5 съвета за писане на дълги имейли, които получателите могат да четат

Изпращането на дълги имейли до вашите клиенти и колеги обикновено не се гледа с недоволство. Въпреки това, има моменти, когато просто трябва да изпратите продължителна актуализация или преглед.

В този случай ще искате да направите услуга на себе си и на получателя, като преминете точно към същността и се уверите, че няма нужда да рови в дълги параграфи за информация.

В тази статия ще ви преведем през понякога, които можете да използвате, за да направите по-дългите си имейли по-четливи и по-лесни за отговор.

1. Използвайте Bullet Points, за да обобщите

Едно от най-важните неща, които трябва да запомните, когато пишете дълъг имейл, е, че получателят вероятно ще го прегледа. При това може да пропуснат важна информация или въпроси, защото просто е имало твърде много за четене.

Когато пишете дълъг имейл, вие искате да сте сигурни, че улеснявате получателя да преглежда, но все пак намира ключовите изводи – с други думи, искате да сте точни в имейлите си. По този начин те получават информацията, от която се нуждаят, а вие вероятно ще получите по-внимателен отговор.

Всеки един от съветите в тази статия ще ви помогне да постигнете по-преглед и точен имейл – особено с помощта на точки.

Писането на информация в точкова форма не означава, че не можете да говорите. Можете да бъдете в други части на имейла си, като поздрава и подписването. Въпреки това, обобщаването на информацията в точки ще пренесе съобщението бързо и ефективно.

Вместо да включвате всеки детайл, идентифицирайте ключовата информация от вашето съобщение и избягвайте да бъдете многословни. Получателят не се нуждае от възпроизвеждане по всяка тема, те се нуждаят само от основните точки.

2. Използвайте удебелен шрифт за важни точки

Използването на главни букви в имейл не е професионално. Въпреки това, можете да дадете на читателя си кимване в правилната посока с малко фин удебелен шрифт. Разбира се, не искате да правите това за всичко, но ако има определена информация, която искате да сте сигурни, че ще се вижда като дата, напомняне или действие, я удебелявайте.

Примерът използва само удебелен шрифт за заглавията и две фрази, и двете от които изпращачът иска читателят да предприемете действия – да търсите допълнителна информация в протокола от срещата и да не забравяте a среща. Ако той преглежда имейла, по-вероятно е те да привлекат вниманието му и той може да прочете останалото за контекст.

Тъй като това е само фина промяна в текста, по-малко вероятно е получателят да се почувства така, сякаш крещите, както може и с главни букви.

3. Разбийте имейла на теми със заглавия

Добавянето на заглавия към вашите имейли може да звучи малко като изпращане на роман до вашия получател, но това не означава, че трябва да има много информация под всеки от тях. Правейки това просто им помага да преминат през имейла по-бързо, ако има определена информация, която търсят, или трябва да се позоват по-късно.

Като поставите заглавието в удебелен шрифт и използвате прекъсвания на редове между всеки раздел, можете да поставите интервал между всеки раздел, което улеснява четенето – подобно на всеки друг документ.

Използването на заглавия е полезно, ако имате няколко теми, които искате да покриете, които не изискват отделни имейли – например ежедневен преглед или актуализация на напредъка.

4. Използвайте различно форматиране за цитати

Ако трябва да предадете информация точно както някой друг я е написал, направете фини промени във форматирането, за да я отделите от собствения си разказ. По този начин няма объркване къде свършва вашето съобщение и къде започва другото.

Кавичките биха могли да свършат работа, разбира се, но ако вече имате много текст преди и след това, може създайте дълъг абзац, който е по-малко желателен за четене и по-предизвикателен за извличане на информация от един поглед.

Друго нещо, което трябва да имате предвид, когато става въпрос за форматиране на текст в имейли, може да искате да избегнете използването на множество шрифтове и цветове, тъй като това може да направи имейла да изглежда непрофесионално.

5. Запазете въпросите до края

Случвало ли ви се е да задавате няколко въпроса в имейл и да получавате отговори на може би половината? Това може да се случи дори в най-кратките имейли или съобщения.

Опитайте се да запазите въпросите си до края и да ги поддържате кратки и по същество. Това не само ще помогне на читателя да ги види, но и няма да забрави какво сте попитали по пътя, защото не представяте повече информация след това.

Нещо повече, те могат да ви изпратят отговор, който отговаря ясно на въпросите в реда, в който сте им задали.

Може да звучи глупаво, но помислете за всички имейли, текстове, съобщения и цифрови медии, които ви се представят ежедневно. Лесно е да се разсеете с претоварване на имейлите или една информация да се откроява пред другата.

Допълнителен съвет – бъдете конкретни в темата си

Този допълнителен съвет работи за всички имейли като цяло. Чрез битието конкретно във вашата тема, вие помагате на получателя по много начини – те ще знаят точно за какво става въпрос, могат да го приоритизират и могат да го намерят отново по-късно, ако трябва да се позоват на него.

Например, можете да използвате думи като проследяване, въпрос, напомняне, актуализиране, или доклад за да ги уведомите за типа имейл. Ако става въпрос за конкретна среща или проект, посочете името. Ако това е повтарящ се имейл, включете датата.

Изпращане на имейл с тема проследяване Само по себе си не звучи много лесно или важно, особено когато вашият получател може да има няколко други имейла със същото заглавие във входящата си кутия.

Можете дори да уведомите хората в темата, ако съобщението ви е спешно, но не забравяйте да го запазите за въпроси, които всъщност са.

Комуникацията е ключова

Въпреки че някои може да посъветват да не изпращате дълги имейли, понякога просто трябва. Най-доброто нещо, което можете да направите за вашия получател, е да се придържате към целта и да се уверите, че той може да го прегледа. Това не само ще им помогне да намерят първоначално необходимата им информация, но и ще им помогне да се обърнат към нея отново по-късно.

Следващия път, когато трябва да изпратите дълъг имейл, защо да не опитате един или повече от тези съвети и да видите как вървят нещата.

5 съвета и инструменти за саморедактиране, за да подобрите писането си

Много писатели се борят с процеса на редактиране. Но ако искате да създавате качествено съдържание, има смисъл да подобрите уменията си за редактиране. Ето как.

Прочетете Следващото

За автора