Как да мигрираме от Gmail към Zoho Mail с вашия домейн

Zoho mail е сигурна, гарантирана за поверителност и имейл услуга без реклами. Той ви предоставя пълна гама от инструменти и имейл пакет, което го прави идеален за лични и бизнес случаи.

Въпреки че Gmail е услуга за електронна поща за много потребители, вие нямате контрол върху функциите, които могат да се промъкнат в потребителския интерфейс. Пространството за съхранение все още е 15 GB (споделено между приложенията на Google) и остават опасенията относно сканирането на имейлите ви от Google, за да покаже насочени реклами.

Zoho mail е отлична алтернатива на Gmail. Ще ви покажем как да мигрирате имейл съобщения и прикачени файлове от Gmail към Zoho с вашия домейн.

Купете домейн от регистратора

Преди да конфигурирате Zoho mail, ще трябва да закупите домейн от регистратора на имена на домейни. Те улесняват регистрацията и поддръжката на имена на домейни.

Например Namecheap, Google Domain, Hover и др. Ако никога не сте купували домейн, ето някои най-добрите съвети за избор на регистратор на домейни.

Изберете план за поща на Zoho

Ще ви е необходим бизнес имейл акаунт, за да хоствате имейл в персонализиран домейн. Насочете се към Начална страница на Zoho Mail, изберете Бизнес имейл бутон за избор и щракнете Запишете се безплатно.

Можете да отидете с Zoho's Завинаги свободен планирайте, ако всичко, което искате, е да хоствате имейл за един домейн. Вижте Ценова страница на Zoho Mail за повече информация.

Потвърдете домейна в Zoho Mail

На Добавяне на домейн страница, щракнете Добавете сега под Добавете съществуващ домейн раздел.

Въведете адреса на вашия домейн и името на вашата организация.

Щракнете върху Продължете към проверка на домейна за да потвърдите вашия домейн. За да потвърдим вашия домейн, ще настроим нов "TXT запис", следвайки инструкциите от Zoho.

Авторът на тази статия използва Namecheap. Ако изберете друг доставчик, основните стъпки може да се променят леко, но основните остават непроменени.

Добавете TXT записа

Навигирайте до Акаунт > Списък с домейни и щракнете Управлявайте до домейна, към който искате да добавите „TXT запис“. Сега отидете на Разширен DNS и щракнете Добавяне на нов запис.

Задайте типа на запис като „TXT запис“. В Домакин поле, въведете "@." И в TXT стойност поле, въведете стойността на TXT, генерирана в конзолата за администриране на Zoho Mail. В TTL поле, изберете Автоматично.

TTL (Time to Live) стойност за сървър е времето (в секунди), за което всеки DNS преобразувател може да получи актуалната информация от базата данни. Например, ако зададете TTL като "1 мин", резолверът ще кешира записа за тази продължителност, но след изтичане ще поиска нова информация.

Изчакайте поне 30 до 60 минути, преди да щракнете върху Проверете TXT записа бутон, за да разпространите промените в мрежата.

Създайте своя имейл адрес и добавете потребители

Сега създайте своя имейл адрес, базиран на домейн, и щракнете Създайте.

В следващата стъпка ще ви бъде дадена опцията да добавите още потребители. Можете или да добавяте потребители един по един, да ги импортирате с помощта на CSV файл (изтеглете примерен файл от Zoho за инструкции), импортирайте групово от G Suite или изпратете покана до отделни потребители.

Картирайте вашия DNS със Zoho Mail

За да картографирате успешно своя DNS със Zoho Mail, трябва да конфигурирате MX записите, за да започнете да получавате имейли. Също така препоръчваме да настроите SPF и DKIM за удостоверяване на вашия имейл сървър и предотвратяване на подправяне на имейли.

MX (Mail Exchanger) запис

MX записът е вид DNS запис, който посочва сървъра, отговорен за получаването на имейли. За да добавите MX записа, отидете до Разширен DNS, и изберете Персонализиран MX под Настройки за поща.

В Домакин поле, въведете "@." И в Стойност поле, въведете "mx.zoho.in" с приоритет, зададен на 10. След това добавете втория (mx2) и третия (mx3) запис с приоритет, зададен на 20 и 50, и щракнете Запазете.

Пощенските сървъри ще доставят вашия имейл във възходящ ред на предпочитанието. Колкото по-нисък е приоритетният номер, толкова по-високо е предпочитанието. Ако пощенският сървър не може да изпрати имейла поради мрежова повреда или други причини, той ще се опита да достави чрез следващата предпочитана поръчка.

SPF (Рамка на правилата на подателя)

SPF е вид DNS TXT запис за валидиране кои хостове са конфигурирани да изпращат имейли от даден домейн. Пощенският сървър на получателя може да потърси "TXT записа" в домейна на подателя, за да потвърди автентичността на този имейл.

