Как да изразявате често срещани оплаквания на работното място в професионални имейли

Ако някога сте работили в офис, знаете предизвикателствата на работата с много различни хора. Често срещан проблем е страхът да се изправите срещу проблемни колеги и да спрете тяхното поведение, но можете да изразите себе си професионално, независимо дали сте служител или мениджър.

Един от най-простите методи е да поставите мислите си в имейл. Разбиваме въпроса чрез примери за често срещани оплаквания на работното място. Научете най-конструктивните начини да ги кажете и допълнителни трикове за имейл, които могат да ви помогнат.

1. Все още те чакам да завършиш тази задача

Не всички работят с еднакво темпо, но е проблем, когато един човек забави екипен проект. Ако задачата ви зависи от това, че този колега ще изпрати свои собствени, можете да ги подтикнете към действие с няколко думи в имейл.

Ето няколко професионални начина за подход и изразяване на това оплакване, които можете да адаптирате към вашите обстоятелства:

• Трябва да подобрим работния си процес, за да не изоставаме от графика. (дата и час) добър срок ли е за вас? След това мога да спазя крайния си срок (дата и час).
instagram viewer
• Имате ли нужда от помощ с тази задача? Трябва да завършим проекта навреме, така че (името на колегата) предложи да помогне при всякакви проблеми от ваша страна.

Целта не е да обиждате колегата си, а да поставите цели и решения, като същевременно давате ясно да се разбере, че и двамата сте част от екип с активен интерес да свърши нещата.

Не забравяйте да съберете колкото се може повече съвети за спазване на сроковете и завършване на задачи както можеш. Ще бъде по-лесно да съветвате хората, ако е необходимо.

2. Крайният срок е утре

Ето още едно често срещано оплакване, което може да имате парене вътре. Ако вашият колега го срязва твърде близо, въпреки няколкото напомняния, можете да го мотивирате в имейл, без да губите нервите си.

Причината да се свържете с тях е спешна, така че предлаганите от вас решения се нуждаят от известна директност, дори само за да накарате вашия колега да вземе нещата сериозно.

Опитайте тези алтернативи:

• Проектът предстои утре, но все още има няколко свободни края. Нека направим видеоконференция с екипа този следобед, за да обсъдим решенията.
• Ръководството очаква проекта утре. Ако е малко вероятно да спазите крайния срок, бихте ли обяснили защо в доклад, който можем да подадем с всичко останало?

Макар че имейлите са по-лесен начин за изразяване на трудни мисли, те не оказват същото въздействие като обсъждането на проблеми лично. Така че, когато се опитвате да промените нечии лоши навици в работния процес, имейлът ви трябва да бъде ясен и умен, за да привлече вниманието му.

3. Спрете да отлагате

Същият конструктивен подход е най-подходящ за всички ваши оплаквания на работното място, представен на спокоен и неутрален език. В края на краищата, отлагащият се колега може да натовари работния процес на бизнеса, но не винаги го прави, защото е мързелив.

Вижте дали има твърде много разсейвания или те са претоварени със задачи. Намерете проблема и съобразете имейла си съответно с решения и стимули. Вдъхновете се от тези примери:

• Офисът може да разсейва. Ако ви е трудно да се съсредоточите върху работата си, нека обсъдим промените и какви цели можем да ви поставим.
• В края на седмицата нека прегледаме всички изпълнени и оставащи задачи, за да можем да използваме следващата седмица по-продуктивно.

4. Нямам време да върша всички тези задачи

Стратегията ви за писане на имейл трябва леко да се промени, когато се опитвате да се предпазите от прегаряне. Въпросът е да демонстрирате, че знаете задълженията си, как да ги приоритизирате и за какво не носите отговорност.

Задайте учтиво граници, като използвате изрази като тези във вашите имейли:

• Ще се радвам да помогна с тази задача. Бихте ли изчакали, докато свърша текущите си задачи? Те се дължат по-рано.
• За съжаление, ако приема още задачи, ще имам нужда от извънреден труд. Можете ли да го преминете през (името на изпълнителния директор) и да обсъдите как ще работи?

Ако вашето работно място използва софтуер за управление на екип, може да бъде по-лесно да споделите пълния си график. Можете също организирайте задачите си в Asana, например, за да направят важните работни места ясни, включително техните крайни срокове и сътрудници.

5. аз не работя за теб

Доминиращите колеги могат да отведат поведението си твърде далеч, очаквайки от вас да скочите, когато им се обадят или да приемат допълнителни работни места от тях. Това е друга ситуация, която отчаяно се нуждае от граници.

Преди да предприемете по-сериозни мерки, опитайте да разсъждавате с колегата си чрез добре изработен имейл. Трябва да бъде учтиво, но твърдо, тъй като установява равнопоставеността ви на работното място. Ето някои формулировки, които да изпробвате:

• Съжалявам да чуя, че работата ви е огромна. Няма да мога да ви помогна поради моите собствени отговорности, но ако се свържете с вашия мениджър, бихте могли да изработите по-устойчив план.
• Благодаря ви, че помислихте за мен за тази работа, но тя е по-подходяща за друг отдел. Ако имат време, може да си сътрудничат с вас.

