Когато управлявате хора, комуникацията и документацията са неизбежни. Независимо дали става въпрос за планиране, ведомост, управление на задачи или обучение, има много документи и разговори, които да следите.
Дори ако екипът ви е малък, не можете да избегнете управлението на хората, особено ако сте единствен отговорен за всички.
Тук Connecteam идва на помощ. Благодарение на обширния набор от инструменти, можете да се справите с документацията, да съобщавате ежедневни неща на персонала си и да предотвратите скъпо струващи грешки в заплатите – всичко това на едно място и без опит в HR.
Прочетете нататък, ако искате да научите повече за основните му функции.
Пестящи време функции на Connecteam
Като цяло ще спестите достатъчно време, като разполагате с всичките си инструменти за управление на служителите в един софтуер, вместо да прескачате напред-назад между десетки приложения.
При използване Connecteam’s Операционен център, вече не е необходимо да превключвате между excel, инструменти за управление на проекти, имейли, текстове, хартиени документи и навсякъде другаде, където преглеждате подробности.
В допълнение към покриването на вашите софтуерни нужди, можете също да кажете сбогом на отпечатани и ръкописни таблици с часове – и необходимостта да преследвате хората за тях.
Всъщност опростените инструменти за комуникация и работно място на Connecteam правят елементи като планиране, регистриране на време и задачи на кристално ясни за всички, което означава много по-малко препращане напред-назад за всички.
Ето кратко описание на основните функции в операционния център на Connecteam, които правят наблюдението и грижата за вашия екип лесни.
1. График на служителите
Създаване на график на служителите в Connecteam е толкова просто, колкото въвеждането на подробности във формуляр. Наред с полетата за име, дата, начало и край, можете:
- Задайте няколко потребители на една и съща смяна
- Позволете на потребителите да се присвояват към непоискани смени
- Направете промени в шаблони за многократна употреба
- Повторете повтарящи се смени
След като удариш Публикувайте, Connecteam изпраща известие до служителите, които сте назначили, и те могат да проверят подробностите направо в приложението. Вече няма да е необходимо да отпечатвате или изпращате по имейл графици, нито някой няма да изгуби жизненоважна информация.
Нещо повече, на Планиране на работа инструментът предлага няколко функции за предотвратяване на конфликти:
- Одобрението на смяна дава на членовете на вашия екип шанс да одобрят или откажат елементи от графика си
- Маркирането на неналичност позволява на служителите да ви уведомят кои дати и часове не могат да работят
- Задаването на ограничения поставя ограничения, за да се предотврати прекомерно и по-малко смени на графика
За да предотвратите необходимостта от редактиране на графика си, след като го публикувате, можете да използвате инструментите за планиране на работа, комбинирани с функцията за заявка за време на Connecteam. Всеки път, когато служител подаде заявка за време, ще я намерите под чакащи заявки в Часовник интерфейс.
2. Бързо управление на задачите
В допълнение към създаването на подробен график, можете да зададете Сменни задачи към всеки времеви блок, така че служителите ви да могат да се справят със специфични за график задачи.
Ако искате да се свържете, за да ги изясните, или някой се забие, Дейност на смяна Разделът предлага прозорец за чат между вас и служителите, които сте назначили на смяната.
Connecteam също така предлага a Бързи задачи инструмент, за да елиминирате необходимостта да изпращате текстови съобщения или имейл задания на отделни лица. Задайте задача веднъж, назначете съответните служители и всички автоматично ще бъдат на линия. Започването е лесно, и тук можете да получите подробности с дати, часове, описания и подзадачи за допълнителен контекст.
По същество ще имате всичко спестяващи време ползи от специален инструмент за управление на проекти на една ръка разстояние.
Като Shift раздела активност в планировчика, можете също да общувате със служителите директно чрез Коментари раздел, ако има въпроси или последващи действия.
Наличието на инструмента за коментари директно в задачата означава, че няма повече търсене на предишни комуникации в други приложения. С инструмента за бързи задачи вие и вашите служители можете бързо да намерите или препратите към всички съобщения, свързани със задача, на съответното й място.
3. Часовник за служителите
Когато дойде време за намеса, вашите служители могат да използват приложението на мобилното си устройство или Приложението Kiosk на Connecteam ако вашият екип е неподвижен. Всичко, което трябва да направят, е да докоснат Започнете смяна.
В бекенда, Connecteam ви дава преглед в реално време на регистрационните файлове на всички под днес раздел в Часовник инструмент.
Тук можете да общувате с хора от вашия екип и ако пътуват от работа на работа, можете да видите къде се намират на картата, за да сте сигурни, че са по график и всичко върви гладко.
