Как да използвате блокиране на времето, за да ограничите разсейващите имейли и съобщения

Ефективната комуникация е важна на работното място, но понякога може да се превърне в разсейване, когато се опитвате да се съсредоточите. Лесно е да мислим, че трябва да дадем незабавен отговор на всеки имейл или съобщение, което понякога се превръща в пълен разговор, за който наистина нямате време.

В тази статия ще ви преведем как можете да блокирате комуникацията си във времето, за да ви помогнем да останете фокусирани върху текущата задача.

1. Време за блокиране на вашата входяща поща

Ако постоянно щраквате във входящата си кутия всеки път, когато получите имейл, няма да свършите много. Не само отделяте време от задачата, за да прочетете и евентуално да отговорите на имейла, но също така ви отнема време да се пренасочите.

Може да искате да дадете време за блокиране на опита.

Идеята зад блокирането на входящата ви поща е да проверявате имейлите си само в рамките на определени времеви интервали през целия ден. По този начин можете да се съсредоточите върху текущата задача за продължителен период от време с минимални прекъсвания.

Въпреки че все пак може да искате да погледнете подателя и реда за тема в известието, за да не пропуснете нищо важно, не предприемате действия и прескачате веднага към входящата си кутия. Умът ви остава върху задачата, която е под ръка, защото знаете, че ще стигнете до имейла по-късно – освен ако, разбира се, не е спешен и трябва да му обърнете внимание.

Когато свикнете с рутината да не отваряте и да не отговаряте незабавно, вашите клиенти или колеги също ще свикнат с това. Всъщност може дори да дадете по-добри отговори, тъй като фокусът ви ще бъде върху комуникацията и да не бързате обратно към елемента, върху който работите.

Като предложение можете да започнете всяко посещение във входящата си поща, като първо проверите по-старите съобщения. Всичко, което е боклук или боклук, се справете веднага. Ако не изисква отговор, запишете всички елементи за действие и ги подайте.

Ако подателят се нуждае само от бърз отговор, можете също да му отговорите, докато сте там, но ако той се нуждае от отговор, който ще отнеме повече време от времето, което сте отделили, маркирайте имейла или създайте напомняне, за да се върнете към него по късно. Целта, която трябва да имате предвид, е да запази входящата си поща до нула непрочетени съобщения и избягвайте да работите с един и същ имейл два пъти.

Когато блокирате входящата си поща, ще искате да вземете предвид времето и честотата. Това ще варира от човек на човек въз основа на техния обем на имейлите, каква роля имат и графика им.

2. Време за блокиране на вашата изходяща кутия

За имейли, които се нуждаят от по-дълъг отговор, или тези, които трябва да изпратите сами, блокирайте времето, за да го направите, вместо да прекарвате голяма част от продуктивното си време в изходящата си кутия. Отнема малко практика, но ако сте точни в имейлите си, ще прекарате и по-малко време в писането им.

Започвайте всяка сесия за изходяща кутия, като се справяте с най-важните съобщения и след като времето изтече, се съсредоточете върху другите си задачи. Това, че можете да отговорите на някого веднага, не означава, че винаги трябва. Разбира се, има изключения, но нарушаването на фокуса ви да отговаряте на неспешни съобщения се добавя.

Има и преценка дали съобщението дори изисква отговор. Лесно е да се почувствате задължени да отговорите, но ако подателят всъщност не иска нищо от вас или не изисква вашето участие, обикновената благодарност може да свърши работа в зависимост от това кой го е изпратил.

Независимо дали отговаряте на всеки имейл, който получавате, е въпрос на етикет на работното място и отношенията ви с подателя. Някои хора предпочитат да не получат отговор, отколкото да отворят благодарствено съобщение от две думи, други може да оценят бележката.

3. Поставяне на вашите съобщения на изчакване

Съобщенията не отнемат почти толкова време, колкото имейлите за четене и отговор – особено след като е по-приемливо да се отговори с една дума или стратегически емоджи или дори gif. Те обаче се сумират.

Поставянето на вашия месинджър в график може да помогне за ограничаване на прекъсванията. Времето за блокиране на вашите съобщения е малко по-различно от вашите имейли, защото те не са нещо, на което ще отнеме много време, за да се отговори. Вместо това може да искате да блокирате времето, за да се съсредоточите върху задачите си, и да оставите входящите си съобщения да изчакат, докато сесията приключи.

Ако използвате Slack, можете да покажете, че сте фокусирани върху използвайки състояние на Slack вместо да отлагате, ако все пак искате да следите известията. Въпреки това, ако в крайна сметка използвате отлагане, хората все пак могат да изпратят съобщението, като ви уведомят, че е спешно.

Ако изпращате съобщения до колегата си и откриете, че разговорът се проточва, може да искате да поканите колегата си да ви се обади за разяснения, тъй като говоренето по телефона може да е по-бързо.

4. Поставяне на граници за електронни комуникации

На първо място, това не е любимото напомняне на всички, но ще забележите увеличение производителност, ако спестите проверка на личните си съобщения, докато не си починете или не вземете малко престой.

И телефоните на Apple, и телефоните с Android имат силно адаптивни настройки за фокусиране, които могат да ви помогнат с това, като ви позволяват да заглушите определени приложения, когато включите „Не безпокойте“. По този начин можете да заглушите приложения и текстове, които може да ви разсейват, но да поддържате обаждания, ако някой трябва да се свърже с вас.

Можете също да намерите подобни настройки на вашия компютър. Например, на Известия панел в iOS Системни предпочитания ви позволява да планирате режим „Не безпокойте“ и да включвате и изключвате приложения.

Разбира се, някои хора и ситуации ще изискват незабавното ви внимание, но някои неща могат да изчакат, докато сесията за продуктивност настъпи, за да се справите с тях. Това ще варира от човек на човек, но се опитайте да измислите свой собствен набор от правила за това на кого и какво ще позволите да наруши фокуса ви.

Ограничете разсейването си

С броя на имейлите и известията, които получавате на ден, е лесно да се разсеете, когато се опитвате да се съсредоточите. Ако откриете, че това е често срещано, дайте един или повече от тези съвети, за да видите какво работи за вас.

4-те най-добри съвета за намаляване на претоварването с имейли

Прочетете Следващото

За автора