6. Спрете да говорите за хората

Конкуренцията на работното място е неизбежна. За съжаление, това кара колегите да се стремят да се открояват, дори ако това означава да се включат в разговори, за да предложат собствените си мисли. Някои хора също прекъсват несъзнателно и не осъзнават, че е досадно.

Има дипломатически начини да ги насърчим да спрат това поведение. Тъй като те може да го правят за внимание, апелирайте към тази страна от тях в имейла си, като същевременно насърчавате мисленето на по-екипния играч.

Опитайте нещо като тези изрази:

• Често допринасяте с ценни идеи. Вашият проактивен подход към намирането на решения е отбелязан. Всеки член на персонала е еднакво важен за компанията и ние обичаме да чуваме гласа на всеки на работното място.
• За този проект са необходими екипни усилия, както и ясна комуникация. За да се осигури гладко сътрудничество, всеки, който допринася за дискусията, трябва да има равен шанс да говори.

Ако се опитвате да управлявате екипен проект с хора, които са склонни да говорят помежду си, можете да зададете основни правила в групов имейл. намирам съвети, които подобряват писмената комуникация и ги използвайте, за да създадете приятелска, но продуктивна среда.

7. Спрете да ми изпращате съобщения извън работа

Свързва ли се с вас колега или шефът ви в свободното ви време? Това е често срещан проблем, който обикновено включва изпращане на текстови съобщения. Особено неудобно е, когато не сте толкова запознат или искат да поговорят, докато трябва да се отпуснете.

Ако игнорирането на тези хора не работи или отиват твърде далеч, най-доброто решение е да им изпратите имейл с обяснение на вашата позиция. Съобщението трябва да подчертае важността на професионалните граници и особено на вашето свободно време.

Разгледайте тези опции и вижте как можете да ги адаптирате към вашите нужди:

• Моля, имайте предвид, че може да не съм на разположение за разговор след работно време поради лични дела. Щастлив съм да обсъждам въпроси, свързани с работата, когато се върна в офиса.
• Колкото и важна да е работата ми за мен, тя страда, ако не се възползвам пълноценно от свободното си време. Затова се надявам, че можете да оцените нуждата ми да резервирам комуникациите, свързани с работата, за работно време.

8. Не говори така

Колегите често забравят, че са в професионална среда и могат да кажат грешно нещо или да влязат в неподходящи разговори. Това поведение може да направи работното пространство много неудобно, много бързо.

Трябва да се справите с подобни проблеми, преди да предизвикат триене и ескалация. Ако не можете да отделите колегите си настрана на място, бърз имейл може да свърши работа.

Вземете идеи от следните изрази:

• Въпреки че високо ценим приятелското сътрудничество, има теми за разговор, които трябва да останат извън работното място. Моля, помогнете ни да поддържаме спокойна среда и да избягваме обсъждането (деликатни теми).
• По-рано днес се случи взаимодействие, което накара членовете на персонала да се почувстват неудобно. Моля, направете всичко възможно, за да поддържате професионално отношение и да насърчавате приятелската работа в екип.

Може да е полезно да уточните какво е казано, така че вашият колега да знае точно какво да избягва в бъдеще. Освен това помислете за съставяне на уеб страница или документ, описващ нежелани теми и поведение, които след това можете да прикачите или да свържете към имейла си.

Общи съвети за писане на имейли за решаване на проблеми на работното място

Имейлите могат да бъдат най-добрият ви приятел, когато става въпрос за разрешаване на трудни ситуации в офиса, без да се изправяте лице в лице с членовете на персонала.

Ето няколко допълнителни съвета, които трябва да имате предвид, които могат да направят процеса по-ефективен.

• Балансирайте негативността на имейла с положителни точки, за да насърчите подобрението.
• Уверете се, че официалният ви език не закрива това, което се опитвате да кажете.
• Бъдете ясни и кратки — безценно кога писане на дълги имейли.
• Запазете имейлите в архив за бъдещи справки, в случай че нещата не се подобрят.

Бъдете готови да се справите с различни предизвикателства на работното място

Екипите се сблъскват с проблеми през цялото време, особено когато са под стрес. Независимо дали става дума за физическа или дигитална среда, независимо дали сте шеф или служител, струва си да знаете най-добрите начини за промяна на навиците към по-добро.

Дипломацията чрез имейл е добра стратегия, стига да изразявате оплаквания ясно и професионално. Но не пренебрегвайте други ресурси като дигитални инструменти, предназначени да улеснят работата в екип.

5 инструмента за преодоляване на предизвикателствата при отдалечена комуникация в екипа

Прочетете Следващото

За автора