8 често срещани грешки в комуникацията, които трябва да избягвате във виртуалните екипи (и какво да направите вместо това)

След като промените начина, по който функционира вашата организация, е жизненоважно да отделите време, за да насърчите добра комуникационна култура във вашето виртуално работно пространство. Това е така, защото начинът, по който сте взаимодействали с колеги в традиционна офисна обстановка, не се превежда непременно във виртуалния свят.

Следователно пренаписването на вашата комуникационна книга е ключът към успеха във виртуален екип и един от начините да постигнете това е да знаете какво не трябва да правите.

1. Използване на имейл като основен начин на комуникация

Въпреки че имейлът все още играе роля в днешното отдалечено работно място, той не трябва да бъде основният ви начин на комуникация. Можете бързо да загубите представа за съобщенията, когато са заровени във входящата ви кутия, което води до намалена производителност.

Все още можете да използвате имейл, за да общувате с клиенти и да насочвате потенциални клиенти. Има обаче и други практически средства за комуникация които са по-подходящи за съобщения и сътрудничество с вашите отдалечени колеги.

Инструменти за незабавни съобщения като Отслабване са добри за бързи разговори напред-назад и създаване на канали за конкретни теми или проекти. Можете също да използвате приложения за съобщения като Завъртете да комуникира асинхронно, докато инструменти за управление на проекти като Trello или асана ви позволяват да създавате, възлагате и проследявате задачи.

2. Неуспешно планиране на разликите в часовите зони

В традиционна офис среда хората обикновено работят в едно и също пространство и през същото работно време. Въпреки това, когато имате виртуални членове на екипа в различни часови зони, нещата могат да станат по-сложни, освен ако не го планирате.

Трябва да сте наясно с разликите във времето и да намерите припокриващи се часове, за да планирате срещи. Въпреки това, не е необходимо да запомняте часовите зони или местоположенията на вашите колеги, за да постигнете това. Можете да използвате преобразуватели на часови зони като Timezone.io или споделени календарни приложения като Calendly за да ви помогне да планирате и управлявате времето за срещи. Това ви позволява да блокирате времето, което е удобно за всички.

3. Прекалено разчитането на комуникация само с текст

Комуникацията само с текст е лишена от невербални знаци като език на тялото, контакт с очите и изражение на лицето, което лесно може да доведе до погрешни тълкувания и конфликти. Във виртуална обстановка е от съществено значение да използвате различни комуникационни медии, за да донесете своята гледна точка, включително инструменти за видеоконферентна връзка като Google Meet или Zoom.

Като се има предвид, че може да не сте в състояние да се срещнете физически, тези инструменти предлагат следващото най-добро нещо, като ви позволяват да виждате и чувате колегите си. Освен създаването на по-лични връзки, видео разговорите също така обясняват по-добре сложните задачи.

Въпреки това, не винаги можете да преминете към видеообаждане, особено когато работите с хора в други часови зони. В този случай можете да използвате асинхронен видео инструмент като Voodle за запис и изпращане на видео съобщения.

4. Очакваме всички да са на разположение през цялото време

В резултат на всички комуникационни инструменти на една ръка разстояние и приемането на политики за отдалечена работа, границите между работа и личен живот са все по-размити. Това доведе до „Винаги включена“ култура на работа: нереалистичните очаквания, че хората трябва да са на разположение, за да отговарят на съобщения, свързани с работата, или да отговарят на работни изисквания по всяко време.

За да избегнете това, трябва да зададете някои граници. Това включва създаване на персонализиран отдалечен работен график, задаване на вашата наличност в комуникационните инструменти на вашето работно място и изключване на известията за неспешни съобщения извън работното време.

5. Да не се съобразяват с културните/религиозните различия

Поради факта, че отдалечената работа ви позволява да набирате таланти от различни части на света, трябва да го направите бъдете наясно с културните и религиозните различия, които могат да повлияят неблагоприятно на комуникацията и екипа динамика.

Например хората от различни култури и религии може да спазват определени празници и може да не са на разположение за работа или да имат различно работно време през тези времена. Така че може да се наложи да проследявате тези дни и съответно да коригирате сроковете или комуникационните планове.

6. Не създаваме място за непринудени разговори

В обстановка на работа от вкъщи може лесно да се пренебрегне необходимостта от социално взаимодействие между колегите. Въпреки това, дистанционна работа самота е сериозна загриженост, която може да намали производителността и удовлетвореността от работата.

За да се борите с това, трябва да намерите начини да насърчите непринудените разговори. Можете да постигнете това, като създадете възможности за виртуални охладители за вода. Например създаване на отделна група за непринудени разговори в инструмента за чат на работното ви място. Тук говорите за теми, които не са свързани с работата, като плановете ви за уикенда, любимото ви шоу или хобита.

Можете допълнително да увеличите ангажираността в екипа си с тях идеи за кафе пауза.

7. Прекалено много срещи

Въпреки че е важно да имате редовни проверки с екипа си, не искате да прекалявате със срещите. Реалността е, че някои срещи не си струват времето ви и дори могат да навредят на производителността ви.

Така че, преди да насрочите още една среща, запитайте се дали наистина е необходимо и дали няма други начини да съобщите вашето съобщение. Когато решите да проведете среща, опитайте се да се уверите, че тя е възможно най-продуктивна, като създадете дневен ред и го споделите предварително, като го поддържате кратки и присъстват само необходимите хора.

Освен това назначете някой да документира правилно протоколите от срещата и да ги запази на централно място, където всеки може да има достъп до тях. Това ще помогне да се намали необходимостта от бъдещи срещи за обсъждане на случилото се в предишни сесии.

8. Непризнаване на важни етапи и празнуване на успехи

Признаването и празнуването на успехите на вашия екип е от съществено значение за повишаване на морала и ангажираността. Работата от вкъщи не е причина да пренебрегвате тази жизненоважна дейност за изграждане на екип.

Можете да разчитате на инструменти за разпознаване на служители като Бонус за да отпразнувате успехите на вашия екип и да признаете индивидуалните постижения. Можете също така да го интегрирате в работното си пространство на Slack, така че членовете на екипа да могат да дават и получават похвали по-лесно.

Избягвайте тези грешки, за да подобрите комуникацията в екипа от разстояние

Въпреки че отдалечената работна среда има своите предизвикателства, тя също така предлага много възможности за растеж и успех. В по-голямата си част все още се учим как най-добре да се ориентираме в този нов начин на работа.

Познаването на тези често срещани клопки може да ви помогне да ги избегнете и да създадете успешна отдалечена работна среда за вас и вашия екип.

5 инструмента за преодоляване на предизвикателствата при отдалечена комуникация в екипа

Прочетете Следващото

За автора