Как да използвате приложенията за съобщения на работното си място по-ефективно

Приложенията за съобщения несъмнено промениха начина, по който общуваме на работното място, особено по време преходът ни към отдалечена работа и далеч от имейл, който е де факто комуникационен инструмент за това дълго.

Въпреки многобройните функции за повишаване на производителността, които много от тези приложения предлагат, можем също да твърдим, че те са склонни да правят обратното.

Приложенията за съобщения убиват ли вашата производителност? Или може би това е начинът, по който ги използвате? Нека се гмурнем по-дълбоко.

5 различни начина, по които приложенията за съобщения на работното място могат да ограничат вашата производителност

1. Претоварване с информация

Сякаш претоварване на имейла не беше достатъчно голям проблем, сега трябва да се борите с постоянния поток от съобщения във вашите приложения за чат, които в по-голямата си част се превърнаха в новите входящи кутии. Както всички нежелани имейли във входящата ви поща, не всяко съобщение в приложенията ви за чат си заслужава вашето внимание.

Вероятно сте се озовали в Slack канал, в който не е трябвало да бъдете, или претъпкан с твърде много участници или имате колеги, които обсъждат последните клюки за знаменитости в канал, предназначен за работа, свързана проблеми.

Резултатът е претоварване с информация, което може да бъде също толкова изтощително, колкото препълнената входяща поща, което води до умора от вземане на решения, стрес и в крайна сметка намалена производителност.

2. Жизненоважна информация се губи

Един от страничните ефекти на претоварването с информация е, че част от жизненоважна информация се губи при разбъркването. Ако не успеете да приемете правилните процеси, информацията, свързана с работата, може бързо да бъде заровена под купчина разговори за охладител за вода или дискусии извън темата.

В крайна сметка прекарвате по-голямата част от работния си ден в пресяване на море от съобщения от един канал или приложение за комуникация в друг с надеждата да намерите тази критична информация, от която се нуждаете. Това може да бъде безполезно и огромно упражнение загуба на време на работното място.

3. Твърде много комуникационни приложения

Кой инструмент за вътрешна комуникация използвате, за да общувате с вашите отдалечени колеги? Microsoft Teams? Отпуснат? Електронна поща? WhatsApp?

Може би комбинация от всичко по-горе?

В търсенето на най-новото и най-пълно с функции приложение за съобщения на работното място може да сте инсталирали твърде много от тях, което бързо може да се превърне в кошмар за производителността.

Ако непрекъснато прескачате от едно приложение в друго през целия ден, губите време и фрагментирате вниманието си, което затруднява фокусирането върху която и да е задача.

Това каза, може да искате да намерите начини да избягвайте прекомерната употреба на приложения за комуникация и сътрудничество на работното си място.

4. Ти си "Винаги включен"

Постоянната свързаност и очакванията да бъдете на разположение по всяко време, за да отговаряте на съобщения, се превърнаха в норма на днешното работно място. Въпреки това, тази култура на винаги да бъдете „включени“ и да работите извън рамките на традиционното работно време може да доведе до няколко нежелани последствия.

Първо, по-дългото работно време не означава непременно по-продуктивно. Всъщност често има обратен ефект. Ако откриете, че работите през нощта или през уикендите, вероятно ще прегорите бързо, което ще доведе до намалено качество на работа и производителност.

Но не става въпрос само за професионалния ви живот, тъй като личният ви живот също може бързо да започне да страда. Има малко време за релаксация и подмладяване, когато винаги сте „включени“, което води до проблеми с психичното и физическото здраве.

5. Безкрайни известия

В стремежа си да бъдете по-свързани с надеждата да повишите производителността си, може да сте се регистрирали по невнимание за безкраен поток от известия от вашите приложения за чат. На пръв поглед тези малки червени изскачащи прозорци и изтръпвания може да изглеждат безобидни, но те бързо могат да се превърнат в огромно разсейване, неволно водещо до превключване на контекста и намалена производителност.

Понякога само виждането на тези червени изскачащи прозорци (дори и да не четете съобщенията) може да е достатъчно, за да загубите фокуса си и да нарушите потока си.

И така, какво можете да направите, за да избегнете тези капани на производителността?

Топ стратегии за постигане на продуктивна комуникация на работното място

1. Прегърнете асинхронната комуникация

Поставянето на твърде голям акцент върху незабавните отговори и комуникацията в реално време, особено когато членовете на екипа работят в различни часови зони, може да доведе до повече вреда, отколкото полза.

Вместо да очаквате (или по-лошо, да изисквате) незабавни отговори, прегърнете се асинхронна комуникация. Този стил на комуникация ви позволява да отговаряте на съобщения в свободното си време, като намалявате прекъсванията и ви дава възможност да се съсредоточите върху по-важни задачи.

Не винаги е необходимо да добавяте друго приложение за комуникация към арсенала си, когато намерите ново. Отнема време на всички в екипа ви, за да свикнат с нов инструмент, така че често е по-добре просто да се придържате към това, което имате, особено когато той вече предлага функциите, от които се нуждаете.

Вместо да се регистрирате за още едно приложение, отделете време да оцените съществуващите си инструменти, за да видите дали можете да ги интегрирате с другите приложения, които използвате, за да рационализирате работния си процес. По този начин няма да е необходимо да сменяте приложения толкова често и можете да избегнете свързаната загуба на производителност.

3. Създайте вътрешна Wiki

Ан вътрешно уики е централно хранилище за знанията и информацията на вашия екип. Това е чудесен начин да поддържате цялата си жизненоважна информация организирана и достъпна на едно място.

Уикито може да помогне за намаляване на нуждата от постоянна комуникация, като улесни членовете на екипа да намерят отговори на своите въпроси. Можете също така да използвате вътрешното си уики, за да създадете книга за комуникация с екипа си, за да документирате най-добрите практики и насоките за цялата компания.

Това може да включва всичко от това как и кога да използвате конкретни инструменти, до дефиниране на това, което смятате за „спешна“ комуникация и идеалното време за реакция.

Начинът, по който използвате своите инструменти за комуникация и сътрудничество, може значително да повлияе на вашата производителност. Ако постоянно сте прекъсвани от известия, опитайте да персонализирате настройките си, за да сведете до минимум разсейването.

Например, можете да деактивирате известията за конкретни канали или разговори, да настроите часове в режим „Не безпокойте“ или дори да отложите известията изцяло по време на планираното време за фокусиране. Като персонализирате инструментите си така, че да отговарят по-добре на вашите нужди, можете да върнете контрола върху производителността си.

Освен това, ако използвате Slack, можете да добавите @Разширение за четене към вашето работно пространство, за да гарантирате, че спешните съобщения винаги ще се виждат. Това приложение Slack ви позволява да маркирате конкретни съобщения като задължителни за четене и членовете на екипа ще имат всичките си критични съобщения в една партида, за да избегнат загуба на време за превъртане на историята на чатовете.

Използвайте вашите приложения за съобщения по правилния начин, за да увеличите максимално производителността

Докато приложенията за чат могат да бъдат чудесен начин за повишаване на производителността, те също могат да бъдат значително разсейване, ако не се използват правилно. Можем да заключим, че преди всичко зависи от това как използвате тези инструменти.

Като следвате стратегиите по-горе, можете да върнете контрола върху производителността си и да избегнете тези клопки в производителността.

Как да преодолеете претоварването със сътрудничество на работното си място

Прочетете Следващото

За автора