Топ 7 съвета за етикет за отдалечени екипи

Slack може да се похвали с няколко функции, които го превърнаха в предпочитаното приложение за съобщения на съвременното работно място, включително интеграции на трети страни, поддръжка на богата медия и опции за персонализиране, за да назовем само няколко.

Всичко обаче се свежда до това как използвате Slack. Когато се използва правилно, Slack може да бъде безценен инструмент за комуникация и сътрудничество. Злоупотребявайте с него и това се превръща в проклятие на вашето съществуване. В тази статия ще разгледаме някои съвети за етикет на Slack, които ще помогнат за повишаване на производителността на вашия екип.

1. Отговорете в темата

Нишките са чудесен начин да поддържате свързани съобщения заедно и да избягвате претрупването на основния канал. Това е ефективно, когато имате много хора в канал, участващи в множество дискусии, които бързо могат да станат трудни за проследяване.

Когато отговаряте в нишка, вашето съобщение се появява вложено под оригиналното съобщение, което улеснява членовете на вашия екип да следват този конкретен разговор.

Трябва само да кликнете върху „Отговорете в темата” в горния десен ъгъл на съобщението, на което искате да отговорите.

2. Отразете своята гледна точка в едно съобщение

Имайте предвид, че всеки път, когато изпращате директно съобщение до колегите си, те получават известие, което може да бъде смущаващо. Разделянето на мислите ви в различни съобщения води до множество известия и води до превключване на контекста и намалена производителност.

Например, изпращане на „здравей“, последвано от „какво има?“ тогава „надявам се да сте добре“ означава вашия отдалечен колега получава три възможности да се разсейва от работата им, докато чака да напишете своя съобщение.

По-добър начин да направите това е да напишете вашата точка в едно директно съобщение и да го изпратите наведнъж. Опитайте се да бъдете кратки в съобщенията си, за да избегнете объркване или обмени напред-назад. Можете да използвате точки и числа, за да организирате съобщението си, ако е твърде дълго.

По този начин вашият колега получава едно известие и може да отговори наведнъж, вместо да се налага да спира това, което правят няколко пъти, за да отговаря на вашите съобщения.

3. Внимавайте за часовите зони

Работете продуктивно с екип, разпръснат в различни часови зони може да бъде сложно. Когато става въпрос за съобщения, трябва да имате предвид кога хората са на разположение, за да не ги безпокоите в извънработното им време.

Най-общо казано, опитайте се да избягвате да изпращате съобщения на хората извън работното им време, освен ако не е необходимо. За щастие, можете да персонализирате графика си за известия в Slack.

За да зададете графика си за уведомяване, щракнете върху снимката на вашия профил в горния десен ъгъл на интерфейса на Slack, след което изберете Предпочитания > Известия. Оттам можете да изберете часовете, в които искате да получавате известия и дори да настроите „Не безпокой" часа.

В допълнение към това можете също да планирате съобщенията да бъдат изпращани по-късно (по време на работното време на вашия колега). Това е по-практичен начин да изпратите съобщение до отдалечен колега, който не е на разположение. След като въведете в полето за съобщение, щракнете върху иконата със стрелка до Бутон за изпращане и изберете кога искате съобщението да бъде изпратено.

4. Наименувайте подходящо канали и добавете описания

Именуването на канали и добавянето на описания помагат да се организират нещата и улесняват хората да намерят правилния канал за техните нужди. Добавянето на описание е особено полезно в по-големи организации с множество канали с подобни имена.

За да наименувате или добавите описание към канал, щракнете върху името на канала и изберете „Вземете подробности за канала” След като направите това, жизненоважно е всеки да използва всеки канал по предназначение, за да избегне объркване. Например, трябва да използвате своя канал за съобщения за неща като актуализации на компанията, вместо да го използвате за воден охладител чат.

5. Закачете важни съобщения в каналите

Фиксирането на съобщения е чудесен начин да запазите важна информация в горната част на канала. Това е особено полезно, ако вашите колеги трябва да се позоват на по-ранно съобщение в канали с голям трафик, където новите съобщения могат бързо да изтласкат по-старите.

За да постигнете това, щракнете върху икона с три точки до съобщението и изберете „Закачете към канал” Можете също да добавите отметка за връзки, които искате да запазите за по-късно или смятате, че други хора в канала биха могли да намерят полезни. Всичко, което трябва да направите, е да кликнете върху „Добавяне на отметка“ в горния ляв ъгъл на канала.

6. Използвайте @channel и @тук по подходящ начин

В @канал и @тук споменаванията са чудесни за привличане на вниманието на хората, но трябва да ги използвате пестеливо. Всеки път, когато използвате „@” той уведомява определени хора, които бързо могат да станат досадни и разсейващи, ако се използват прекалено много. Нещо повече, той също може да загуби своята ефективност, ако хората станат имунизирани срещу него.

Ето защо е важно да използвате тези споменавания разумно и само когато е необходимо.

Отбележи, че @канал ще уведоми всички в канала (включително хора, които не са активни в момента), докато @тук ще уведомява само хората, активни в Slack.

Това каза, можете да използвате @канал когато трябва да се уверите, че всички виждат вашето съобщение, като например важно съобщение за цялата компания. От друга страна, може да използвате @тук когато трябва да получите бърза обратна връзка за нещо, което не изисква непременно вниманието на всички.

7. Не използвайте Slack за управление на проекти

Въпреки че Slack е богата на функции платформа, която ви позволява да правите много неща, за предпочитане е да използвате специални инструменти за управление на проекти, за да управлявате задачите си.

Slack е ефективен инструмент за вътрешна комуникация, но има по-добри опции за управление на вашите проекти. Използването на Slack за управление на вашите проекти може бързо да стане непосилно и предизвикателно за проследяване.

асана и Trello са страхотни алтернативи, които предлагат повече функции и функционалност за управление на проекти. Нещо повече, те се интегрират безпроблемно със Slack.

Създаване на продуктивно и съвместно работно пространство с помощта на Slack

Понякога приемането на неизказани или неписани правила може да доведе до проблеми в бъдеще. Като отделите време да установите някои най-добри практики на Slack от самото начало, можете да си спестите много главоболия по-късно.

Съветите по-горе могат да бъдат изходна линия, която можете да използвате, за да приспособите етикета на Slack за вашата организация и да извлечете максимума от този мощен инструмент за комуникация.

8-те най-добри идеи за изграждане на екип в Slack за отдалечени екипи

Прочетете Следващото

За автора