Как да използвате проверка на данни в Google Sheets

Ако искате да намалите шансовете за грешка в електронната си таблица в Google Таблици, като приемате само валидни данни, тогава проверката на данните е точно това, което търсите. С проверката на данните можете да инструктирате Google Таблици да приема само определен сорт или диапазон от данни за клетки или да предупреждава потребителя, когато въведе невалидни данни.

Валидирането на данни е лесно за използване, но изисква разбиране на концепциите, за да се използват правилно. Прочетете, за да разберете какво представлява проверката на данни и как можете да го използвате в Google Таблици, за да подобрите своите електронни таблици.

Какво представлява проверката на данните в Google Sheets?

Проверката на данни е функция на Google Таблици, която ви позволява да ограничите вида на въвеждане, което вашите потребители могат да въвеждат в определени клетки. Можете или да използвате валидиране на данни, за да предупредите потребителя, когато въведе невалидни данни, или да отхвърлите невалидните данни напълно.

С помощта на валидиране на данни можете да подобрите електронни таблици, които са предназначени за използване от други хора. Можете да дадете ограничения на стойността, която могат да въвеждат, или например да създадете падащ списък с елементи, от които могат да избират. В крайна сметка можете също да въведете персонализирана формула като критерии за валидиране на данни. По този начин Google Sheets ще отхвърли стойността, ако не отговаря на персонализираното уравнение.

Как да използвате проверка на данни в Google Sheets

Проверката на данните е лесна за работа в Google Таблици. Основните стъпки за използване на валидиране на данни са както следва:

1. Изберете клетката или диапазона от клетки, за които искате да използвате валидиране на данни.
2. Отидете до Данни меню и след това изберете Потвърждаване на данни.
3. Въведете вашите критерии.
4. Щракнете върху Запазете.

Преди да преминем към примери, при които внедряваме валидиране на данни, нека разгледаме по-подробно елементите на валидирането на данни.

• Обхват на клетките: Това е диапазонът, в който входните данни ще преминат през критериите за валидиране на данните. Това може да бъде една клетка или набор от клетки.
• Критерии: Това е критериите, при които посочвате какъв вид данни са валидни. Валидният тип данни може да бъде число, текст, дата, списък, квадратче за отметка или персонализирана формула.
• На невалидни данни: Това показва реакцията на Google Таблици към невалидни данни. Можете да изберете или да оставите невалидните данни да преминат и да изведете предупреждение, или да отхвърлите невалидните данни и да покажете предупреждение.
• Външен вид: Тук можете да въведете помощния текст за валидиране. Този текст ще се покаже, когато потребителят въведе невалидни данни в клетка.

Сега, когато знаете какво представлява настройката за валидиране на данни, нека да видим валидирането на данни в действие с няколко примера.

Проверка на данни Пример 1: Задаване на ограничение на стойността на числата

В този пример имаме примерна електронна таблица, предназначена да събере информация за това кои книги са харесали най-много на потребителя. Електронната таблица включва колона, съдържаща имената на книгите, и друга колона, която чака въвеждането на потребителя. Потребителят трябва да оцени всяка книга от 10.

Тъй като оценката е по скала от 10 и нямаме време да проверяваме всеки вход, целта е да ограничим стойностите, които потребителят може да въведе до 1-10. Потребителят не трябва да може да дава на книга оценка под 1 или над 10. Това изисква валидиране на данните.

1. Изберете клетките, където искате да приложите проверка на данните. Това ще бъдат клетки B2 да се B7 в този пример.
2. Отидете до Данни меню и изберете Потвърждаване на данни. Това ще изведе прозореца за проверка на данните.
3. За Критерии, изберете номер и между.
4. Въведете лимита за брой по ваш избор. За този пример ще въведете 1 и 10.
5. Проверете Отхвърляне на въвеждане. Това ще принуди потребителя да въведе валидни данни.
6. Проверете Показване на помощен текст за валидиране.
7. Въведете помощен текст за валидиране, за да информирате потребителя какъв вид данни се очаква.
8. Щракнете върху Запазете.

