Задачи на Outlook vs. Microsoft да направи: кое е по-добро?

Microsoft има две приложения за управление на задачи. Microsoft To Do се предлага предварително инсталиран на компютри с Windows и също е достъпен онлайн. Неговият имейл и календарен клиент, Outlook, също включва стабилна функция за задачи.

Но кое е по-добро за управление на вашия списък със задачи? Конкуренцията е по-близка, отколкото си мислите. Тази статия сравнява Microsoft To Do и Microsoft Outlook като приложения за управление на задачи, за да разберете кое е по-добрият избор.

Най-достъпен

To Do, което преди беше Wunderlist, е безплатно приложение, включено в Windows 10 и 11. Можете също да получите достъп до Microsoft To Do във вашия браузър. За Outlook, функцията Task е налична само в първокласното настолно приложение. В безплатната уеб версия вместо това се интегрира със To Do.

За увреждания и двамата са приятелски настроени към Вградени екранни четци на Windows. Текстът и иконите на Outlook са по-малки. Това може да бъде разочароващо за тези със зрителни увреждания или проблеми със сръчността. Но можете да ги увеличите в настройките на Windows.

Настройките по подразбиране на To Do са по-ясни и по-големи. Използването на цвят и графики върху текст също улеснява фокусирането. Приятна полза за тези с психични проблеми, които засягат вниманието. Опростените менюта също правят навигацията с екранен четец по-бърза, тъй като има по-малко за преминаване.

И двете приложения имат безплатни мобилни версии за Android и iOS. Приложенията са еднакви по отношение на достъпността и съдържат голяма част от същите функции като настолните версии. И двете приложения включват и джаджи за начална страница за бърз достъп.

Но аспектът „Задачи“ липсва във версията на приложението на Outlook. Всички елементи, създадени в Tasks, се копират в календара като събития. Можете да преглеждате тези събития в календара в приложението Outlook, но не можете да използвате отчети за напредъка или други функции, специфични за задачи.

За по-лесно използване, оформлението на Outlook има много опции и многопластови менюта. To Do е много по-лесно за научаване и управление. Неговият опростен дизайн и опростени функции са лесни за навигация. Това е лесно дори за начинаещ компютър.

победител: Да направя

Най-добро за групови проекти

Outlook е силен инструмент за сътрудничество за управление на проекти. Той се интегрира с Outlook Calendar и Outlook Mail. Това улеснява присвояването на контакти и планирането.

Освен това получавате много подробности за напредъка на всяка задача. Можете да проследявате по отработени часове, процент завършеност и състояния като „чакане на някой друг“. Ако споделите задачата само с още един човек, получавате актуална информация за промените на този човек.

Outlook също ви позволява да изпращате заявки за задачи. Това е, когато изпращате имейл на контакт, като го молите да започне задача и автоматично ги присвоявате към нея. По ваш избор можете да запазите копие на задачата и да получите актуализация, когато тя е маркирана като завършена от техния край.

И накрая, Outlook има бърз бутон за изпращане на отчети за състоянието. Те обобщават настройките за състоянието на задачата в имейл. Можете да изпратите този имейл направо от прозореца на задачата и да прикачите всякакви допълнителни бележки, които искате.

To Do също има някои добри инструменти за сътрудничество. Можете да зададете други на задача чрез връзка за споделяне. Можете да споделяте достъп до създаден списък или само до конкретна задача. Това улеснява контрола на достъпа.

Ако хората, с които искате да споделите, са във вашия списък с контакти, това е още по-лесно. Когато споделите списък, To Do ще генерира списък с вашите контакти в Windows Mail. Можете също да търсите контакти от OneNote.

To Do също има предимство за сложни проекти. Позволява ви да разделите задачата на стъпки. Това може да подобри мотивацията и да направи задачата по-изпълнима. Outlook Tasks не включва функция Стъпки.

победител: Задачи на Outlook

Най-добрата организация

Функцията Tasks на Microsoft Outlook става наистина специфична със своята организация. Дали това е добро или не зависи от начина, по който работите. Outlook Tasks поддържа папки с подпапки и автоматизирани системи за сортиране. To Do използва по-опростен подход.

В Outlook можете да използвате Правила, за да изпращате определени имейли или събития в календара до конкретна папка със задачи. Освен това ви позволява да задавате конкретни нива на приоритет. Можете също така да кодирате задачи с цвят с категории.

To Do предлага всички същите функции като Outlook, но ги опростява. To Do има папки, но не и подпапки. Тя ви позволява да маркирате приоритет, но е ограничена до двоична система: елементите със звезда са важни, елементите без не са.

To Do също поддържа категории под формата на хештагове с възможност за търсене. Добавянето на хештаг навсякъде в задачата създава категория със същото име. Най-добрата функция на To Do, която липсва на Outlook, е Моят ден отличителен белег.

My Day е интелигентна папка в Microsoft To Do. Това е еднодневен дневен ред, който можете да попълвате ръчно или да избирате от предложенията на To Do. Предложенията ще се съсредоточат върху задачи, които предстоят скоро, маркирани като важни или такива, които не сте докосвали от известно време.

Този интелигентен дневен ред изпреварва задачи пред Outlook Tasks, но е много близо. Ако искате или имате нужда от допълнително ниво на детайлност, вместо това използвайте Outlook.

победител: Да направя

Най-добрата персонализация

Както To Do, така и Outlook ви позволяват да прикачвате файлове и да свързвате задачата с имейл. В Задачи трябва да маркирате имейла, след което да преместите задачата от Маркирани имейли в какъвто списък искате. И двете също ви позволяват да добавяте текстови бележки към задачата и да прикачвате медийни файлове към задачата.

Само Outlook ви позволява да използвате форматиране на богат текст и изображения в описанието на задачата. Но тези дизайнерски елементи са естетически, така че добавянето им към всяка задача може да бъде загуба на време. Освен това трябва да щракнете върху задачата, за да ги видите.

Прикачването на файлове е по-полезно. Само Outlook ви позволява да свързвате задачи една с друга. Правите това с опцията Прикачване на елемент на Outlook. Тази решаваща способност за свързване на свързани задачи липсва в To Do.

Персонализирането на To Do е предимно естетически. Можете да изберете цвета на фона на списък и да създадете персонализирани списъци. Можете също да изберете основни модели за сортиране, като например по крайна дата или по дата на създаване.

To Do също генерира различни интелигентни списъци, като маркирани имейли и Присвоени на мен. Можете да ги включите или изключите. За тези, които трябва да прецизират задачите си, Outlook е безспорният победител.

победител: Задачи на Outlook

Най-доброто приложение за производителност на Microsoft

За лична употреба и малки проекти, To Do работи добре. Но като цяло по-стабилният списък с функции на Outlook печели. Допълнителните детайли поддържат по-високо ниво на професионализъм, а персонализирането на високо ниво не може да бъде победено.

Особено ако управлявате сложен проект, Microsoft Outlook е най-добрият ви залог за приложение за управление на задачи.

Как да използвате Microsoft Outlook за управление на проекти

Прочетете Следващото

За автора