Connecteam също така ви позволява да използвате виртуални периметри или геозониране, за да гарантирате, че служителите ви са на определено място, когато се регистрират. Кажете сбогом на приятелски удари и кражба на време веднъж завинаги.
Има много начини за персонализиране на вашия часовник, за да отговаря на вашето работно място, включително вашия цикъл на заплати, квалификации за извънреден труд, почивки, работни места и други неща, които са по-удобни за вас и вашия екип.
Освен това можете да поискате софтуерът да генерира списъци със служители, които надвишават извънреден труд, отсъстват или не са отчитали времето си.
Тъй като всеки регистрира времето си, софтуерът също така използва информацията за генериране на графики.
4. Онлайн графики
В рамките на Разписания раздел, можете да преглеждате, редактирате и проследявате записите за време на служителите. Тук можете също да видите заявки за време, да се регистрирате за отсъствия и да видите информация за работата.
Когато щракнете върху отделни графици, Connecteam ви уведомява за всякакви конфликти, като припокриване на смени и заявки за редактиране, ако служител знае, че е направил грешка при проследяване на времето си.
Той също така дава прост преглед на тяхното проследяване, за да можете да коригирате или подчертаете и да попитате за несъответствия. След като е готов за заплащане, можете да експортирате суми, графики или отчети за смени. Connecteam автоматично се интегрира с QuickBooks и Gusto, което прави разплащането на заплатите лесно само с едно натискане на бутон.
5. Цифрови формуляри и контролни списъци
В Форми инструмент в операционния център на Connecteam прави документацията достъпна за тези, които трябва да го намерят и използват. Освен това елиминира необходимостта от отпечатване или изпращане на формуляри по имейл – което означава, че те няма да се загубят някъде по пътя.
Докато създавате формуляри и контролни списъци в Connecteam, можете да ги присвоите Интелигентни групи— автоматични клъстери от потребители със същата работа, местоположение, начална дата или нещо друго, за което се сетите — или лица. Ако заявката е чувствителна към времето, изпратете известие, след като я публикувате, или я добавете тихо към библиотеката с формуляри, ако не.
В Форми функция прави качването на борда лесно. Освен това вашият персонал винаги ще разполага с необходимите им формуляри под ръка, което означава по-малко бюрокрация около опасенията за безопасност и отправяне на искания. Толкова е просто като създаване на Google формуляр ако някога сте правили такъв, но по-добре, защото е точно там, където имате нужда.
Освен това можете да проявите креативност с инструмента Формуляри за автоматизиране и стандартизиране на процесите. Например, можете да очертаете работните потоци, като използвате контролни списъци или да изградите прости начини за изпращане на електронни подписи и GPS времеви печати за документация.
6. Всички функции на комуникационния център в Connecteam
По същество Connecteam може да замени множество софтуер и процеси във вашия бизнес с функциите, които вече са споменати в тази статия. Можете обаче да го направите стъпка по-далеч, като го използвате Комуникация хъб.
В Чат инструмент, по-специално, ви позволява да създаване на множество канали от фирмени до ведомствени групи и дори индивидуални. Въпреки че можете да изпращате коментари и съобщения директно на смени, задачи и графики, това ви дава пространство за общи дискусии и планиране.
По този начин няма да се налага да превключвате между харесвания на Messenger Отслабване или прегледайте телефона си, за да намерите текстове от служители.
С Актуализации инструмент, можете също да изпращате новини и съобщения с много персонализирани дизайнерски елементи, за да добавите индивидуалност към вашите съобщения.
Тази функция е полезна, ако нямате имейл адреси на персонала за всичките си служители или ако решат да актуализират личните си имейли. Можете също да проследявате ангажираността, за да видите колко хора са го прочели.
Нещо повече, на Указател помага на вашите служители да намерят и да се свържат един с друг. Служителите вече няма да трябва да използват личните си телефонни номера или имейл адреси, за да си сътрудничат по работни проекти, ако не искат.
Можете също да скриете определени хора, ако предпочитат да не чатят, и да създадете ограничения за това кой може да говори с кого.
В крайна сметка, комуникационните инструменти на Connecteam помагат на всички да поддържат бизнеса и личния си отделно и вашата компания да работи гладко.
Спестете време и стрес с Connecteam
Connecteam е инструмент на едно гише за управление на най-важния ресурс на вашата компания – нейните хора.
Спестява ви време, като поставя всичките ви задачи на едно място и намалява броя на комуникациите напред-назад с вашите служители. Освен това вашият персонал също се възползва от опростена комуникация и яснота около графика и задачите.
Ако откриете, че постоянно търсите информация, прескачате между множество софтуери и се движите напред-назад в комуникацията, това може да е решението, от което се нуждаете. Защо да не се регистрирате за безплатната 14-дневна пробна версия на Connecteam и да започнете, като опитате една от изброените функции?