Как да опростите и почистите бъркотията си в облачното съхранение

Благодарение на удобството на облачното съхранение е лесно да хвърлите всичките си файлове в него, без да се замисляте. Но не след дълго вашият акаунт в Google Drive, Dropbox, OneDrive или друг акаунт за съхранение в облак ще се превърне в разбъркана бъркотия без организационна стратегия.

Ако трябва да внесете ред във вашето облачно хранилище и да опростите настройката си, ето ръководство как да поставите всичко под контрол.

1. Изтрийте големи и ненужни файлове

Преди да започнете да премествате файлове наоколо, добре е да се отървете от всички файлове, от които вече не се нуждаете. Първата стъпка в поддържането на чистотата на вашето облачно хранилище е премахването на файлове, които вече не принадлежат.

Ако поддържате всичките си облачни файлове синхронизирани с вашия компютър, лесен начин да намерите най-големите файлове вътре е с помощта на мениджър на дисково пространство на работния плот. В Windows, TreeSize Безплатно е страхотен избор. Ако използвате Mac, OmniDiskSweeper е солидна безплатна опция.

Използвайки тези приложения, изберете папката за съхранение в облак и тя ще сортира вашите файлове от най-големия до най-малкия. Ако попаднете на стари видеоклипове, които вече не трябва да синхронизирате, или изтеглени файлове, за които не сте знаели, че са в облака, изтрийте ги или ги преместете от облачно хранилище според случая.

Ако не поддържате всичките си облачни файлове синхронизирани с вашия работен плот, повечето инструменти за съхранение в облак ви позволяват да сортирате по размер в техните уеб приложения. Друга възможност е да използвате техните инструменти, за да покажете използването на вашето хранилище, което обикновено ще подчертае големи файлове.

В по-късна стъпка може да попаднете на още ненужни файлове, които сте пропуснали в този проход. Това е добре; след като се отървете от ниско висящи плодове, можете да преминете към нов план за управление на съхранение в облак.

2. Решете кои файлове отиват в коя услуга

Ако не е нужно да съхранявате много файлове в облачно хранилище или плащате за надстроен план с любимата си услуга, тогава вероятно се придържате към една услуга за съхранение в облак. В тези случаи можете да пропуснете тази стъпка.

В противен случай трябва да помислите за организиране на вашите файлове в различни услуги. Като се регистрирате за няколко безплатни услуги за съхранение в облак, не само ще получите повече място, но и ще имате лесен начин за разделяне на файлове по тип. Например, може да решите да запазите снимки в OneDrive, документи в Dropbox и видеоклипове в Google Drive.

Инсталирането на множество приложения за управление на тези файлове не е голямо неудобство и ще знаете къде да търсите в зависимост от това, от което се нуждаете. Това също така помага да се предотврати претоварването на вашето съдържание, запазено в която и да е услуга.

Ние се съсредоточаваме върху общите съвети за организация в това ръководство, но ние също ги разгледахме как да подредя Google Drive ако търсите по-конкретна помощ.

3. Определете ясна структура на папките

Подобно на когато сте управление на файловете на вашия компютър, създаването на система от папки, която работи за вас, е решаваща стъпка в процеса на почистване на облачното хранилище. Благодарение на мощните функции за търсене, можете да търсите това, което ви трябва всеки път, и да се откажете от правилната организация. Но за непрекъснато спокойствие във вашето облачно хранилище папките са много по-добри.

За да измислите най-добрия подход за вас, помислете как сте склонни да търсите файлове и изградете папките си, за да следвате естествена прогресия около това.

Ето няколко идеи, които да ви накарат да се замислите:

• Ако сте студент, създайте папка за всяка учебна година и вътре в тях нова папка за всеки семестър. След това всяка папка на семестър може да има папка за клас.
• Ако съхранявате няколко типа файлове в една облачна услуга, започнете с основни папки за всеки тип файл (видео, снимки, документи, аудио). Вътре в тях създайте уникални за всяка подпапки. Можете да организирате аудио по изпълнител, видео по дължина, снимки по тема и документи по дата, например.
• Организирането по дата и час е ефективен метод, ако нищо друго не е подходящо за вас. Създайте папка за всяка година, след това подпапки за месеци. За правилно сортиране използвайте формата ГГГГ-ММ-ДД.