SPF е от решаващо значение за имейл маркетинга, услугите за поддръжка и гарантира, че имейлът достига до входящата кутия на получателя. В заглавката на имейла можете да видите метаданни, данни за валидиране на SPF и DKIM и други от проследяване на имейл адрес обратно до IP адреса на източника.

За да добавите SPF записа, отидете до Разширен DNS и щракнете Добавяне на нов запис намиращ се под „Host Records“. Изберете "TXT запис" като тип запис, попълнете Домакин поле с "@" и въведете "v=spf1 include: zoho.inall" в Стойност поле.

DKIM (идентифицирана поща с ключове на домейн)

DKIM е вид DNS TXT запис, който добавя цифров подпис (използвайки публични и частни ключове) към всяко изходящо съобщение и потвърждава автентичността на имейла от даден домейн.

По подразбиране Zoho автоматично генерира уникален DKIM ключ. За да добавите DKIM записа, отидете до Разширен DNS и щракнете Добавяне на нов запис намиращ се под „Host Records“.

Изберете "TXT запис" като тип запис, попълнете Домакин поле с "zmail._domainkey" и поставете стойността на DKIM записа от Zoho Admin Console.

Миграция на имейл

След като настроите записите MX и SPF+DKIM, не забравяйте да щракнете Проверете всички записи преди да извършите миграция на имейл. Zoho Mail предлага просто решение за мигриране на данни от различни доставчици на електронна поща като GSuite, Office 365, Microsoft Exchange, Gmail и др.

Неща, които трябва да направите предварително

Ако използвате Gmail от дълго време, може да сте натрупали много боклуци, ненужни имейли и прикачени файлове. Преди да извършите миграция на данни, е важно да освободете място за съхранение във вашия Gmail и ги организирайте в етикети. Ето защо

1. Zoho Mail Lite предлага само 5 GB/потребител. Трябва да се уверите, че пространството, заето от съобщения и прикачени файлове, остава в рамките на 5 GB за плавна миграция. Или можете да закупите допълнително място за съхранение от вашия акаунт в Zoho. Той ще бъде посочен под добавки.
2. Gmail ще намали трафика на данни в IMAP след определен интервал. След това миграцията ще бъде бавна. Колкото по-малко имейли или прикачени файлове, толкова по-голям е успехът на миграцията на данни.

Конфигурирайте Подробности за сървъра

Влезте в Zoho Mail Admin Console и изберете Миграция на данни от лявата странична лента. Под Миграции, кликнете върху Стартирайте миграцията на данни.

Въведете име за конфигурацията на сървъра (за ваша справка). Изберете IMAP от Изберете Протокол/Приложение меню и проверете Gmail. Адресът на изходния сървър ще се попълни автоматично и не забравяйте да изберете SSL с номер на порт 993. Щракнете върху Добавете.

Настройте настройките

Под Имейли за мигриране, изберете дали искате да мигрирате всички имейли или с конкретен период от време. Има някои важни предпочитания, които може да искате да вземете предвид.

• Ако имейл има няколко етикета, проверете Изключете имейли с повече от един етикет за да изключите тези имейли от мигриране към Zoho.
• Проверете Маркирайте важно като маркер за да добавите имейли с етикет "Важно" като "ZMImportant" в Zoho Mail.
• Проверете Маркирайте със звезда като маркер за да добавите имейли с етикет "Starred" като "ZMStarred" в Zoho Mail.

Създаване на нова миграция

Тук въведете Максимален лимит на свързване. Ограничението, което задавате, зависи от броя на потребителите, които сте упълномощили. Ако сте единственият потребител, задайте ограничението на връзката като "1", тъй като не искате Gmail да ограничава процеса на миграция. Щракнете върху Създайте.

Добавете потребителските данни на Gmail

Въведете изходното потребителско име и парола на потребителя и изберете целевия имейл адрес за този потребител. Изберете Приоритет на миграцията и щракнете Добавете.

Ако получавате съобщение за грешка „Не мога да осъществя достъп до акаунта си“, не забравяйте да го направите Активирайте IMAP разположен в Настройки > Препращане и POP/IMAP. Също така генерирайте специфична парола за приложението специално за обработка на миграцията на имейл. Най-накрая щракнете Стартирайте миграцията.

Изчакайте процесът да приключи. След като миграцията приключи, ще видите подробния отчет заедно с информацията за папката.

Причини за използване на Zoho

Цялата процедура по мигриране на имейл от Gmail към Zoho може да изглежда сложна, но са необходими само няколко щраквания и търпение. Препоръчваме ви да стартирате тестова миграция преди действителния процес.

Поддържайте максималното ограничение на връзката ниска и се уверете, че имате достатъчно място за съхранение. Въпреки това авторът използва Zoho Mail от три години. Препоръчваме ви да опитате Zoho и да проверите причините да използвате Zoho Mail.

Нуждаете се от алтернатива на Google Suite? 4 причини да опитате Zoho

Прочетете Следващото

За автора