6-те най-добри инструмента за преодоляване на обичайните загуба на време на работното място

Няколко случайни мигания през работния ви ден са неизбежни. Но ако тези разсейвания се превърнат в постоянни навици, те могат да навредят на качеството на вашата работа и производителност.

Докато някои убийци на производителността са очевидни, други се маскират като необходими задачи. Ако не внимавате, тези губещи време могат лесно да се промъкнат в деня ви и да загубят часове. Разпознаването на тези дейности и използването на подходящи инструменти за противодействието им може да ви помогне да си върнете контрола върху времето си.

1. Спайк за да намалите претоварването на имейлите

Четенето и отговарянето на имейли е една от онези работни дейности, които може да изглеждат безобидни, но могат бързо да изядат времето ви, ако не се управляват правилно. Претоварване на имейл може да бъде причинено от няколко фактора, като препълнена входяща кутия, липса на организация или неизползване на подходящи инструменти за вътрешна комуникация. Ако не се постави отметка, претоварването на имейлите също може да се превърне в значителен източник на стрес и тревожност.

Въведете Spike, удобен, но здрав инструмент за съвместна имейл, който може да ви помогне да получите обработвайте препълнената си входяща кутия и увеличете производителността си. Като за начало, Spike ви позволява да обедините всичките си имейл акаунти на едно място, за да можете лесно да управлявате всичките си съобщения от едно и също табло. Той също така предоставя множество функции, които да ви помогнат да организирате и приоритизирате имейлите си, като напр Приоритетна входяща кутия, който разделя важни съобщения от неприоритетни имейли, което ви позволява да се съсредоточите върху най-важната си комуникация.

Освен това имате пълен контрол върху вашите имейл известия. Можете също да използвате функциите за отлагане и напомняне на Spike, за да отделите време за четене и отговор към имейли (група за вашата имейл активност), вместо да им позволявате да губят продуктивните ви часове работен ден.

Изтегли: Спайк за Android|iOS | Windows | macOS (Налични са безплатни, премиум акаунти)

Обобщението на най-често срещаните губители на време на работното място не би било пълно без споменаване на социалните медии. Може да е трудно да се устои на привлекателността на проверката във Facebook, Twitter или TikTok, но тези дейности могат бързо да изядат работния ви ден, без да осъзнавате колко време сте загубили.

Ако се борите да останете фокусирани по време на работа, Unpluq е инструмент, който може да ви помогне да преодолеете разсейващите приложения, като затруднявате използването им. Всичко, което трябва да направите, е да добавите приложението, което искате да блокирате, и да изберете вашата бариера за разсейване, например, сканиране на QR код, разклащане на телефона си за 5 секунди или докосване на 7 бутона. Можете също да персонализирате нивата на трудност на тези бариери.

Unpluq ще блокира всички известия от приложението и ще ви попречи да го отворите, докато не изтече зададеното време или съзнателно не изпълните бариерата за разсейване. Целта е да ви помогне да се отървете от навика да прелиствате безсмислено емисиите си в социалните медии и вместо това да се съсредоточите върху работата си.

Изтегли: Изключете за Android (Безплатно, предлага при покупки)

3. IFTTT за автоматизиране на повтарящи се задачи

Подобно на вашата имейл активност, повтарящите се задачи могат да се превърнат в вълците в овчи кожи на вашия работен ден, да се промъкнат и да погълнат времето ви, без да осъзнавате това. Повтарянето на едни и същи задачи може да бъде значителен източник на загуба на време и скука на работното място, особено ако можете да автоматизирате тези процеси, за да използвате времето и уменията си за задачи с висока стойност.

IFTTT е платформа, която ви позволява да свързвате различни приложения и устройства, за да създавате „рецепти“, които автоматизират задачите. Не е нужно да сте програмист, за да използвате IFTTT; всичко, от което се нуждаете, е a основно разбиране за създаване на рецепта.

Например, можете да го използвате за автоматично публикуване на ежедневни напомняния във вашия Slack канал или добавяне на завършени задачи от Asana към електронна таблица на Google, вместо да се налага да го правите ръчно. Можете да използвате една от няколкото вече създадени рецепти или да създадете своя собствена въз основа на вашите специфични нужди.

