Как да поддържате ефективен график за архивиране (и защо трябва)

Всеки е изложен на риск безвъзвратно да загуби важни файлове и папки, ако не архивира данните си. За физически лица загубата на снимки, видео файлове и документи може да доведе до разочарование, неудобства и дори фалит.

Въпреки това, страхът от загуба на данни може да бъде избегнат чрез разработване и поддържане на задълбочена стратегия за планиране. Основната цел на планирането на архивиране е да се установят времеви рамки за архивиране на данни, бази данни или цели системи.

И така, защо имате нужда от архивиране на данни? И как можете ефективно да поддържате график за вашите архиви?

Защо трябва да архивирате данните си

Помислете за заплахите за чувствителни данни, от повреда на хардуера до откраднати компютри до софтуер за откуп. Загубата на данни може да наруши производителността и да осакати бизнеса. Ето основните причини за поддържане на резервни копия на данни.

Предотвратяване на загуба на данни

Най-очевидната причина за архивиране на данни е запазването на важни файлове в случай на загуба на данни. Повреда на твърдия диск и системни сривове не са необичайни.

За физическите лица архивирането е особено важно за възстановяване на данни от повредена операционна система (ОС). Някои операционни системи се провалят поради неправилно разпределение на паметта, повреда на софтуера или множество грешки в приложенията, които се натрупват с течение на времето. Наличието на резервни копия ви позволява бързо да възстановите конкретни файлове или цялата система.

Непрекъсваемост на бизнеса

Много собственици на малък бизнес разчитат на компютри за извършване на критични операции като човешки ресурси, финанси и маркетинг. Ако такива собственици не архивират файлове, съдържащи важна информация, те рискуват да навредят на бизнеса си, вероятно до степен да затворят вратите завинаги.

Загуба на данни може да възникне поради човешка грешка, физическа кражба и дори хардуерна повреда поради атаки на ransomware. Архивите ви позволяват бързо да възобновите производителността в случай на загуба на данни.

Конкурентно предимство

Нарушенията на данни засягат взаимоотношенията със заинтересованите страни и намаляват доверието в самия бизнес. Клиенти, служители, акционери и инвеститори се доверяват на компаниите да държат много данни за тях. Наличието на надеждни и сигурни архиви на данни кара хората да искат да работят с вас.

Наличието на солиден резервен план означава, че вратата ви остава отворена за заинтересовани страни, които някога са били част от конкурентни фирми, които не са могли да преживеят разрушително събитие като пробив на данни.

Одити, данъци и архиви

Предприемачите са длъжни да отчитат и възпроизвеждат регулаторни данни за данъчни цели. Чрез архивиране на финансова и регулаторна информация ще можете да покажете своите книги на одитори и данъчни органи дори след загуба на данни.

Една от основните причини за архивиране на данни е да имате защитен архив на вашата важна информация. В зависимост от професията ви може да се наложи да съхранявате записи в продължение на много години. Например, воденето на точни записи може да ви направи много популярен сред хората в секторите на здравеопазването, правния и финансовия сектор.

Избягвайте допълнителна работа

Архивирането на данни предотвратява повторното изпълнение на задачи след загуба на данни. Независимо дали пресъздавате електронни таблици или настройвате отново системи, ще имате много работа за вършене отново, след като данните бъдат загубени.

Докато можете поправете мъртъв твърд диск, за да възстановите данни, няма гаранция, че процесът ще бъде успешен. Имайте предвид, че ще трябва да повторите всичко в случай на огромни загуби и малцина могат да оцелеят.

Съвети за поддържане на резервни копия

Загубата на часове работа поради системна повреда или друго бедствие е нещо, което можете да избегнете, като създадете и поддържате резервни копия. Ето списък с неща, които можете да направите, за да поддържате данните си добре.

Криптирайте всичко

Не искате чувствителни данни като записи на служители и информация за клиентите да изтекат, ако вашата мрежа или облачен доставчик е хакнат.

В най-сигурните доставчици на облачно съхранение предлагат някаква форма на криптиране, за да гарантирате, че данните, напускащи вашия компютър, са криптирани. По този начин, дори ако нападателите получат достъп до вашите данни, те не могат да ги дешифрират без вашите ключове.

Планирайте чести архиви

Не забравяйте, че сте изложени на риск да загубите всички въведени или променени данни след последното архивиране. Чрез прилагането на чести и редовни архиви можете да избегнете загубата на огромни количества данни в случай на бедствие. За да сте сигурни, че няма да пропуснете архивирането на вашите данни, помислете за автоматизиране на процеса на архивиране, особено ако използвате облачна услуга.

