6 креативни начина за използване на Google Forms на работното място

Google Forms е софтуер за създаване на анкети, включен като част от Google Workspace, и има широк потенциал за използване. Той е проектиран да бъде лесен за използване и лесен за създаване и споделяне на анкети по време на работа и може да представлява важна част от инструментариума ви на работното място.

Няма значение дали сте нов в използването на това приложение или го използвате редовно. Тук разглеждаме какво представлява Google Forms и как да го използваме творчески в работата.

Какво е Google Forms?

Google Forms е софтуер за проучване, който ви позволява да създаване на различни анкети и ги споделете с вашия екип. Получавате няколко опции, от които да избирате, когато създавате своя формуляр, така че получавате отговорите, от които се нуждаете. Това включва отговори на параграфи и форматиран текст, квадратчета за отметка и множествен избор, мрежи, качвания на файлове и числови скали.

Можеш качете изображения във вашия формуляр, за да се открои и добавете сътрудници, така че да можете да си сътрудничите с други за отговорите, които получавате. След като попълните формуляра си, всичко, което трябва да направите, е да щракнете

Изпратете в горния десен ъгъл на екрана и изберете дали искате да го разпространявате по имейл, връзката или да използвате код за вграждане.

1. Получете обратна връзка за нови процеси

Когато на работа се внедряват нови процеси, често има период от време, в който хората трябва да се приспособят и понякога това може да разкрие някои проблеми или трудности, които не са били отбелязани по-рано. В тези случаи може да искате да получите обратна връзка за това как вървят нещата.

Създаването на Google формуляр за това дава на служителите възможност да чуят гласа си. Това обаче е и възможност за отстраняване на проблеми, преди те да станат по-разпространени.

За този тип анкети може да помислите за използването на следните функции на формуляри:

• Линеен мащаб— за добавяне на оценки или опции за съгласие/не съгласие.
• Квадратчета за отметка— за да получите представа за предпочитани или неблагоприятни характеристики.
• Кратък отговор или Параграф— за подробна информация.

2. Заявете идеи за проект

По време на първоначалната фаза на планиране на проекта е важно да получите гледните точки на персонала от вашата целева аудитория. Само защото нещо има смисъл за вашия екип по проекта, не означава, че ще работи за всички. Освен това може да има полезни идеи, които не сте обмисляли.

Ако искате идеи, трябва да се уверите, че формулярът на Google позволява безплатни текстови отговори, вместо да ограничавате отговорите до множество възможности за избор. Поради това, Кратък отговор или Параграф са идеални опции за формат.

Все пак, имайте предвид, че ако изпращате формуляра на широка аудитория, ще трябва да преглеждате много информация. В зависимост от обхвата на вашия проект, този тип проучване може да е по-подходящо за малка група хора.

3. Оптимизирайте комуникациите

В по-големите компании, където има множество отдели, ще искате да опитате да опростите комуникациите колкото е възможно повече. В противен случай може да откриете, че персоналът е бомбардиран с имейли и актуализации от тези различни отдели, без реален ред на нещата.

За да направите това, ще искате да създадете стандартен шаблон за формуляр на Google, на който отделите да изпращат своите съобщения. След това, на две седмици или месечно, можете да съберете тази информация в един имейл, който да изпратите до екипа.

Ще можете да видите цялата информация от Отговори раздел във формуляра на Google и просто копирайте и поставете, ако е необходимо.

4. Формуляри за заявки за персонал

Има много причини, поради които персоналът може да се наложи да попълни формуляр, за да поиска нещо. Може да е за ново оборудване, поддръжка, срещи с други отдели и много други.

Вместо да използвате Google Документи за тези заявки, можете да създадете Google формуляр. Това ще ви позволи да водите по-добри записи за това кой какво иска и ще съхранява информацията на едно място, вместо да се разпространява в няколко документа.

Формулярите за заявка са най-подходящи за смес от Множество избор, Квадратчета за отметка, Кратък отговор, и параграф, но можете също да използвате Дата и Поставете отметка опции, в зависимост от информацията, която ви е необходима.

5. Изпратете ИТ запитвания и проблеми

Вашето работно място може вече да има телефонна линия или имейл, настроен за отговор на проблеми, свързани с ИТ, но използването на Google Формуляри за управление на тази информация може да се окаже много полезно. Не само ще можете да задавате конкретни въпроси, за да помогнете за събирането на информация за проблема, но също така можете да видите тенденции.

Например, можете да включите Множество избор въпроси като:

• Обновихте ли страницата или рестартихте компютъра си?
• Имате ли проблеми с интернет връзката?
• За първи път ли имате този проблем?

И след това имайте място в долната част за a Кратък отговор или параграф, за служителите да напишат повече подробности за проблема, който изпитват.

6. Събиране на данни

Може да се наложи да съберете данни за конкретни области на вашата компания и как работят нещата. Може да е как персоналът гледа на предлаганото благосъстояние на работа или как изглежда натовареността на седмична база. Каквато и да е причината, формулярът в Google е бърз и лесен начин да направите това, без да се налага да провеждате отнемащи време срещи или работни групи. Освен това ви позволява да реагирате на нещата проактивно, а не реактивно.

За целта ще искате да използвате въпроси, които дават числов отговор, така че да можете да съпоставяте данните безпроблемно, вместо да се налага да работите с много текст. Поради тази причина, Линеен мащаб, множествен избор, и Квадратчета за отметка са най-добрите варианти.

Можете също да включите Кратък отговор или Параграф ако се интересувате от качествени данни, но отново имайте предвид колко голяма е вашата целева аудитория и какво може да означава това за писане на отчети.

Използването на Google Forms до потенциала си

Можете да използвате Google Forms по практически всякаква причина, когато имате нужда от отговори от други хора. Можете да спестите време за срещи и създаване на множество отделни документи на работното място, като вместо това изберете формуляр.

Ако все още не сте изпробвали Google Forms за някои примери по-горе, опитайте и вижте дали това е нещо, което отговаря на вашите цели.

9 Разширени съвети и трикове за Google Forms

Прочетете Следващото

За автора