7 начина да преодолеете пристрастяването си към имейл и да повишите производителността

Вашата входяща поща е един от най-коварните уловки на време през деня ви. Дори когато знаете, че не сте получили никакви съобщения (защото току-що сте проверили), не можете да устоите на желанието да опресните и да видите дали е дошло нещо ново.

Въпреки че този натрапчив навик за проверка на входящата кутия изглежда безобиден и дори необходим понякога, той е като всяка друга зависимост; може да повлияе негативно на вашето благополучие и производителност. Тази статия ще предостави няколко съвета, които да ви помогнат да избягате от входящата си поща.

1. Групирайте вашата имейл активност

Вместо да се оставите да станете жертва на сирената на вашата входяща поща и в крайна сметка безсмислена превъртете съобщенията си, върнете контрола върху фокуса и времето си, като групирате активността си по имейл.

Групиране на задачи е практична и ефективна техника за управление на времето, която можете да използвате за почти всяка задача, включително проверка, четене и отговаряне на имейли. Основната идея е да планирате конкретни блокове от време за подобни дейности, в този случай всичко, свързано с имейл. Така че, вместо да проверявате входящата си кутия на всеки няколко минути (или часове, ако имате късмет), бихте настроили няколко пъти, в идеалния случай веднъж или два пъти, през деня, за да проверявате и отговаряте на съобщения.

Този подход ви позволява да останете фокусирани върху жизненоважните си задачи за деня и ви помага да станете по-преднамерени с използването на имейл. Ако имате нужда от малко помощ, за да започнете, опитайте да използвате приложение за имейл като Бумеранг. Този инструмент може да се похвали с няколко функции, които помагат за опростяване на вашето имейл изживяване, но най-подходящата за тази дискусия е Входяща кутия Пауза, което ви позволява да поставяте на пауза входящите съобщения и да планирате, когато искате да бъдат доставени във входящата ви кутия.

2. Отпишете се от ненужни имейли

Не всички имейл пингове са еднакви. Всъщност повечето от тях са просто шум, който служи само да ви отклони от по-важните съобщения и да вършите най-добрата си работа.

Един от начините да укротите пристрастяването си към имейли е да намалите броя на имейлите, които получавате на първо място, като се отпишете от всички ненужни имейл списъци.

Наистина ли трябва да получавате актуализации от този бюлетин, за който сте се абонирали преди години? Или какво ще кажете за тези промоционални имейли от компании, за които дори не си спомняте да сте се регистрирали?

Ако не можете да си спомните защо получавате имейл, има вероятност той да не ви служи, така че натиснете прекратяване на абонамента и разтоварете входящата си поща до намаляване на претоварването на имейлите. Можете да използвате инструменти като Развийте. аз ако имате нужда от помощ за отписване от няколко имейл списъка наведнъж.

3. Избягвайте да проверявате входящата си кутия първо сутрин

Тъй като вероятно използвате телефона си като будилник, е твърде лесно да превъртите и веднага да проверите имейла си сутрин. Въпреки това, проверката на входящата си поща преди сън или първото нещо сутрин е навик за смартфон, който съсипва вашата производителност и подхранва вашата пристрастеност към имейл.

Сутрешните ритуали задават тон за целия ви ден, така че вместо да започнете сутринта си в реактивен режим проверявайки и отговаряйки на съобщения, задайте намерението за деня си, като правите неща, които подхранват вашето благополучие. Създайте продуктивна сутрешна рутина което ви дава възможност да започнете деня си според вашите условия.

4. Деактивирайте сигналите и значките за известия

Говорейки за това, че сте в реактивен режим, сигналите по имейл и значките за уведомяване са сигурен начин за това накарайте мозъка ви постоянно да търси нови съобщения, подобно на кучетата на Павлов, отделящи слюнка от звука на звънец.

Тези известия са предназначени да привлекат вниманието ви и да предизвикат Павловски отговор на натрапчива проверка. Въпреки че не можете да контролирате кога хората ви изпращат имейли, можете да контролирате как вашите устройства ви уведомяват за нови съобщения. Въпреки това отделете време, за да персонализирате вашите имейл известия, за да отговарят най-добре на вашите нужди и да спестите разума си.

5. Организирайте входящата си поща с помощта на етикети

Организирането на вашата електронна поща може да ви помогне да поемете контрола върху имейла си, вместо да му позволите да ви контролира. от групиране на подобни имейли с помощта на етикети, можете лесно да намерите съобщенията, от които се нуждаете, без да превъртате през безкраен списък със съобщения.

Тази система също така улеснява сортирането на вашите имейли, така че можете бързо да сканирате и изтривате всички неважни съобщения. Използването на цветове върху вашите етикети в Gmail също улеснява визуалното разделяне на различни типове съобщения с един поглед.

Можете да ограничите пристрастяването си към имейл, като използвате други инструменти за комуникация, особено ако работите на отдалечено работно място, което обикновено разчита в голяма степен на виртуална комуникация.

Например, Slack е отличен инструмент за съобщения в реално време и сътрудничество с вашия екип, докато приложенията като Twist прегръщате асинхронна комуникация, като ви дава свободата да отговаряте на съобщения сами време.

Въпреки това, може да не успеете да избягате изцяло от имейла, тъй като той все още има своите уникални предимства. Но можете да използвате приложения като Spike, за да подобрите вашето имейл изживяване и производителност. Този инструмент ви позволява да консолидирате всичките си съобщения от различни имейл акаунти на едно място, както и да сортирате, търсите и планирате съобщения.

7. Направете почивка

В най-тежките случаи на пристрастяване към имейл, може да се наложи да се отдръпнете изцяло от входящата си поща и да си починете от имейла. Това може да бъде предизвикателство, ако разчитате на имейл за работа, но може да е необходимо, за да ви помогне да преодолеете пристрастяването си.

Ако обаче не можете да се откажете изцяло от имейла, можете да го премахнете от всичките си лични устройства и да го проверите само от служебните си устройства. Това ви позволява да очертаете ясна граница между работата и личния си живот и да избягате от „Винаги-включени“ очаквания към съвременното работно място.

Разбийте пристрастяването си към имейл, за да подобрите благосъстоянието и производителността си

Живеем във време, в което комуникацията е мигновена, постоянна и винаги достъпна на една ръка разстояние. Въпреки че това може да бъде добро нещо в умерени количества, то също може да доведе до пристрастяване към имейл и всички неблагоприятни ефекти, които идват с него.

В идеалния случай вашата електронна поща трябва да служи като средство за по-продуктивна цел, а не като постоянен източник на стрес. Така че, ако прекарвате по-голямата част от времето си във входящата си поща, е време да направите крачка назад, да преоцените отношенията си с имейл и да направите някои промени. Използвайте съветите и приложенията по-горе, за да ви помогнат да преодолеете пристрастяването си към имейл и да поемете отново контрола върху деня си.

6 съвета как да накарате хората да отварят и четат вашите имейли

Прочетете Следващото

За автора