Вероятно сте запознати с отговорника извън офиса на Gmail. Това е онзи автоматичен имейл, който можете да включите всеки път, когато отидете на почивка. Той информира вашите приятели и колеги, че не сте до компютъра си и ще им отговорите, когато се върнете.
Колкото и полезна да е тази функция, понякога не е достатъчна. Например, ако имате редовен почивен ден през седмицата, може да искате известие за извън офиса винаги да се изпълнява в този ден.
Въпреки че Gmail не може да направи това сам, ето два други начина за постигане на този автоматично повтарящ се имейл.
Използвайте Auto Reply Pro за вашия имейл извън офиса
Първата опция е добавка на Google Marketplace, наречена Auto Reply Pro. Въпреки че е платена функция, тя също има безплатно ниво, което ви позволява да изпращате 50 автоматични имейла на месец. Ако вашата входяща поща не получава толкова много трафик, това може да е идеалното решение за вас.
Следвайте тези стъпки, за да го конфигурирате:
- Инсталирайте приложението и го свържете с желания акаунт в Gmail.
- Във вашия акаунт в Gmail натиснете Auto Reply Pro икона от дясната страна на екрана. Прилича на синьо квадратно щастливо лице.
- В прозореца, който се показва, щракнете Първи стъпки.
- Щракнете върху Добавяне / управление на правила в приложението. Това ще стартира нов прозорец.
- Натиснете Пропусни за да кацнете на началния екран на приложението.
- От лявата страна щракнете Автоматичен отговор, и в менюто, което се отваря, щракнете Добавете ново извън офиса.
- Дайте име на правилото и щракнете Следващия.
- На този екран можете да изберете условия. Например, само имейли с определена тема или от конкретни получатели. Тъй като искаме да изпратим това до всички имейли, не отбелязахме нищо и натиснахме Следващия.
- Марк Активиране само за конкретна дата и час.
- Тук можете да зададете кога ще бъде изпратен имейлът. Въпреки това е малко сложно. Можеш да избираш РазрешаванеЕжедневно, който ще изпраща имейла в определени часове всеки ден (като обяд и след работа).
- Ако искате да блокирате цял ден, ще трябва да изберете Активиране за събития в календара. Тук имате две възможности. Или избирате обичайния си календар и също така редовно блокирате почивните си дни в него, или създавате нов календар, предназначен само за блокиране на почивните дни. Имайте предвид, че ако изберете първото, имейлът ще се изпраща всеки път, когато имате събитие, дори и да не е в почивния ви ден.
- След като ударите Следващия, щракнете Добавяне на ново действие>Създаване и изпращане на нов имейл (в нова тема).
- Това е мястото, където най-накрая можете да персонализирате имейла си. Добавете съдържание, натиснете Допълнителни настройки за поща за да зададете Предмет и всяка друга персонализация, която искате. След като сте готови, щракнете Създаване на отговор извън офиса в долната част на екрана.
Това е всичко, всичко е готово. Ако сте малко объркани как да настроите календара си, за да работи с автоматичния отговор, прочетете повече за как да блокирате времето в Google Календар. Можете също задайте определено работно време ако имате акаунт чрез организация.
Как да настроите редовен автоматичен отговор със Zapier
Друга добра опция за задаване на повтарящ се автоматичен отговор е Zapier. Тази опция изисква платен абонамент; обаче може да си струва за някои хора. Той е много по-гъвкав и ви позволява да автоматизирате много части от работните си процеси, а не само имейли.
Ето как създавате извън офиса, след като се регистрирате за услугата:
Създайте нов тригер
За да накарате топката да се върти, трябва да кажете на Zapier кога искате да се извърши действие. Това се нарича спусък.
- Щракнете върху Създайте Zap в горния ляв ъгъл на началния екран.
- Изберете Gmail като Спусък за Zap.
- От падащото меню под Тригер събитие, избирам нов имейл и натиснете продължи.
- Влезте в акаунта си в Gmail, за да разрешите достъп и след като сте готови, натиснете продължи.
- Изберете папката, към която искате да приложите това. Обикновено изпращането на автоматичния отговор във входящата ви кутия е достатъчно. Ако обаче имате филтър, при който новите имейли отиват директно към различни етикети, може да искате да изберете и тях. Опцията по подразбиране е за всички имейли. Натиснете продължи.
- Натиснете Тестов тригер за да се уверите, че връзката работи и продължи.
Приложете филтър
След това трябва да се уверите, че Zapier не изпраща отговора на всеки нов имейл, а само на тези, изпратени на определена дата. А Филтрирайте помага да се настрои това.
- Под Действие, избирам Филтрирайте.
- Под Продължете само ако…, изберете от падащите менюта Дата>(Текст) Започва с и на последното поле напишете трите букви от деня, който искате да бъде изпратен. В нашия пример поставяме Събота или Слънце, за да включи целия уикенд.
- След като софтуерът тества филтъра, натиснете Близо, а след това + за да добавите действието.
Задайте своя отговорник
Време е най-накрая да настроите своя имейл отговор и да накарате това бебе да работи.
- Изберете Gmail отново като твоя Събитие в приложението.
- Избирам Изпратен имейл като твоя Събитие за действие и натиснете продължи.
- Тъй като вече сте влезли в акаунта си, просто трябва да го изберете от менюто сега и да продължите.
- На този екран можете да персонализирате имейла си по ваш вкус. Двете полета, които са задължителни, са Предмет и Тяло. Добавихме и нашия редовен подпис, за да изглеждаме по-професионално.
- Отново, след като ударите продължи, трябва да тествате имейла, за да се уверите, че изглежда добре в Gmail. Провери своя Изпратено папка, за да видите дали одобрявате.
- Ако сте доволни от резултата, щракнете Включете Zap.
Научете се да се наслаждавате на автоматизацията
Опцията за изпращане на повтарящо се съобщение извън офиса може да бъде изключително полезна за работещите на свободна практика и малкия бизнес. Не искате да бъдете обвързани с компютъра си и това помага да се гарантира, че клиентите ви ще се свържете с тях в даден момент.
С тези две приложения можете също да автоматизирате други процеси и имейли, за да улесните живота си в дългосрочен план. Скоро ще разберете, че след като опитате автоматизация, е лесно да се пристрастите.
Най-добрите инструменти за автоматизация, които позволяват на фрийлансерите да си възвърнат времето
Прочетете Следващото
Свързани теми
- интернет
- Gmail
- Съвети по имейл
За автора
Тал Имагор е журналист на свободна практика и писател на съдържание в продължение на повече от 10 години, като пише всичко - от бюлетини до задълбочени статии. Тя страстно пише за насърчаването на устойчивост, разнообразие и приобщаване, особено в технологичната среда.
Абонирайте се за нашия бюлетин
Присъединете се към нашия бюлетин за технически съвети, ревюта, безплатни електронни книги и ексклузивни оферти!
Щракнете тук, за да се абонирате