Този инструмент ефективно автоматизира ежедневните, повтарящи се задачи, които иначе биха ви отнели времето и енергията.

Изтегли: IFTTT за Android | iOS (Налична е безплатна премиум версия)

4. Yac за намаляване на времето, прекарано в срещи

Срещите могат да бъдат съществена част от работното място, но също така могат бързо да се превърнат в загуба на време, ако не ги управлявате добре. Отдалечените работници са особено засегнати от ненужните срещи, тъй като те са се превърнали в обичаен начин екипите да останат в течение.

Един от основните проблеми при срещите, особено на отдалечени работни места с екипи, разпръснати по целия свят, е, че те изискват всички участници да бъдат онлайн и достъпни едновременно, което може да бъде предизвикателство за постигане поради часовата зона разлики. Нещо повече, синхронната комуникация не винаги е най-продуктивният начин за работа, тъй като може да доведе до разсейване и прекъсвания.

Можеш да използваш инструменти за асинхронна комуникация като Yac, за да намалите времето си, прекарано в срещи. Yac е приложение за чат, което ви позволява да записвате и споделяте гласови съобщения с вашия екип.

Искате ли да предоставите обратна връзка за дизайн или да обясните процес? Вместо да започнете още една среща на Zoom, можете да запишете бързо съобщение на Yac и да използвате възможностите му за споделяне на екрана, за да илюстрирате вашата гледна точка.

Изпращането на гласово съобщение е по-бързо от въвеждането, а асинхронният му характер означава, че хората могат да го слушат, когато им е удобно, като ви помага да избягвате ненужни срещи и спестявате време.

Изтегли: Yac за Android | iOS | Windows | macOS (Налична е безплатна премиум версия)

5. RecueTime за да избегнете многозадачността и да откриете други губители на време

Многозадачността често се рекламира като средство за повишаване на производителността, но изследвания разказва различна история. Многозадачността всъщност може да доведе до намалена производителност поради когнитивно претоварване. Освен това многозадачността може да бъде значителен източник на разсейване, което ви кара да загубите фокус и да отделите повече време за задачи, които не са ви необходими.

RecueTime е приложение за проследяване на времето, което може да ви помогне да проследявате как прекарвате времето си и да блокира най-големите ви разсейвания, за да ви помогне овладейте една задача. Той работи във фонов режим на вашите устройства, за да проследява приложенията и уебсайтовете, които използвате най-много, както и колко време прекарвате във всяко от тях.

Тази информация може да ви помогне да определите кои задачи отнемат най-много време и кои дейности ви карат да губите фокус. След това можете да използвате тази информация, за да откриете и елиминирате други губители на време. RescueTime също има a Фокусова работа функция, която ви дава възможност да се концентрирате върху работата си за определен период от време.

Изтегли: RecueTime за Android | iOS | Windows | macOS (Безплатна пробна версия, налична е премиум версия)

6. ANC слушалки за намаляване на фоновия шум

Намирането на тихо пространство, където да се съсредоточите върху работата си в днешните офиси с отворен план, може да бъде предизвикателство. Отдалечените работници също могат да се борят с шума от домашни любимци, деца или други хора наоколо. Фоновият шум може да бъде значително разсейване, което ви пречи да влезете в зоната.

Слушалките с ANC (активно шумопотискане) могат да бъдат чудесен начин да намалите фоновия шум и да подобрите фокуса си. Като заглушават звука от заобикалящата ви среда, слушалките ANC създават работно пространство без шум, което ви позволява да останете фокусирани върху текущата задача.

Възстановете контрола върху времето си, за да подобрите производителността си

Поставянето на силна позиция, която ви позволява да свършите повече за по-малко време, е ключът към успеха във всяка област. За да възвърнете контрола върху времето си и да подобрите производителността си, трябва да сте проактивни в разпознаването на обичайните губители на време на работното място и да намерите инструменти и стратегии за тяхното премахване. Инструментите, които споменахме в тази статия, могат да ви помогнат да направите точно това.

Как да избегнем прекомерната употреба на инструменти за комуникация и сътрудничество

Чувствали ли сте се някога претоварени от огромния брой инструменти за сътрудничество, които имате на ваше разположение? Ето как можете да го избегнете.

Прочетете Следващото

За автора