Ръководство за начинаещи за терминологията ClickUp

Една от най-плашещите части от използването на всеки нов софтуер са конвенциите за именуване на всички негови функции – особено след като всеки разработчик ги нарича нещо различно.

Докато някои от имената са доста прости, други са склонни да ви изненадат. В тази статия ще намерите бърз преглед на терминологията и обясненията на ClickUp, които да ви помогнат да започнете с този удобен за потребителя софтуер за управление на проекти.

1. Работно пространство ClickUp

Вашият ClickUpРаботно пространство по същество е мястото, където всичко се случва. Тук ще намерите всички колеги и проекти, които принадлежат на една организация.

Например, ако работите за компания, наречена ACME, всичко в работното пространство на ACME ще се отнася до ежедневните му операции и проекти в движение. Всеки в акаунта на компанията ще има достъп до нейното работно пространство.

Вашето работно пространство може да бъде вашето име или както искате да го наречете, ако работите сами.

2. Пространства за щракване

В работните пространства ще намерите

Пространства във вашата странична лента. Мислете за тях като за отдели в една компания.

Различни екипи работят по отделни проекти с уникални процеси и стилове на работа. Така че можете да организирате своето работно пространство, за да отразите това и да дадете на всяко пространство индивидуални настройки според нуждите на отделите и проекта.

Организирането по отдел или клиент ще направи така, че вие ​​и вашите колеги да можете бързо да намерите артикули въз основа на имената. Освен това предотвратява претрупването, което означава, че няма да се налага да преглеждате тонове несвързана информация, за да намерите това, от което се нуждаете.

Можете да ограничите пространствата само до онези, които трябва да поддържате в цикъл, ако решите. Това създава поверителност и създава по-чисто работно пространство за вашите колеги.

3. ClickUp Lists

Сега тръгвате към състезанията. Списъци са мястото, където правите план за игра за справяне с проекти. Вместо просто да създавате списъци по проект, можете също да ги разделите по:

• Местоположение
• Основен камък
• Спринт
• клиент
• Колега
• Цел — отворени проекти, молби за помощ, общо взето решение и т.н.

Можете дори изградете табло за заявка на проект в ClickUp за делегиране на задачи. Нещо, което трябва да се отбележи е, че ClickUp Lists имат много опции за оформление или изгледи. При работа вътре Изглед на списък, отделните списъци, които ще намерите вътре, всъщност са състояния, а не подсписъци.

Освен това можете да организирате подобни списъци Папки във вашето пространство, за да ги държите заедно, но не е необходимо. Всъщност папките може само да усложнят иначе чисто и просто работно пространство. Колкото по-малко кликвания, за да стигнете до мястото, където отивате, толкова по-добре.

4. ClickUp Tasks

Ако вашите списъци са проекти, тогава вашите задачи са отделните елементи за действие, с които трябва да се справите, за да ги завършите. Независимо от изгледа, в който се намирате, задачите се отварят към карта, където можете да добавите или прегледате информация за заданието.

Тук можете да добавите описание, подзадачи, коментари, прикачени файлове, наблюдатели и др. Докато работите върху дадена задача, можете да промените нейния статус, за да отразява къде се намира в процеса или работния процес.

Ако ви е интересно какво подзадачи са, те са основно по-малки елементи за действие, които можете да използвате, за да разделите задачите на още по-малки стъпки. Подобно на папките, използването им може да усложни нещата, особено за начинаещ. Те може да работят за някои, но други може да смятат, че придържането към задачи е по-ефективно.

5. Статуси в ClickUp

Статуси в ClickUp дава на вас и вашите колеги бърз преглед на етапите, на които се намират задачите. Например, можете да опростите нещата със статусите Да направя, В процес на изпълнение, и Свършен.

Освен това можете да използвате ClickUp, за да очертаете стъпки в конкретен процес, където вие и вашите колеги трябва да предадете щафетата. Докато заданието преминава към следващата стъпка, маркирате колегата си в коментар, за да го уведомите, че е готов.

Искате да избягвате да бъдете твърде детайлни, но помислете за пътуването, което всяка задача изминава от началото до края и се запитайте:

• Какво име можете да дадете на проекти, които все още не са започнали? Задачи, изоставане, отворени и т.н.
• Какви са конкретните имена, които искате да дадете на всяка стъпка?
• Какви стъпки можете да комбинирате?
• Можете ли да изпратите задачи на предишен етап, вместо да създавате друга стъпка? Например, уеб разработчик, изпращащ телена рамка обратно до Дизайн вместо да има друг статус за Ревизия.
• Как можете да представите, че някой е заседнал или проектът е задържан?
• Искате ли да покажете завършените задачи? Или е по-добре да ги архивирате?

6. Колони в ClickUp

Искате ли да добавите някакъв контекст към задачите си? Колоните играят много роли в ClickUp.

• На първо място, те действат почти като шаблон, който можете да използвате, за да попълните, за да добавите подробности към заданията.
• Второ, те показват тази информация във вашия списък, което ви позволява бърз преглед.
• Трето, те създават последователност.

Лесно е да се увлечете с тях, защото има толкова много видове колони и толкова много за правене с всяка една от тях. Въпреки това, можете да създадете ефективен списък със задачи само с няколко.

Когато добавяте колони, най-добре е нещата да са прости и да добавяте колони, които знаете, че ще използвате последователно. За да направите това, помислете за подробностите, от които може да се нуждаете вашите колеги за всички задачи.

Например, вероятно ще искате да включите a Краен срок, Приоритет, и Цесионер Колона. Ако обаче покажете бюджета само за няколко проекта, ще искате да избегнете поставянето на a Пари Колона, тъй като полетата ще останат празни. Вместо това можете да покажете тази информация в картата със задачи.

Други полезни условия, които трябва да знаете в ClickUp

Може да не използвате някои от тях веднага, но ето списък с други термини, с които да се запознаете в ClickUp:

• Изгледи—ClickUp предлага много оформления за вашите списъци—някои опции са таблица, дъска, календар и времева линия.
• Табло-правите ги с помощта на джаджи - нещо като градивни елементи. Таблата за управление ви дават общ преглед на вашето работно пространство в ClickUp, независимо дали е само за вас или наблюдавате вашите колеги.
• Зависимости— можете да свържете задачи навсякъде във вашето работно пространство или в конкретен списък, за да ги държите заключени, докато свързано задание достигне своето Завършен статус.
• Бяла дъска— можете да добавяте бели дъски навсякъде в ClickUp, за да картографирате идеи и проекти с вашите колеги.

Картографиране на вашите проекти в ClickUp

След като вече сте запознати с някои от елементите, които съставляват софтуера, е време да започнете. Не забравяйте, че най-доброто нещо, което можете да направите на този етап, е да опростите нещата.

Лесно е да се хванете в желанието да използвате всички функции на ClickUp. Въпреки това, те може да не са тези, от които се нуждаете, за да направите идеалната дъска за вас или вашите проекти. Винаги можете да добавите елементи по-късно, когато ги мислите. Ако не сте сигурни откъде да започнете, защо не начертаете собствените си проекти с помощта на изглед на списък и да продължите оттам?

ClickUp срещу Понятие: Кое е по-добро за сътрудничество по проекти?

Прочетете Следващото

За автора