Можете да адаптирате настройката на папката си по-късно, но е важно да решите нещо сега, за да знаете къде да поставите файловете си в следващата стъпка. Вижте нашите ръководство за ефективно използване на категории и тагове на папки за повече насоки.

Съвети при създаване на папки

Изборът на правилния брой папки е игра за балансиране. Не искате да имате твърде много папки с малко файлове в тях, но също така не искате да имате малък брой папки с много файлове във всяка. Вие също не искате папките да отиват на десетки нива, тъй като в тези случаи е лесно да се изгубите.

Това е нещо друго, което вероятно ще трябва да коригирате с течение на времето. Балансът трябва да стане по-ясен, след като преместите данните си в тях. Променете го, ако нещо не ви се струва, че работи.

Полезно е да създадете папка, наречена Стар във всяка директория, където може да искате да архивирате данни. Всичко, поставено в тази папка, все още е достъпно, но не затрупва основния изглед.

За да коригирате по приоритет, можете да добавите долно черта (_) преди име на папка, за да го поставите в горната част на ABC реда, или да поставите „z“ в предната част на името му, за да го поставите на дъното.

4. Преместете файловете в правилните папки и ги преименувайте

Сега идва частта, която отнема много време: прегледайте съществуващите ви облачни файлове и изберете къде да ги поставите. В тази стъпка прегледайте всичко във вашето облачно хранилище и преместете всеки елемент в новия му дом. Ако не сте сигурни за нещо, създайте папка „Предстоящо“ и направете още един пропуск по-късно. Чувствайте се свободни да изтриете всичко, което сте пропуснали в предишния си пропуск.

Това също е подходящ момент да се уверите, че вашите файлове имат ясни имена. Уверете се, че файловете съдържат думи, които бихте използвали, за да ги търсите, и променете всички имена по подразбиране. Общи имена като IMG-8275 няма да се появяват при търсене и няма да означават нищо за вас, докато превъртате файловете си. Отделете време да промените това име на Дипломиране на Джон 2017 г си струва.

За файлове, които искате да сортирате чисто в папка, помислете за тяхното именуване, както сте направили с папките. Например, формат на ## Изпълнител — песен работи добре за музика.

Ако имате стотици или хиляди файлове, това може да отнеме известно време, така че не се страхувайте да го разпределите за няколко дни.

5. Звезда или добавете преки пътища към ключови папки

Вероятно е да работите редовно с малък брой папки. За да се спасите от необходимостта да навигирате до тях всеки път, можете да ги поставите със звезда или да създадете пряк път за бърз достъп.

Ако работите в облачно хранилище чрез уебсайта или приложенията, означените файлове и папки ви позволяват да видите най-важната си информация на едно място. Тъй като те не се превеждат в хранилището на вашия компютър при синхронизиране на файлове, трябва вместо това да създадете бърза връзка към тях в страничната лента на File Explorer или Finder.

С тази система са ви необходими няколко щраквания, за да стигнете до папките, които използвате през цялото време, докато всичко останало е логично организирано, когато имате нужда от него.

Придържайте се към своя организационен план за успех

Поздравления за организирането на вашата бъркотия за съхранение в облак! Това може да бъде обезсърчаваща работа, ако имате години натрупани файлове, но работата ви не е свършена, когато завършите първоначалното опростяване.

Устоявайте на изкушението да започнете отново да хвърляте файловете си на купчина. Отделете време да сортирате всеки елемент правилно в новата си йерархия веднага след като го добавите и това няма да се превърне отново в огромна задача в бъдеще. Бързата поддръжка на седмична база трябва да се погрижи за всички изостанали.

След като опростихте файловете си в облака, уверете се, че тези акаунти за съхранение в облак са защитени с подходяща сигурност.

10 съвета как да запазите облачното си хранилище безопасно и сигурно

Прочетете Следващото