Как да работим продуктивно с отдалечен екип в множество часови зони

Наличието на глобален екип може да бъде от полза, но каква полза би било за вас да се включите в богат и разнообразен набор от таланти, ако нямате ефективен план за използване на този талант?

Как работите в синхрон с отдалечен колега, който се готви за легло във Филипините, и друг, който току-що започва деня си във Великобритания? Нека се потопим в няколко начина да се възползвате максимално от вашия отдалечен екип.

Плюсовете и минусите на наличието на глобален отдалечен екип

Наличието на глобален екип ще ви даде възможност да придобиете богатство от знания и културен опит. Работейки с хора от цял ​​свят, можете да получите по-широка перспектива и прозрение, които предизвикват иновации на работното ви място. Това не е всичко; възможността за преодоляване на границите също означава, че имате хора, работещи денонощно, без нужда от късни нощни смени.

Въпреки това, някои предизвикателства идват с екипа, който работи дистанционно в множество часови зони и е жизненоважно да сте наясно с тях. Това ви дава възможност да създадете ефективна стратегия за дистанционна работа и да намерите правилните инструменти, които ще се възползват максимално от силните страни на вашия екип. Някои от тези предизвикателства включват:

• Ограничени възможности за насрочване на срещи, които работят за всички.
• Липса на ангажираност поради липса на лично взаимодействие.
• Загуба на мотивация и удовлетвореност от работата поради дистанционна работа самота.
• Забавени отговори на имейли и други комуникации.
• Повече хора, работещи в неудобни часове и повишени очаквания да бъдат на разположение.

Въпреки че глобалните екипи трябва да се изправят пред няколко препятствия, ние вярваме, че плюсовете далеч надхвърлят минусите. Ако сте съгласни, може да искате да настроите някои процеси и да използвате правилните инструменти, за да помогнете за преодоляването на предизвикателствата на работата с колеги от няколко часови зони.

Как да работите с отдалечен екип в различни часови зони

1. Преразгледайте процеса на въвеждане

Няма универсален отговор за въвеждането на нови служители, но не трябва да се фокусирате само върху таланта, когато имате глобален екип. Инвестирайте време за подобрете процеса на въвеждане да наемете хора, които вече са запознати с културата на отдалечена работа, или такива, на които можете да се доверите, за да работят с минимален надзор.

Освен това помислете за отделяне на време, обяснявайки как работи вашият отдалечен екип и очакванията, които имате от тях. Това включва детайлизиране на комуникационните процеси и какви инструменти ще са им необходими, за да вършат работата си. Не забравяйте да уточните работното време, така че всички да са на една и съща страница от самото начало.

Автономия на работа, проактивност, гъвкавост, инициативност и отлична комуникация са жизненоважни умения, на които трябва да обърнете внимание.

2. Използвайте преобразуватели на часови зони

Не е нужно да губите когнитивните си ресурси да запаметявате различни часови зони или да търсите в Google колко е часът във вашия местоположението на колегата всеки път, когато искате да насрочите среща, тъй като има добър избор от онлайн инструменти, които да ви помогнат ти го направи.

Тези цифрови решения ви помагат да конвертирате часови зони, преди да планирате конферентни разговори, видео чатове или други важни комуникации. Така всеки ще е наясно с разликите във времето и ще избягва потенциални конфликти.

Например вашият екип може да използва Timezone.io за да видите колко е часът в местоположението на другия. Този инструмент показва снимката на потребителския профил, името и текущото време на всеки на една страница, което ви позволява бързо да идентифицирате в коя часова зона се намират.

3. Насърчавайте асинхронната комуникация

Асинхронна комуникация направи революция в начина, по който работят отдалечените екипи. Този подход дава възможност на членовете на екипа да използват гъвкавостта на модела на отдалечена работа, за да работят през повечето време продуктивни часове от денонощието без натиска да бъдете на разположение през цялото време или да отговаряте на съобщения незабавно.

Този подход елиминира предизвикателствата при координирането на графиците в множество часови зони. Освен това значително намалява разсейването от известията за съобщения по време и извън работното време, позволява на членовете на екипа да се съсредоточат върху задачите си, да бъдат по-продуктивни и да постигнат по-добър баланс между работата и личния живот.

Можеш да използваш инструменти за асинхронна комуникация като Voodle, Yac, или Завъртете да поддържате връзка с колегите си, без да прекъсвате работните им процеси. Тези инструменти ви позволяват да обменяте идеи, да давате обратна връзка, да обяснявате сложни концепции, да си сътрудничите по проекти и да предоставяте актуализации, без да пингирате постоянно хора или да планирате дълги срещи.

Можете също да използвате имейл приложение като Спайк да планирате по-малко спешни имейли до колеги в други часови зони извън работното им време. Освен това можете създайте вътрешно уики за съхраняване на цялата необходима информация за компанията, включително бележки от срещи, уроци, фирмени политики и др. Това позволява на всички членове на вашия екип, независимо от тяхното местоположение и време, да имат достъп до информацията, от която се нуждаят, за да вършат най-добрата си работа.

Инструменти за управление на проекти като асана и Trello помогнете на екипите да останат организирани, на път и отговорни, когато работят по проекти с отдалечени колеги в различни часови зони. Тези инструменти са много подходящи за асинхронна работа, тъй като ви позволяват да създавате и възлагате задачи, да задавате крайни срокове, да проследявате напредъка и да съхранявате цялата информация, свързана с проекта, на едно място.

Те също така идват с функции като коментиране, за да улеснят сътрудничеството и да гарантират, че всички са на една и съща страница. По този начин членовете на екипа в различни държави и часови зони могат лесно да видят върху какво работят другите, да предоставят обратна връзка, и разрешават проблеми, след като влязат в акаунтите си, без непрекъснато да общуват по имейл или други съобщения платформи.

5. Възползвайте се от споделени календари и приложения за планиране

Споделените календари и приложенията за планиране помагат на отдалечените екипи да координират своите графици, да планират предстоящи събития и да избягват изпращане на имейли, когато се опитват да намерят време, което работи за всички.

Например, Calendly позволява на отдалечените колеги да споделят наличността си и да планират срещи помежду си, без да се налага ръчно да координират графиците. По този начин всеки може лесно да види кога другите са на национален празник, заети или свободни за чат. Можете също да използвате тази информация, за да намерите припокриващи се часове, за да планирате групови разговори или срещи с всички членове на екипа си, когато имате нужда.

Освен това Calendly позволява интеграция с други популярни инструменти като Slack, Microsoft Teams, Webex и други, което го прави още по-лесен за използване от отдалечени екипи.

Преодолявайте предизвикателствата на часовата зона, за да увеличите максимално производителността на вашия екип

Няколко пречки не трябва да ви възпират да преследвате многото предимства, които идват с работата с отдалечен екип в различни часови зони.

С правилния подход и инструментите по-горе можете да преодолеете предизвикателствата на работата с дистанционно екип, разпръснат по целия свят и жъне наградите от повишената производителност, креативност и иновация.

5-те най-добри инструмента за подобряване на отдалеченото работно място

Прочетете Следващото

За автора