Как да проверите правописа в Google Таблици

Инструментите за проверка на правописа са по-често свързани със софтуер за текстообработка като Microsoft Word или Google Docs. Въпреки това електронните таблици обикновено съдържат много текст и намирането на правописни грешки може да стане много досадно, когато преглеждате стени от текст.

Проверката на правописа не е автоматична функция, тъй като често ще трябва да въвеждате текст, който не е удобен за речника, в електронни таблици, като съкращения. Но може да се наложи да проверявате правописа на електронната си таблица от време на време, за да изгладите някои правописни грешки. Прочетете, за да научите някои методи за стартиране на проверка на правописа в Google Таблици.

1. Вградената проверка на правописа в Google Таблици

Google Таблици има вградена проверка на правописа, която можете да използвате, за да се справите с правописните грешки във вашата електронна таблица. Всъщност е доста полезен и мнозина твърдят, че е дори по-добър от версията на Excel, добавяйки към много причини да преминете към Google Таблици. Използването му е лесно и изисква само няколко стъпки.

Създадохме примерната електронна таблица по-долу с някои правописни грешки, за да демонстрираме естествения инструмент за проверка на правописа в Google Таблици.

Когато приключите с проверката на правописа в споделена електронна таблица, можете също да помислите защита на листовете за да попречи на други да добавят нови грешки.

Ето стъпките, които трябва да следвате, за да използвате собствената програма за проверка на правописа в Таблици:

1. Изберете данните, върху които искате да извършите проверка на правописа. Има няколко начина, по които можете да направите това:
   • За да изберете една клетка, просто трябва да щракнете върху клетката.
   • За да изберете няколко клетки, задръжте Ctrl на клавиатурата си и щракнете върху клетките.
   • За да изберете няколко клетки в ред, щракнете и плъзнете курсора, за да изберете клетките.
   • За всички клетки в електронната таблица използвайте Ctrl + A клавишна комбинация.
2. Кликнете върху Инструменти в горната лента, за да отворите падащото меню.
3. Сега кликнете върху Правопис и тогава Проверка на правописа, което ще отвори малък диалогов прозорец в горния десен ъгъл на екрана с множество опции.
4. Можете да изберете опциите в диалоговия прозорец в зависимост от функцията, която искате да изпълнявате. Ето какво прави всеки:
   • Промяна: Щракването върху тази опция променя маркираната неправилна дума в избраната дума в полето за предложения. Кликвайки върху Промяна променя думата на „Пълнозърнест“. Можете да щракнете върху малката стрелка до опцията и да кликнете върху Променете всички за да приложите промените към всички случаи на грешни думи.
   • Игнорирайте: Щракването върху Игнориране просто игнорира предложението, преминавайки към следващото. Можете също да кликнете върху малката стрелка и след това да кликнете върху Игнорирай всичко да игнорирате всички предложени промени.
   • Добавяне към речника: Проверката на правописа не е перфектна и често може да подчертае дума, която е правилна, но не е в речника. Ако проверката на правописа подчертае дума, която искате да използвате по-късно, можете да щракнете върху Добавяне към речника, така че няма да бъде маркирана от програмата за проверка на правописа в бъдеще. Можете също да видите своя речник, като щракнете върху малката стрелка и Преглед на личния речник. Тук можете да добавяте нови думи, като ги напишете в текстовото поле и щракнете върху Добавете.

2. Използване на клавишни комбинации за проверка на правописа

Въпреки че достъпът до собствената проверка на правописа не е дълъг процес, извършването му няколко пъти може да стане досадно след известно време. За щастие Google има пряк път, който можете да използвате за достъп до функцията за проверка на правописа. Въпреки това, преди да използвате прекия път, ще трябва да го активирате в настройките. Ето стъпките, които трябва да следвате, за да направите това:

1. Кликнете върху Помогне в горната лента. Това отваря падащо меню, което ви позволява да отстранявате проблеми или да научите повече за Google Таблици.
2. Кликнете върху Комбинация от клавиши в долната част на падащия списък. Това ще отвори прозорец в средата на екрана със списък с преки пътища.
3. В долната част на диалоговия прозорец за пряк път щракнете върху бутона отстрани Активирайте съвместими преки пътища за електронни таблици. След това затворете диалоговия прозорец, като щракнете върху бутона за затваряне в горния десен ъгъл на полето.
4. За да отворите собствената проверка на правописа, всичко, което трябва да направите, е да натиснете F7 на клавиатурата ви и диалоговият прозорец за проверка на правописа ще се появи.

3. Използване на добавка за проверка на правописа в Google Sheets

Въпреки че родната проверка на правописа на Google може да свърши работа за повечето, някои все пак може да се нуждаят от по-персонабилизируема и точна опция. За това можете да инсталирате добавка в Google Таблици. За да направите това, изпълнете следните стъпки:

1. Кликнете върху Разширения в горната лента на основната ви страница в Google Таблици.
2. Кликнете върху Добавки в падащото меню и щракнете върху Вземете добавки. Това ще отвори прозорец в средата на екрана, който показва Google Workspace Marketplace. Тук можете да потърсите разширението, което искате да инсталирате.
3. В лентата за търсене въведете „Проверка на правописа“. Полето за предложения трябва да показва няколко добавки, които можете да инсталирате. В този случай използваме добавката „Проверка на правописа и граматика от Scribens“.
4. Щракнете върху името на добавката в полето за предложения и тя ще ви отведе до страницата на магазина на добавката. Там просто кликнете върху Инсталирай и след това нататък продължи в полето за потвърждение.

Използване на добавката Scribens

Google Sheets трябва да инсталира добавката в рамките на няколко секунди. За да го използвате, изпълнете следните стъпки:

1. Изберете клетките, върху които искате да извършите проверка на правописа.
2. Кликнете върху Разширения. Там щракнете върху Проверка на правописа и проверка на граматика от Scribens на разширението и щракнете върху Проверете. За потребители за първи път може да се наложи да направите кратка настройка.
3. Кликнете върху желаното от вас предложение в синьото поле, за да го приложите. Можете също да отхвърлите предложението, като щракнете върху иконата на кръст в горния десен ъгъл на полето.

Изберете как да проверите правописа в Google Таблици

Както видяхте в горните примери, има няколко начина да стартирате проверка на правописа в Таблици. Можете да използвате вградения инструмент за проверка на правописа или да изтеглите добавка на трета страна, което може да бъде много по-лесно и по-точно.

Всяка от опциите е сравнително лесна за използване и ще ви спести много време в сравнение с внимателното проверяване на вашите електронни таблици ръчно.

4 причини защо Google Sheets е най-добрият софтуер, който можете да използвате като предприемач

Прочетете Следващото

За автора