Как да използвате лепкави бележки с Outlook за по-добри имейли

Проверката на имейли е част от ежедневната работа на повечето професионалисти. Така че си струва да намерите начини да ускорите този процес и да го направите малко по-малко стресиращ.

Един от начините да улесните живота си е да използвате Microsoft Sticky Notes във вашия имейл акаунт в Outlook. Нека разберем как.

Започнете с използването на Microsoft Sticky Notes в Outlook

Според Проучване на Adobe от 2018 г, американците прекарват около 3,1 часа на ден в имейли. Ето как можете да използвате вградените бележки в Outlook, за да ускорите кореспонденцията си по имейл.

Както подсказва името, това е приложение за водене на бележки, което можете да използвате за различни цели. Но преди да можете да започнете да си водите бележки за него, първо ще трябва да го настроите.

Важно е да знаете, че това работи само за Windows 10 и 11. Да започна:

1. Изтеглете приложението Sticky Notes от магазина на Microsoft.
2. Влезте в приложението Sticky Notes с вашия акаунт в Microsoft.
3. Влезте във вашия акаунт в Outlook.
instagram viewer
4. Изберете опцията Бележки, дадена в менюто от лявата страна.
5. Кликнете върху Нова бележка да създадете такъв.
6. Щракнете двукратно върху съществуващата бележка, за да я редактирате.
7. Кликнете върху три доти за да изтриете или промените цвета на конкретна бележка.

Всички бележки, които създавате тук, ще бъдат синхронизирани с приложението Sticky Notes, което сте изтеглили от Microsoft Store. Освен това, за да получите достъп до тези бележки на мобилните си устройства (независимо дали Android или iPhone), ще трябва да изтеглите Microsoft OneNote. След като настроите приложението, бележките ще се синхронизират автоматично и там.

По този начин можете да получите достъп до тях, когато и където пожелаете.

След като го настроите, можете да започнете да го използвате за различни цели. Някои креативни начини за използването му са изброени по-долу.

Изтегли: Залепващи бележки за Windows (Безплатно)

Изтегли: Microsoft OneNote за Android | iOS (Безплатно)

Водете си бележки, за да спестите време

Първото и най-простото нещо, което можете да направите с това приложение, е да водите бележки с него за срещи, имейли, важни неща, които да включите в имейл и други.

Освен това, ако често получавате дълга обратна връзка в имейли и обикновено отивате напред-назад, за да проверите дали сте са разгледали всичко, преди да подадете своя проект, Sticky Notes може да ви спести това допълнително време и усилие. Добавянето на тези коментари под формата на точки във вашите лепкави бележки може да бъде чудесен начин да избегнете тази караница.

Освен това можете да използвате тези бележки, за да следите обратната връзка, която получавате, за да подобрите работата си. Например, може да не е възможно да преминете през целия имейл нишки за всеки от изпратените проекти в края, за да ги прегледате.

Следователно, обобщете обратната връзка, която получавате за завършването на всяка задача в няколко реда и ги добавете към вашите лепящи бележки. До края на месеца ще имате цял списък с неща, върху които трябва да работите или които вече сте подобрили.

Освен това можете също да водите бележки за имейлите, които изпращате ежеседмично, с друга информация като име и имейл адрес на получателя и целта на имейла. Просто зачеркнете списъка, когато приключите с изпращането им. Може значително да ви помогне да поемете контрола над входящата си поща.

Добавяне на напомняния

Използвайте Sticky Notes, за да добавите напомняния за малки неща, които трябва да направите днес и не искате да се притеснявате да добавяте към календара си.

Можете също да зададете напомняния за имейлите, които трябва да изпратите днес, последващи действия, интервюта или срещи, на които трябва да присъствате.

Отговаряйте по-бързо на имейли

Много хора прекарват минути, ако не и часове, мислейки как да отговорят на имейл. Често изяжда голяма част от нашето време.

Sticky Notes са идеалното място за добавяне на бързи едноредове, които можете да използвате, за да отговаряте на различни видове имейли. Всичко, което трябва да направите, е да копирате и поставите текста от тук.

Това е особено вярно, ако получавате редовно подобни заявки в различни форми. Можете просто да създадете шаблон, който да използвате за тях, и да промените детайлите според нуждите.

Създавайте шаблони за различни цели

Освен да отговаряме на запитвания, трябва да пишем имейли за множество други поводи. Ние преминаваме през един и същ процес на мислене всеки път, за да гарантираме, че крайният резултат е професионален.

Следователно, създайте предварително направени шаблони за имейли за тези подобни събития, за да не губите достатъчно време само да мислите какво да напишете. Вместо това го копирайте и поставете от вашите лепкави бележки. Ето някои от случаите, за които трябва да имате предварително направен имейл:

• Поднасяне на извинение по имейл.
• Благодарение на вашия шеф или колега.
• Приемане на нов проект.
• Искане за отпуск по болест.
• Искане за удължаване на срока.
• Проследяване на имейли.
• Поискайте актуализации по проекта от колеги.

Поддържайте списък с имейли

Ако се занимавате с продажби, търсите нова работа или работите като изпълнител и трябва да изпращате имейли редовно, можете да експериментирате и да разберете кой от вашите имейли носи страхотни резултати и кои падне плоска. Накрая анализирайте детайлите, които сте обхванали в тях.

Въз основа на това създайте контролен списък във вашите лепкави бележки за това какво да включите в имейлите си и какво да избягвате. Можете да проверите кръстосано всеки от новите имейли, които съставите с този контролен списък, преди да ги изпратите, за да осигурите по-добри резултати. Например:

1. Темата ми адресира ли директно получателя?
2. Поздравих ли получателя?
3. Има ли добра кука в началото?
4. Ясни ли са намеренията ми с този имейл?
5. Прочетох ли го?
6. Прикачих ли основните документи или връзки?
7. Включва ли добър призив за действие?
8. Достатъчно добър ли е подписът?

Съхранявайте списък с готови за употреба редове за тема

Подобно на шаблоните за имейли, можете също да поддържате списък с мощни тематични линии за да улесните работата си и да ускорите процеса. За да сте сигурни, че можете да намерите такъв за точен момент, можете да ги категоризирате с удебелен шрифт и да ги използвате, както желаете.

Например,

• Благодаря [Пълно име]
• Объркването в последния ми имейл
• С удоволствие приема новия проект

Залепващи бележки в Outlook, за да направите живота си по-лесен

Имейлите може да отнемат време, но те са нещо, което просто не можем да пренебрегнем. Следователно, използването на инструмент като Sticky Notes може да ви помогне да изпращате и отговаряте на тях по-бързо от преди.

Освен това синхронизирането на всичките ви бележки с OneNote на мобилни устройства и приложението Sticky Notes в Windows е друго отлично допълнение.

Ако все още не сте запознати с функциите на Microsoft OneNote, помислете да прочетете и за тях.

12 малко известни функции на Microsoft OneNote, които ще харесате

Прочетете Следващото

За автора