Сега вашата таблица е готова за потребителските данни. Като тест опитайте да оцените една от книгите със стойност по-висока от 10 или по-малка от 1. Трябва да получите грешка и вашите данни трябва да бъдат отхвърлени. Сега, ако въведете стойност между 1 и 10, въвеждането ще бъде прието. Като по часовник е!

Проверка на данни Пример 2: Създаване на падащ списък

Едно от популярните приложения за валидиране на данни е създаването на падащи списъци в Google Sheets. Можете да създадете падащ списък, за да дадете на потребителя избор между елементи, които сте решили като валидни данни.

В този пример имаме имената на някои студенти в електронна таблица и целта е да създадем падащ списък, където потребителят може да избере своята специалност.

1. Изберете клетките, в които искате да имате падащ списък. Това ще бъдат клетки B2 да се B7 в този пример.
2. Отидете до Данни меню и изберете Потвърждаване на данни. Ще се отвори менюто за проверка на данните.
3. В критерии изберете Списък с артикули.
4. В текстовото поле въведете списъка с елементи. Можете да разделите елементите със запетая (,). За този пример сме въвели елементите по-долу:

   Медицина, Фармация, Биология, Приложна математика

5. Проверете Показване на падащ списък в клетката.
6. Проверете Отхвърляне на въвеждане.
7. Проверете Показване на помощен текст за валидиране.
8. Въведете помощен текст за валидиране.
9. Щракнете върху Запазете.

Ще забележите малка стрелка във всяка клетка. Вече можете да щракнете върху клетките, за да изберете от падащ списък. Ако се опитате да въведете стойност, която не е в списъка, вашата стойност ще бъде отхвърлена. Въпреки това, все още можете да въведете елементите от списъка.

Ако искате да добавите водещи точки към елементите във вашия списък, прочетете нашата статия за как да добавяте водещи точки в Google Sheets.

Проверка на данни Пример 3: Задаване на ограничение за дължина на текста

Можете да използвате валидиране на данни с персонализирани формули, за да постигнете всякакви неща в Google Таблици. Персонализираните формули ви позволяват да задавате критерии, които не са в нито един от типовете критерии, вградени в проверката на данните в Google Таблици.

Като пример, нека създадем клетка, която позволява само 5 знака или по-малко в нея. Ще направим това с помощта на проверка на данните.

1. Изберете клетката. Това ще бъде D1 в този пример.
2. Отидете на Данни и след това изберете Потвърждаване на данни.
3. В критерии изберете Персонализирана формула.
4. За персонализирана формула въведете формулата по-долу:

   =LEN(D1)<5

   Тази формула използва функцията LEN за преброяване на знаците в клетката и връща true, ако дължината е по-малка от 5 знака.
5. Проверете Отхвърляне на въвеждане.
6. Щракнете върху Запазете.

Сега, ако въведете име, което е с дължина повече от 5 знака, Google Sheets ще го отхвърли и ще трябва да опитате отново. Можете да използвате функция за автоматично попълване за да приложите тази проверка на данните към други клетки.

Потвърдете данните си с Google Таблици

Валидирането на данни е инструмент, който ви позволява да ограничите това, което вие или друг потребител можете да въведете в конкретни клетки. По този начин валидирането на данни може да бъде полезно при създаване на анкети, за да се приемат само валидни данни, или във вашите собствени електронни таблици, за да се увеличи точността.

Има много видове критерии, които можете да зададете с помощта на валидиране на данни в Google Таблици и дали данните типът, който искате, не е вграден в проверката на данните в Google Sheets, можете да зададете критерии с персонализиран формула. Сега знаете как да използвате проверката на данни в Google Sheets. Бъдете сигурни, че по-малко невалидни данни ще направят анализа ви по-лесен и по-точен!

8-те най-добри начина да използвате Google Sheets като професионалист

Прочетете Следващото

За автора