когато преминете към друга услуга за електронна поща, доставчиците на банкиране, кредитна карта, фактуриране, застраховка и други услуги трябва да знаят вашия актуален имейл адрес за целите на комуникацията.
Миграцията е бавен процес, но в дългосрочен план ще можете да консолидирате важни имейли на едно място. Също така е добра идея да се обмисли настройване на автоматично препращане в Gmail, само за да хванете всички услуги, които сте пропуснали.
Съставяне на имейли в Zoho Mail
Zoho mail ви предлага изчерпателен инструментариум за съставяне на имейли. Щракнете върху Нова поща бутон в левия прозорец, за да отворите Композитор. По подразбиране прозорецът на композитора се отваря в нов раздел (Настройки > Нова > Отвори Нова в), но можете да отидете с inline (той копира функцията на Gmail) или нов прозорец.
Подобно на Gmail, Zoho има богати опции за форматиране за форматиране на вашето имейл съобщение. Има опция за вмъкване на таблици (което липсва в Gmail) с конфигурируеми опции за ширина и граници. Можете дори да прикачите имейли към изходящи имейли (като EML), като използвате плъзгане и пускане и препращате към по-стари съобщения, без да ги пишете повторно.
За да персонализирате предпочитанията на композитора, отидете на Настройки > Нова и прегледайте целия набор от опции. Можете да промените предпочитаната посока на текста, да персонализирате шрифтове, автоматично да добавяте получатели към контактите и да проверявате съобщението си за правописни грешки.
Добавете големи прикачени файлове към имейли в Zoho Mail
Gmail позволява прикачени файлове с максимален размер на файла до 25MB. С Zoho mail можете да изпращате големи файлове до вашите получатели чрез имейли. Размерът на прикачения файл зависи от абонаментния план. Тя варира от 250 MB с план Mail Lite до 1 GB с Mail Premium.
Mail преобразува тези прикачени файлове в връзки и ги изпраща на получателя(ите). Ако искате да изпратите един и същ файл на различни получатели, изберете файла от Моят прикачен файл > Огромни прикачени файлове и го изпратете отново. За всеки прикачен файл можете да зададете разрешения за достъп.
Ограниченият достъп е подходящ за изпращане на прикачени файлове до други потребители на Zoho или тези със свързани акаунти. С публичен достъп можете да изпращате големи файлове на всеки, използвайки сигурна и уникална връзка. По подразбиране всички прикачени файлове имат Ограничен достъп. Щракнете върху тази опция, за да я направите Обществени и генерирайте връзката за прикачен файл.
Как да планирате имейл в Zoho Mail
Опцията „Изпращане по-късно“ на Zoho ви позволява да настроите персонализиран график (дата/час) за вашия имейл. Въпреки че тази функция също е вградена в Gmail, Zoho има възможността да настройва повтарящи се имейли на редовни интервали.
Начертайте своя имейл както обикновено и щракнете Изпрати по-късно. Изберете Раздел „График“. и изберете дата и час.
За да настроите повтарящ се имейл, повторете горната процедура и щракнете върху Повтарящ се раздел. Изберете честотата (дневна или седмична, крайна дата и часова зона, ако има такава. Те са полезни, когато искате да изпратите напомняния до клиентите си относно фактурите.
Как да отложите имейли в Zoho Mail
Ще има някои важни имейли, на които не можете да отговорите веднага, но трябва да отговорите по-късно. Функцията за отлагане в пощата на Zoho съхранява имейла ви в отделна папка „Отложено“ и връща съобщението ви обратно в оригиналната папка след определения интервал от време.
Изберете имейла, който искате да отложите, и щракнете върху Отлагане икона в горното меню. Изберете продължителност или изберете персонализирана дата и час. Избраният имейл ще се премести от оригинала в Отложено папка.
Четене на имейли в Zoho Mail
Понякога може да искате да видите имейл от подател, който сте получили преди няколко дни или седмици. Вместо да превърта през списъка с имейли, Zoho mail може да изброява имейли от конкретен подател или тема.
Щракнете с десния бутон върху имейл съобщението и изберете Избройте имейли от този подател или Избройте имейли с тази тема. Можете дори да персонализирате полетата на вашия имейл списък като флаг, прикачен файл, брой коментари, размер и други.
Персонализирайте опциите за оформление и изглед в Zoho Mail
По подразбиране имейлите са изброени в изгледа „Класически“. За да персонализирате това поведение, щракнете върху Промяна на изгледа и изберете изгледа „Компактен или Супер компактен“. Във всеки изглед голямото разстояние между имейлите намалява и изброява повече имейли.
Когато изберете който и да е имейл, той се отваря в Вертикален преглед режим по подразбиране. Отидете на Настройки > Опции за преглед на поща и изберете Хоризонтален преглед за да видите имейла си под списъка с имейли. Или изберете Нов прозорец за да ги видите в нов раздел.