Всяко архивиране изисква някакъв вид резервен носител. Например, резервните копия на дискове използват дискове, лентови архиви използват ленти, а облачните архиви използват дискове за кеширане. Носителят за съхранение обаче не трае вечно, така че е изключително важно да имате правила, определящи продължителността на живота на вашите резервни ленти и дискове.

Изключете физическите архиви

Това е важно за борбата срещу ransomware (макар и несигурно). Ако ти архивирайте вашата информация с помощта на външно устройство, трябва да го изключите след всяко архивиране. Това е така, защото ако киберпрестъпниците заразят основната ви система и външното устройство все още е включено, те също могат да криптират това, което го прави напълно неефективно. Поне като съхранявате данните си на друго място, вие гарантирате, че друго копие се държи далеч от потенциална инфекция с рансъмуер.

Организирайте и етикетирайте последователно

Ако архивирате данни с помощта на множество устройства, бихте искали да знаете кой архив от кой хардуер е. Ето защо е важно да организирате резервните си копия по начин, по който можете лесно да ги намерите по всяко време, когато имате нужда от тях. Ако работите с екип и използвате безплатни доставчици на облачно съхранение като Dropbox и Google Drive, би било най-добре да има последователен стандарт за организиране и именуване в цялата система.

Тествайте архивиране

Архивирането може да се провали. Грешките в конфигурацията могат да попречат на архивирането или дори възстановяването на жизненоважни данни. Всяка минута, в която данните ви са недостъпни, може да ви струва пари, което е добра причина да планирате редовни тестове за архивиране.

Периодичното упражнение за възстановяване при бедствия за физически лица е да се направи резервно копие и да се презареди в компютър, за да се гарантира, че работи. Ако използвате сервиз на трета страна за съхраняване на вашите данни, уверете се, че договорът изисква от сервиза да тества четливостта на архивните копия на данни.

Кога е най-доброто време за редовно архивиране?

Архивирането на данни не е нещо, което правите веднъж годишно и за което забравяте. За най-добри резултати правете резервни копия последователно и редовно, за да сведете до минимум количеството данни, загубени между архивирането. Колкото повече време отнема архивирането на копия, толкова по-голям е рискът от загуба на данни при възстановяване от тях.

Времевите рамки за архивиране зависят от това на кое устройство архивирате, независимо дали е лично или корпоративно, и времето на деня за извършване на архивиране.

Ако използвате компютъра си често (т.е. прекарвате над 10 часа седмично на компютъра), трябва да архивирате данните си всяка седмица. Случайни потребители на компютри (тези, които прекарват пет часа или по-малко) трябва по подобен начин да извършват обратно данни поне веднъж седмично. Въпреки това, ако притежавате магазин за електронна търговия, извършването на ежедневно архивиране би било идеално.

За организациите идеалното време за изпълнение на данни е извън работното време, тъй като често най-малко хора използват данни. Ако имате нужда от по-голям прозорец за архивиране, около 19:00 ч. е чудесно време да започнете.

Други идеални времеви рамки за архивиране на данни включват, когато не се изпълняват други архиви и когато има най-малко използване на памет и диск.

Как да се придържате към график, който отнема много време?

След като сте решили времето, можете да изберете най-добрия начин за изпълнение на архивиране на данни. Например, автоматизацията може да бъде идеален избор, когато се занимавате с големи и чести архиви.

Също така би било най-добре да помислите кои данни се нуждаят от архивиране и кои не. Архивирането на всички файлове през цялото време може да не е добра идея. Това не означава, че не трябва да архивирате всичко, но трябва да дадете приоритет на архивирането на важни файлове и често променяни папки.

Чувствителните файлове като бизнес договори, финансови данни и лична информация трябва да бъдат приоритизирани и съответно архивирани. За да спестите време и място на сървъра, можете да игнорирате по-малко важни данни (като екранни снимки, които вече са качени в мрежата).

Ако работите с голям екип, вашата стратегия за архивиране трябва също да включва кой отговаря за извършването на архивиране. Ще трябва също да посочите хората, отговорни за наблюдението на успеха на архивирането.

Архивирайте вашите данни, за да предотвратите загуба на данни

Архивирането на всички ваши данни е един от най-добрите начини за предотвратяване на загуба на данни. Архивите могат да ви предпазят от случайно или умишлено изтриване на данни, повреди на твърдия диск и атаки на ransomware.

Архивите осигуряват сигурност за чувствителни лични и организационни данни и предлагат на вас и вашите клиенти спокойствие. Като правило правете резервно копие на всичко, което смятате за важно, редовно и възможно най-скоро.

7-те най-добри онлайн услуги за архивиране за защита на вашите данни

Прочетете Следващото

За автора