Zoho Mail предлага ли изглед на разговор?
В Gmail, когато хората отговарят на имейл, той групира отговорите в изглед на разговор с най-новата поща в долната част.
Zoho mail подрежда целия разговор в дървовиден изглед с подробности за подателя, времева линия, папки, прикачени файлове и други, без дори да отваряте имейла. Освен това можете да сортирате нишката на разговор (Настройки > Разговор) с най-новата или най-старата поща отгоре.
Преглеждайте и управлявайте прикачени файлове в Zoho Mail
Един от най-големите недостатъци на Gmail е липсата на табло за преглед/управление на прикачени файлове. Докато можете намиране на съобщения с прикачени файлове с помощта на операторите за търсене в Gmail, отнема малко практика. Zoho mail предлага централизирано табло за преглед на прикачени файлове (изпратени до вас или добавени към други приложения на Zoho) на едно място.
Щракнете върху Преглед на прикачени файлове икона, за да видите вашите файлове спретнато сортирани въз основа на техните типове файлове. Изберете която и да е миниатюра, за да ги видите или да предприемете бързи действия върху прикачените файлове. Щракнете върху Отворете свързан имейл за да отворите имейла, свързан с вашия прикачен файл, прикачете и изпратете нов имейл или го добавете към бележка или задача.
Проследяване на важни имейли в Zoho Mail
Често трябва да проследяваме имейла, независимо от отговора. Zoho Mail има вградена опция за добавяне на напомняне към вашите имейли. Начертайте своя имейл и щракнете върху Икона на часовник.
Можете да зададете конкретен час, за да ви напомня за имейла, независимо дали ще получите отговора или не. Или задайте краен срок и ако никой не отговори на имейла, ще бъдете уведомени за това, след като крайният срок изтече. Zoho mail може да ви напомня за пощата чрез известия или имейл.
По същия начин можете да настроите напомняне за входящи имейли. Изберете имейла, към който искате да добавите напомнянето, след което щракнете Още опции > Напомняне. Изберете предпочитаната от вас опция и продължете. Насочете се към Настройки > Предварително зададени за да персонализирате опцията за аларма според желаното време.
Организирайте имейли в Zoho Mail
Филтрите в пощата на Zoho ви помагат автоматично да организирате входящи/изходящи имейли. Точно като Gmail, можете да задавате условия и да предприемате действия за тези условия. Но в Zoho можете да използвате оператор И/ИЛИ, за да определите дали трябва да се вземат предвид някое или всички условия.
За да започнете, насочете се към Настройки > Филтри и създайте нов филтър. Сега задайте типа на условието (комбинация от условия в И/ИЛИ), условия (От, Тема, До, Cc, Bcc, Тип прикачен файл) и действия (Преместване в папка, Маркиране като, Препращане на имейл до, Изтриване на имейл).
В Gmail използваме „Етикети“ за организиране на съобщения. В Zoho можете да създадете множество папки на различни нива, за да организирате или управлявате имейли. Щракнете върху знака (+) до Папки за да създадете папка и да изберете нейното местоположение. Освен това можете да създавате тагове (Изберете имейл > Маркирайте като) да ги организира допълнително според проекта, конкретен екип, клиенти и др.
Интеграция на Zoho Mail с услуги на трети страни
Zoho mail има отлична интеграция с външни и вътрешни приложения, за да допълни вашия работен процес. Вътрешните са приложенията на Zoho (Zoho Invoice, Zoho Workdrive, Zoho CRM), а външните се интегрират с пощата чрез API, предоставен от приложения на трети страни. За да видите кои интеграции са налични, отидете на Настройки > Интеграции.
Щракнете върху Отидете на Marketplace и изберете любимите си приложения. Някои популярни са Asana, Trello, Google Drive, Dropbox, OneDrive, Clearbit, Google Calendar, GoToMeeting и Integrately. Отидете на страницата с разширение и го активирайте. След това се върнете към секцията Интеграции и превключете Разрешаване бутон.
Сега, когато Zoho Mail е конфигуриран, опитайте се да преодолеете пристрастяването си към имейл
Zoho Mail е чудесна алтернатива на Gmail. Страницата Настройки на пощата е тромава/трудна за навигация и отнема време, за да свикнете с нея, но ако сте следвали процедурата, можете да започнете да използвате Zoho mail след няколко минути.
Една често срещана тенденция, наблюдавана днес сред хората, е проверката на имейл на всеки няколко минути. Въпреки че този натрапчив навик за проверка на входящата кутия изглежда безобиден, той може да повлияе негативно на вашето благополучие и производителност. За да научите повече, прочетете нашето ръководство, за да намерите начини за преодоляване на пристрастяването към имейл.